Bảng giá dịch vụ và gói combo

Nhóm Dịch vụ ở menu bên trái là nơi quản lý bảng giá và danh mục dịch vụ của phòng khám: mọi thứ bán được ở quầy (khám, điều trị, chăm sóc, gói liệu trình) đều được quản lý tại đây qua 3 mục: Dịch vụ, Nhóm dịch vụ và Gói dịch vụ.

Màn hình Dịch vụ hiển thị toàn bộ dịch vụ với nhóm, đơn giá, giá vốn, số lượt đã bán và công tắc Mở bán.

Danh sách chỉ tải trang đang xem nên mở nhanh dù bảng giá dài: chuyển trang và chọn số dòng mỗi trang ở cuối bảng. Các ô thống kê tính trên toàn bộ dịch vụ khớp bộ lọc. Mục Mở bán tất cả / Ngừng bán tất cả trong menu Công cụ áp cho mọi dịch vụ khớp bộ lọc, kể cả các trang chưa xem.

Thêm dịch vụ mới

Ở menu bên trái, bấm Dịch vụ > Dịch vụ, rồi bấm Thêm dịch vụ để mở trang khai dịch vụ.

Bắt buộc điền

• Tên dịch vụ: tên nhân viên gõ khi tìm ở quầy.
• Nhóm dịch vụ: quyết định dịch vụ nằm ở nhóm nào trong bảng giá và trong báo cáo doanh thu.
• Đơn vị tính: lần, giờ, ngày đêm tuỳ cách bán.
• Giá dịch vụ: giá mặc định khi thêm vào đơn ở quầy. Chi nhánh có giá riêng thì đặt ở bảng giá theo chi nhánh bên phải.
• Thời lượng khi đặt lịch online: công tắc trong nhóm tuỳ chọn cuối khối thông tin, độ dài lịch hẹn khi khách chọn dịch vụ này ở trang đặt lịch online. Mặc định tắt và tính 15 phút; bật lên rồi nhập số phút. Đã bật ở một dịch vụ thì các dịch vụ khác mở sẵn ô này. Chỉ hiện khi phòng khám bật Đặt lịch online.
• Số bước tiến trình và Cách nhau: chỉ khai cho dịch vụ làm nhiều bước; bỏ trống thì dịch vụ không chia bước. Khi bấm Chốt kế hoạch ở phiếu khám, phần mềm tự tạo đủ số bước này, bước sau cách bước trước đúng số ngày đã khai, hoặc theo ô Sau nếu bước đó khai riêng.
• Tên, thời gian và tỷ lệ từng bước: hiện ra khi đã nhập số bước. Mỗi bước có một ô tên, một ô Sau (số ngày tính từ bước trước, để trống thì theo ô Cách nhau) và một ô phần trăm. Ô Sau dùng để tính ngày dự kiến khi chốt kế hoạch và hiện cho khách ở Cẩm nang dịch vụ. Tên bước (ví dụ Lấy dấu, Thử sườn, Gắn sứ) hiện ở phiếu khám thay cho Bước 1, Bước 2; để trống thì phiếu khám giữ cách gọi đó. Đổi tên ở đây chỉ áp cho bước tạo sau, bước đã có ở phiếu khám giữ tên cũ. Ô phần trăm là phần của bước đó trong cả ca điều trị, tổng các bước phải đúng 100%; bấm Chia đều để chia bằng nhau. Tiền dịch vụ được chia vào từng bước theo tỷ lệ này, và hoa hồng của người thực hiện bước nào tính trên tiền của bước đó. Bước thêm sau ở phiếu điều trị không được tính thêm phần trăm. Dịch vụ không khai tỷ lệ ở đây thì phần trăm từng bước nhập ngay ở Phiếu điều trị của phiếu khám, tổng không vượt 100%.

Nên điền

• Giá vốn (VNĐ): chi phí thực tế của một lần làm dịch vụ. Khai giá vốn thì Báo cáo lãi lỗ mới tính được lãi gộp, bỏ trống thì dịch vụ đó coi như lãi 100 phần trăm và con số báo cáo sai.

