Chữ ký số của bác sĩ

Hồ sơ ca khám trên phần mềm chỉ thay được bản giấy khi có chữ ký số của chính bác sĩ. Đơn thuốc thì không cần ký số mới gửi được lên cổng Đơn thuốc quốc gia (xem mục gửi lên cổng bên dưới). Mỗi bác sĩ dùng chứng thư số riêng của mình, không dùng chung một chứng thư cho cả phòng khám.

Khai chứng thư số của bạn

Chứng thư nằm ở trang cá nhân của bạn, không nằm trong Cài đặt phòng khám. Đây là bí mật của riêng bạn nên chỉ bạn khai và xoá được; quản lý và chủ phòng khám không khai hộ được, vì thứ đó ký được thay cho bạn.

1. Bấm vào thẻ tài khoản (tên và ảnh của bạn) ở góc thanh menu để mở trang Tài khoản của tôi.
2. Bấm tab Chữ ký, chọn tab con Chữ ký số, tìm khối Chứng thư chữ ký số.
3. Ở ô Nhà cung cấp, chọn đơn vị đã cấp chứng thư cho bạn.
4. Điền các ô mà nhà cung cấp đó yêu cầu, rồi bấm Lưu.

Ô cần điền khác nhau tuỳ nhà cung cấp:

• MATBAO-CA: điền Mã số thuế đăng ký với nhà cung cấp (mã đã dùng lúc đăng ký chứng thư, không phải mã số thuế của phòng khám nếu hai cái khác nhau), Tài khoản ký số và Mật khẩu. Lần sau muốn đổi mã số thuế hoặc tài khoản mà giữ nguyên mật khẩu thì để trống ô mật khẩu.
• FPT.eSign: chỉ cần Mã hợp đồng chứng thư. Không có ô mật khẩu, vì mỗi lượt ký FPT gửi một mã xác thực về số điện thoại bạn đã đăng ký với họ.
• Viettel MySign: điền Tài khoản MySign do Viettel cấp cùng chứng thư. Không có ô mật khẩu, vì mỗi lượt ký bạn xác nhận trên ứng dụng MySign ở điện thoại. Ô Mã chứng thư chỉ cần điền khi tài khoản MySign của bạn có từ hai chứng thư còn hiệu lực; bấm Kiểm tra kết nối thì phần mềm liệt kê các mã để bạn chọn.
• VNPT SmartCA: điền Tài khoản VNPT SmartCA, là số CCCD, hộ chiếu hoặc mã số thuế bạn đã dùng khi đăng ký chứng thư với VNPT. Không có ô mật khẩu, vì mỗi lượt ký bạn xác nhận trên ứng dụng VNPT SmartCA ở điện thoại. Ô Số serial chứng thư chỉ cần điền khi tài khoản của bạn có từ hai chứng thư còn hạn; bấm Kiểm tra kết nối thì phần mềm liệt kê các số serial để bạn chọn.

Nếu bạn không thấy tab Chữ ký thì tài khoản của bạn chưa có quyền ký. Chỉ người hành nghề mới cần chứng thư số. Khi đã khai chứng thư, tab này còn cho biết số chứng từ bạn đã ký số trong tháng, số hồ sơ đã chốt mà chưa ký số, và danh sách chứng từ ký gần đây.

Tài khoản Đơn thuốc quốc gia

Khối này chỉ có ở cơ sở khám chữa bệnh cho người. Cổng Đơn thuốc quốc gia cấp cho mỗi bác sĩ một mã liên thông và một mật khẩu riêng, và đơn thuốc gửi lên cổng đứng tên đúng bác sĩ đó. Vì vậy chỉ bạn khai và gỡ được tài khoản của mình, quản lý không khai hộ.