• Thuế suất VAT: KCT (không chịu thuế), 5%, 8% hoặc 10%. Chọn mức có thuế thì cạnh nhãn có công tắc Giá đã gồm VAT (bật sẵn): bật thì khách trả đúng giá dịch vụ, phần mềm tách tiền thuế ra từ giá cho sổ doanh thu, hoá đơn điện tử và tệp Excel; tắt thì tiền thuế cộng thêm vào giá.

• Mã dịch vụ kỹ thuật (chỉ có ở cơ sở khám chữa bệnh cho người): gõ mã hoặc tên kỹ thuật để chọn trong danh mục. Mã đã chọn hiện ngay dưới ô tìm, mỗi mã một hàng kèm tên kỹ thuật. Dịch vụ đã gắn mã thì bản in bệnh án và Phiếu theo dõi điều trị ghi kèm mã và tên kỹ thuật ngay sau tên dịch vụ. Tên trên mỗi hàng cũng là tên in trên hoá đơn điện tử, bạn sửa ngay trên hàng; dịch vụ nhiều mã thì hoá đơn ghi lần lượt từng mã. Công tắc Dùng khi xuất hoá đơn cạnh tiêu đề tự bật khi chọn mã đầu tiên, tắt thì hoá đơn dùng tên dịch vụ. Lúc xuất hoá đơn bạn vẫn sửa được tên của từng dòng.

• Tên trên hoá đơn điện tử (cơ sở không khai mã dịch vụ kỹ thuật): tên in trên hoá đơn điện tử thay cho tên dịch vụ, bật công tắc Dùng khi xuất hoá đơn thì hoá đơn dùng tên này, tắt thì dùng tên dịch vụ.

• Mã vạch: dán tem lên phiếu dịch vụ để quét nhanh ở quầy; bấm Tạo mã vạch nếu muốn phần mềm tự sinh.

• Ảnh minh hoạ dịch vụ: hiện ở màn Bán hàng, danh sách dịch vụ và Cẩm nang dịch vụ.

Khi nhập dịch vụ từ Excel, tệp mẫu có sẵn hai cột Mã dịch vụ kỹ thuật và Tên trên hoá đơn điện tử. Dòng nào có tên trên hoá đơn điện tử thì dịch vụ được bật sẵn công tắc Dùng khi xuất hoá đơn. Đặt cột mã ở dạng Văn bản trước khi gõ, nếu không Excel đổi 16.10 thành 16.1.

Dòng trùng mã với dịch vụ đã có thì phần mềm không tạo dịch vụ mới mà chỉ cập nhật mã dịch vụ kỹ thuật và tên trên hoá đơn điện tử của dịch vụ đó, khi hai ô này có nhập. Giá, tên, nhóm và các ô khác giữ nguyên. Nhiều dịch vụ dùng chung một mã dịch vụ kỹ thuật được.

Công tắc cuối trang

• Trạng thái bán: tắt khi dịch vụ không còn áp dụng. Dịch vụ ẩn khỏi quầy nhưng lịch sử bán giữ nguyên.
• Dịch vụ cận lâm sàng: tích cho dịch vụ xét nghiệm và chẩn đoán hình ảnh (công thức máu, sinh hoá, X-quang, siêu âm...). Dịch vụ có tích được chỉ định ở tab Cận lâm sàng của ca khám và không hiện ở tab Điều trị; dịch vụ không tích là dịch vụ điều trị, chọn ở tab Kế hoạch điều trị. Tiền của cả hai vẫn thu ở tab Thu phí. Tích xong có thêm khối Chỉ số kết quả xét nghiệm hiện dưới trang. Chọn một mẫu ở ô Chọn mẫu xét nghiệm để phần mềm điền sẵn các chỉ số; mỗi dòng là một chỉ số với tên, đơn vị, khoảng Bình thường (thấp, cao) và ngưỡng Nguy hiểm (thấp, cao). Bấm mũi tên ở cuối dòng để mở phần chi tiết: kiểu giá trị, mã chỉ số, số lẻ, mã LOINC, khoảng riêng cho nam và nữ, khoảng theo tuổi. Thêm bớt dòng, sửa ngưỡng theo phiếu của phòng xét nghiệm mình dùng rồi bấm Lưu bảng chỉ số. Trong ca khám, chỉ định dịch vụ này sẽ có ô nhập kết quả đúng theo bảng đó. Bảng chỉ số là tuỳ chọn: dịch vụ không khai chỉ số (X-quang, siêu âm) ghi kết quả bằng chữ. Ngưỡng điền sẵn chỉ là gợi ý, phòng khám tự đối chiếu trước khi dùng.
• Tính vật tư tiêu hao: bật khi mỗi lần làm dịch vụ có dùng vật tư hoặc thuốc của kho (găng tay, bông, ống nghiệm, thuốc tê...). Bật xong có khối Vật tư tiêu hao dưới trang: chọn vật tư hoặc thuốc, nhập Số lượng dùng cho một lần làm, chọn Đơn vị tính rồi bấm Thêm. Bấm Lưu thay đổi để lưu cả khối. Kho tự trừ khi bán dịch vụ ở quầy, khi lập hoá đơn ở tab Thu phí của ca khám, hoặc khi hoàn tất phiếu khám, hạng mục điều trị có dịch vụ này; trong cùng một ca khám chỉ trừ một lần, huỷ hoá đơn thì vật tư được hoàn lại kho. Phiếu khám do người dùng mở thì ghi vật tư đã dùng theo từng bước ở tab Vật tư tiêu hao trong mục Phiếu điều trị (nút Lấy theo định mức điền sẵn danh sách này), kho trừ khi phiếu xuất được duyệt. Tắt công tắc thì danh sách vật tư của dịch vụ bị gỡ hết. Phòng khám tắt Quản lý tồn kho thì chưa trừ kho.
• Vật tư theo từng bước: dịch vụ khai Số bước tiến trình từ 2 bước trở lên thì khối Vật tư tiêu hao có dải tab Bước 1, Bước 2... Chọn bước rồi thêm vật tư dùng riêng cho bước đó. Ở Phiếu điều trị, nút Lấy theo định mức của bước nào điền đúng vật tư đã khai cho bước đó. Số điền vào là số của một bước, không nhân theo số lượng dịch vụ trên đơn; riêng dịch vụ tính theo vị trí thì nhân theo số vị trí. Bán dịch vụ ở quầy thì kho trừ tổng vật tư của mọi bước. Vật tư khai trước khi chia bước nằm ở Bước 1; giảm số bước thì vật tư của các bước bị bỏ không còn được lưu.
• Chuyên khoa nào có công tắc riêng cho dịch vụ (ví dụ dịch vụ giữ khách lại phòng khám) thì công tắc đó cũng nằm ở đây; xem bài hướng dẫn của chuyên khoa.

Khung Giá theo chi nhánh bên phải dành cho phòng khám nhiều cơ sở: chi nhánh nào không đặt giá riêng thì dùng giá niêm yết chung.

Bấm Thêm dịch vụ ở góc trên bên phải để lưu.

Dịch vụ không cần phiếu khám: trang dịch vụ có công tắc Khám bệnh, bật sẵn. Tắt công tắc này cho dịch vụ không phải khám chữa bệnh, ví dụ chăm sóc da, vận chuyển hoặc phí hành chính. Khi bán dịch vụ đó ở màn Bán hàng, phần mềm không mở phiếu khám, không bắt chọn khách hàng và bác sĩ. Không chọn khách thì mặc định là bán cho khách lẻ. Tắt công tắc Bán cho khách lẻ (chỉ hiện khi Khám bệnh đang tắt) thì đơn có dịch vụ đó phải chọn khách hàng mới thanh toán được. Danh sách Dịch vụ có cột cùng tên, bật ở nút Cột hiển thị. Đơn có thêm dịch vụ còn bật Khám bệnh thì vẫn mở phiếu khám và phải chọn đủ khách hàng, bác sĩ. Danh sách Dịch vụ có cột Khám bệnh để bật tắt nhanh ngay trên từng dòng. Lượt bán không có phiếu khám thì không có bệnh án, không ghi kết quả điều trị và không vào Sổ khám bệnh, nên đừng tắt Khám bệnh cho thủ thuật hay dịch vụ kỹ thuật y tế.