1. Mở trang Tài khoản của tôi, bấm tab Chữ ký, chọn tab con Đơn thuốc quốc gia.
2. Điền Mã liên thông bác sĩ và Mật khẩu do cổng cấp, rồi bấm Lưu.
3. Bấm Kiểm tra kết nối. Phần mềm đăng nhập thử lên cổng bằng tài khoản vừa lưu và mã liên thông cơ sở của chi nhánh bạn đang chọn. Lượt kiểm tra không gửi đơn thuốc nào.

Nếu kết quả báo cổng từ chối, kiểm tra lại mã và mật khẩu, và hỏi người quản lý xem bạn đã được thêm vào cơ sở trên cổng Đơn thuốc quốc gia chưa. Nếu báo chi nhánh chưa khai mã liên thông cơ sở, người quản lý cần khai ở trang chi nhánh, mục liên thông Bộ Y tế.

Khi chi nhánh đã bật liên thông đơn thuốc, màn kê toa có thêm ô Bác sĩ kê đơn. Chỉ bác sĩ đã khai tài khoản ở đây mới có tên trong ô đó.

Ký hồ sơ ca khám

1. Mở hồ sơ ca khám cần ký.
2. Bác sĩ chốt hồ sơ trước. Chưa chốt thì chưa ký số được, vì nội dung còn sửa được. Người ký số phải là chính người đã chốt hồ sơ đó, và ô ký trên bản in ghi tên người này.
3. Kéo xuống khối Chữ ký số hồ sơ, bấm nút Ký số.
4. Đọc câu xác nhận rồi bấm Ký số.

Nếu bạn dùng FPT.eSign, phần mềm sẽ hiện thêm một ô nhập mã. Xem tin nhắn trên điện thoại, nhập mã rồi bấm Xác nhận ký. Chưa nhập mã thì hồ sơ chưa được ký dù đã chốt; hộp thoại có ghi rõ điều đó. Mã hết hạn sau 5 phút, hết hạn thì đóng hộp thoại và bấm ký lại từ đầu. Chưa nhận được tin nhắn thì bấm Gửi lại mã.

Nếu bạn dùng Viettel MySign, phần mềm hiện hộp Xác nhận ký số trên điện thoại và không có ô nhập mã. Mở ứng dụng MySign, vào tab Ký số (điện thoại có thể không hiện thông báo), xác nhận yêu cầu ký vừa nhận, rồi chờ vài giây: hộp tự đóng khi chữ ký đã được lưu. Giữ hộp mở cho tới khi xác nhận xong, vì đóng sớm thì chữ ký không được lưu. Bạn có 2 phút để xác nhận. Nếu bạn từ chối trên ứng dụng hoặc quá thời gian, hộp báo lý do, khi đó bấm Đóng rồi ký lại từ đầu.

Nếu bạn dùng VNPT SmartCA, cách làm giống Viettel MySign: phần mềm hiện hộp Xác nhận ký số trên điện thoại, bạn mở ứng dụng VNPT SmartCA, xác nhận yêu cầu ký vừa nhận rồi chờ hộp tự đóng. Bạn có khoảng 5 phút để xác nhận.

Sau khi ký xong, khối này hiện tên người ký, thời điểm ký và dòng Nội dung hiện tại. Dòng đó cho biết nội dung hồ sơ có còn khớp với chữ ký hay không.

Chữ ký tay in trên hồ sơ

Mỗi tài khoản có thể khai một hình chữ ký tay riêng. Khi bạn là bác sĩ phụ trách ca khám, bản in hồ sơ bệnh án sẽ in hình đó vào ô Bác sỹ khám bệnh, kèm dòng Đã ký số nếu hồ sơ đã được ký số. Chưa khai thì ô ký để trống để ký bút như cũ.

1. Mở trang Tài khoản của tôi, tab Tổng quan (khối Người hành nghề) hoặc tab Chữ ký.
2. Ở khối Chữ ký của tôi, bấm Vẽ chữ ký để ký bằng ngón tay, bút cảm ứng hoặc chuột, rồi bấm Lưu chữ ký. Hoặc bấm Tải ảnh lên nếu đã có ảnh chữ ký (nền trắng, chụp rõ nét).
3. Muốn bỏ thì bấm Xoá.