Bảo hành của dịch vụ

Phòng khám có Sổ bảo hành thì trang dịch vụ có khối Chính sách bảo hành ở cột bên phải, như trang hàng hoá. Bật Áp dụng chính sách bảo hành cho dịch vụ này rồi khai Thời hạn bảo hành mặc định và Điều khoản & chính sách bảo hành.

• Dịch vụ hiện ở tab Bảo hành của phiếu khám và của hoá đơn. Bấm Kích hoạt bảo hành khi đã làm xong, phần mềm không tự cấp thẻ. Ngày bắt đầu và hạn bảo hành sửa được trước khi kích hoạt.
• Mỗi dòng dịch vụ trên đơn là một thẻ. Dòng làm nhiều vị trí thì một thẻ ghi đủ các vị trí đó.
• Dịch vụ không có serial, nên tra thẻ bằng mã thẻ, tên khách hoặc phiếu khám.
• Nhập Excel: điền cột Bảo hành (tháng) là dịch vụ có bảo hành.
• Huỷ hoá đơn thì thẻ theo hoá đơn đó bị thu hồi.

Quy trình kỹ thuật của dịch vụ

Ở cơ sở khám chữa bệnh cho người, trang chi tiết dịch vụ có thêm tab Quy trình kỹ thuật.

• Dịch vụ đã gắn Mã dịch vụ kỹ thuật thì tab tự hiện quy trình kỹ thuật do Bộ Y tế ban hành cho các mã đó. Một mã có nhiều quy trình, hoặc dịch vụ gắn nhiều mã, thì tab hiện tất cả, mỗi quy trình mở đầu bằng tên của nó.
• Bấm Chỉnh sửa để sửa lại quy trình theo cách làm của phòng khám (tiêu đề, đậm, nghiêng, danh sách), rồi bấm Lưu quy trình. Bản đã sửa chỉ áp cho dịch vụ này, quy trình gốc của Bộ Y tế giữ nguyên.
• Muốn bỏ bản đã sửa thì bấm Khôi phục bản Bộ Y tế.
• Dịch vụ chưa có quy trình của Bộ Y tế thì bấm Tự soạn quy trình để viết riêng.

Trong ca khám, dòng dịch vụ ở kế hoạch điều trị có nút Quy trình khi dịch vụ đó có quy trình. Bấm vào để xem ngay quy trình đang dùng của phòng khám.

Sao chép dịch vụ

Dịch vụ mới gần giống một dịch vụ đang có thì bấm nút ba chấm trên dòng dịch vụ, chọn Sao chép (trên trang chi tiết dịch vụ cũng có nút Sao chép). Trang thêm dịch vụ mở ra với thông tin đã điền sẵn, tên có thêm chữ (Bản sao). Sửa lại rồi bấm Thêm dịch vụ, dịch vụ gốc giữ nguyên.

Bản sao mang theo giá, thuế, vật tư tiêu hao, các bước tiến trình và bảng chỉ số xét nghiệm. Mã dịch vụ được cấp mới. Mã vạch và giá riêng theo chi nhánh không chép theo.

Gói dịch vụ (Combo)