Hình chữ ký chỉ là hình trên bản in. Giá trị pháp lý của hồ sơ điện tử vẫn nằm ở chữ ký số bằng chứng thư của bạn (mục trên). Chỉ chính bạn khai được hình chữ ký của mình.

Với bệnh án người (mẫu BA-18), hình chữ ký chỉ được in khi hồ sơ đã ký số; chưa ký số thì ô ký để trống để ký bút, vì lúc đó tờ giấy mới là bản gốc.

Ê-kíp ca khám

Ngoài bác sĩ phụ trách, bản in còn có ô cho người khác: Điều dưỡng / Trợ thủ, Người gây tê, Người giao hồ sơ, Người nhận hồ sơ. Ở trang ca khám, mục Bệnh án, khối Ê-kíp ca khám: chọn nhân sự cho từng vai, chọn xong là lưu ngay. Bác sĩ phụ trách luôn đứng đầu danh sách nếu chính bác sĩ đảm nhận vai đó. Vai nào để Không có thì ô trên bản in để trống để ký bút.

Ê-kíp nằm trong nội dung được ký số. Hộp xác nhận ký hiện lại ê-kíp để bạn rà; ký xong thì không đổi được nữa, cần sửa phải lập phiếu bổ sung. Phòng khám dùng khối Tổng kết bệnh án thì người giao, nhận hồ sơ và số tờ bàn giao nằm trong khối đó của hộp xác nhận ký, đổi người ngay tại dòng.

Bản in thể hiện chữ ký số thế nào

Hồ sơ đã ký số thì bản in có thêm một khối dưới ô ký: người ký, nhà cung cấp và số hiệu chứng thư, thời điểm ký, mã băm nội dung và một mã QR. Người cầm tờ giấy quét mã là mở được trang tra cứu công khai (không cần đăng nhập) cho biết hồ sơ này đã được ai ký lúc nào và nội dung trong hệ thống có còn khớp với chữ ký hay không. Trang đó không hiển thị nội dung bệnh án.

Ký đơn thuốc

Đơn thuốc không ký chung với hồ sơ, và chốt đơn không phụ thuộc chữ ký số. Cổng Đơn thuốc quốc gia hiện chưa dùng chữ ký số, nên đơn đã chốt là gửi được; cổng nhận biết bác sĩ kê đơn qua tài khoản Đơn thuốc quốc gia của chính bác sĩ đó.

Gửi đơn thuốc và hồ sơ lên cổng

Phần này chỉ có ở cơ sở khám chữa bệnh cho người, tại chi nhánh đã bật cổng liên thông. Phần mềm không tự gửi: bạn chọn chứng từ nào lên cổng thì bấm gửi chứng từ đó.

• Đơn thuốc: sau khi chốt, bấm Gửi lên Đơn thuốc quốc gia ngay dưới toa. Không cần ký số, nhưng bác sĩ kê đơn của toa phải đã khai tài khoản Đơn thuốc quốc gia ở trang cá nhân. Khi đơn đã gửi, số đơn và mã vạch trên bản in toa thuốc là mã đơn thuốc quốc gia, nhà thuốc tra đơn bằng mã đó. Vì vậy nên in toa sau khi đã gửi.
• Hồ sơ ca khám: sau khi chốt và ký số, kéo xuống cuối tab Bệnh án, ở khối Gửi hồ sơ lên cổng bấm Gửi lên cổng. Khối này liệt kê từng cổng chi nhánh đã bật và trạng thái của hồ sơ.

Hồ sơ ca khám chưa ký số thì phần mềm báo cần ký trước. Sau khi bấm, chứng từ vào hàng gửi và dòng trạng thái cho biết đang chờ, đã gửi kèm mã của cổng, hay đang kẹt vì lý do gì. Hồ sơ đã bấm gửi thì không mở lại được nữa.

Câu hỏi thường gặp