Ở menu bên trái, mở Dịch vụ > Gói dịch vụ (hoặc truy cập /services/packages) để quản lý các gói dịch vụ và liệu trình ưu đãi (ví dụ gói khám & tiêm trọn gói, gói điều trị 3 lần). Mục này cần quyền Giá theo chi nhánh và Gói dịch vụ (mặc định chủ phòng khám và quản lý có); bác sĩ không thấy mục này, gói khách đã mua vẫn tự trừ lượt trong đơn của phiếu khám. Bấm Tạo gói dịch vụ để mở trang tạo gói: khối Thông tin gói bên trái đặt tên, Giá bán và Hiệu lực (ngày) nếu gói có hạn dùng, khối Dịch vụ trong gói bên phải chọn các dịch vụ thành phần và số lượt. Bấm tên một gói trong danh sách để mở trang chi tiết của gói đó, bấm Sửa để đổi tên, giá, hiệu lực. Bấm Sửa cũng thêm, bỏ dịch vụ hoặc đổi số lượt trong gói được, không phải tạo gói mới. Gói đã bán thì lúc lưu phần mềm hỏi: mặc định danh sách mới chỉ áp dụng cho khách mua sau, tích Áp dụng cả cho khách đã mua thì các lượt mua còn hiệu lực cũng đổi theo. Áp dụng cho khách đã mua thì dịch vụ thêm vào họ được dùng mà không trả thêm tiền. Khách mua gói thì từng lượt dùng trừ dần vào gói, xem được trong hồ sơ khách. Ô Lượt dùng chung ở khối Dịch vụ trong gói dành cho gói bán theo tổng số buổi, ví dụ mua 10 tặng 2 thì nhập 12: khách dùng dịch vụ nào trong gói cũng trừ vào cùng 12 lượt. Để trống thì mỗi dịch vụ có số lượt riêng. Ở màn Tạo đơn, dưới tên dịch vụ có ghi đơn này dùng mấy lượt của gói, còn bao nhiêu và mấy lượt phải tính tiền. Danh sách gói có cột SL đã bán.

Khách mua gói và dùng luôn thì thêm cả gói lẫn dịch vụ vào cùng một đơn: dịch vụ được gói vừa mua phủ, khách chỉ trả tiền gói và lượt trừ ngay khi lập hoá đơn. Mua để dành thì chỉ thêm gói, chưa trừ lượt nào. Những lần sau có hai đường, đều trừ lượt khi lập hoá đơn: thêm dịch vụ vào đơn ở màn Tạo đơn, hoặc mở tab Gói dịch vụ trong hồ sơ rồi bấm nút Dùng 1 lượt trên dòng dịch vụ để mở đơn đã chọn sẵn khách và dịch vụ.

Nhóm dịch vụ và giá theo chi nhánh

• Mục Nhóm dịch vụ ở menu bên trái (hoặc /services/categories) quản lý các nhóm/chuyên mục (khám, điều trị, chăm sóc) để bảng giá gọn gàng và màn quầy dễ tìm kiếm.
• Cột SL đã bán cộng số lượng đã bán của mọi dịch vụ trong nhóm, theo chi nhánh đang chọn ở thanh bên.
• Mở một dịch vụ để đặt Giá theo chi nhánh khi mỗi cơ sở bán một giá khác nhau; chi nhánh không có giá riêng dùng giá niêm yết.

Xoá dịch vụ và nhóm dịch vụ

• Xoá dịch vụ: bấm nút ba chấm trên dòng, hoặc nút Xoá ở trang chi tiết. Hộp xác nhận cho biết dịch vụ có xoá được không. Chỉ dịch vụ chưa phát sinh (chưa bán, chưa lên đơn hàng, báo giá, kế hoạch điều trị, gói dịch vụ, chưa chỉ định trong phiếu khám) mới xoá hẳn được; dịch vụ đã phát sinh thì hộp ghi rõ lý do, hãy Ngừng bán thay vì xoá.
• Xoá nhóm dịch vụ còn dịch vụ: chọn nhóm nhận ở ô Chuyển ... dịch vụ sang, hoặc tích Xoá luôn dịch vụ chưa phát sinh để bỏ hẳn dịch vụ tạo nhầm và chỉ chuyển phần đã phát sinh. Tích Ngừng bán dịch vụ đã phát sinh (hoặc Ngừng bán dịch vụ trong nhóm) thì các dịch vụ được chuyển ngừng bán luôn, và bỏ trống ô nhóm nhận thì dịch vụ về nhóm Khác (chưa phân loại). Nhóm đang gắn với một phiếu khám thì chưa xoá được.
• Xoá nhanh mọi dịch vụ chưa dùng: bấm Công cụ rồi chọn Xoá dịch vụ chưa dùng. Hộp xác nhận đếm số dịch vụ sẽ xoá và số dịch vụ giữ lại vì đã phát sinh. Tích Xoá luôn nhóm dịch vụ không còn dịch vụ nào để dọn cả nhóm trống, rồi bấm Xoá dịch vụ.

Câu hỏi thường gặp