Kết nối tổng đài và gán máy nhánh

Phòng khám ký hợp đồng tổng đài với nhà cung cấp (hiện có eTelecom và ITY) và tự trả cước gọi. Sau khi kết nối, nhân viên được gán máy nhánh nghe gọi khách ngay trong phần mềm.

Thêm kết nối

1. Vào Cài đặt, nhóm Kết nối, mục Tổng đài, tab Kết nối.
2. Bấm Thêm kết nối, chọn nhà cung cấp, dán Khoá API nhà cung cấp cấp cho tổng đài của phòng khám.
3. Bấm Thêm kết nối. Phần mềm kiểm tra kết nối, đọc máy chủ tổng đài, rồi đọc danh sách máy nhánh và hotline về. Kết nối lỗi thì dòng đó hiện câu báo lỗi.

Trên dòng kết nối:

• Biểu tượng mũi tên xoay vòng: đọc lại máy nhánh và hotline khi phòng khám vừa thêm máy nhánh ở trang của nhà cung cấp. Máy nhánh không còn ở tổng đài sẽ bị gỡ khỏi nhân viên đang dùng.
• Biểu tượng khiên: kiểm tra lại kết nối.
• Công tắc: ngừng dùng hoặc bật lại kết nối. Ngừng dùng thì bong bóng điện thoại của nhân viên dùng kết nối đó biến mất, chậm nhất sau khoảng 2 phút; cuộc gọi đang diễn ra không bị ngắt. Máy nhánh và hotline của kết nối ngừng dùng không hiện ở tab Máy nhánh và Hotline, bật lại thì hiện lại như cũ.
• Biểu tượng thùng rác: xoá hẳn kết nối không dùng nữa. Máy nhánh thôi gán cho nhân viên, nhật ký cuộc gọi cũ vẫn giữ.

Kết nối ITY

ITY không có khoá API và không cho đọc danh sách máy nhánh, nên các bước khác eTelecom:

1. Bấm Thêm kết nối, chọn ITY, nhập Mã khách hàng, Tên miền và Máy chủ ITY đã cấp. Tên miền tự điền theo mã khách hàng, máy chủ điền sẵn, chỉ sửa khi ITY cấp khác.
2. Trên dòng kết nối, chép Địa chỉ webhook rồi khai ở trang quản trị của ITY. Chưa khai thì nghe gọi vẫn được nhưng cuộc gọi không vào nhật ký, cạnh địa chỉ hiện thẻ Chưa nhận cuộc gọi nào. Địa chỉ chứa khoá bí mật nên phần mềm che bớt, bấm nút sao chép để lấy đủ, đừng gửi cho ai khác. eTelecom không cần bước này: phần mềm tự đọc lịch sử cuộc gọi mỗi phút.
3. Mở tab Máy nhánh, bấm Thêm máy nhánh, nhập số máy nhánh và mật khẩu ITY cấp. Phần mềm thử đăng ký với tổng đài trước khi lưu, sai mật khẩu thì báo ngay. Bấm ba chấm trên dòng để Đổi mật khẩu hoặc Ngừng dùng.
4. Mở tab Hotline, bấm Thêm hotline để chọn sẵn chi nhánh nhận cuộc gọi. Hotline chưa thêm thì tự hiện ở đây sau cuộc gọi đầu tiên qua nó.

Với ITY, cột Khách gọi vào 7 ngày để trống và nút đồng bộ không có. Nút Đồng bộ ở màn Cuộc gọi cũng không có tác dụng: cuộc gọi tự về khi kết thúc. Phần mềm tạm dừng lúc cuộc gọi kết thúc thì ITY tự gửi lại sau, không mất cuộc gọi.

Gán máy nhánh cho nhân viên

1. Mở tab Máy nhánh.
2. Ở cột Nhân viên dùng, chọn nhân viên cho từng máy nhánh. Mỗi nhân viên dùng một máy nhánh: gán máy nhánh mới cho người đã có máy thì máy cũ tự bỏ gán.
3. Chọn Chưa gán để thu lại máy nhánh.
4. Bấm Lưu thay đổi dưới bảng. Bấm Huỷ để bỏ các thay đổi chưa lưu.

Máy nhánh có hạn dùng đã qua hiện ngày màu đỏ: gia hạn ở nhà cung cấp rồi bấm đồng bộ lại.

Cột Khách gọi vào 7 ngày cho biết mỗi máy nhánh nhận bao nhiêu cuộc gọi đến và bao nhiêu cuộc nhỡ. Hotline đổ chuông máy nhánh nào là cài đặt ở trang quản trị của nhà cung cấp, phần mềm chỉ đọc lại kết quả. Máy nhánh có khách gọi vào mà chưa gán cho ai thì tab hiện cảnh báo đỏ ở đầu bảng.

Gán hotline cho chi nhánh

Mở tab Hotline, chọn chi nhánh nhận cuộc gọi ở từng hotline rồi bấm Lưu thay đổi dưới bảng. Cuộc gọi qua hotline chưa gán chi nhánh sẽ không vào nhật ký cuộc gọi của phòng khám.

Kết quả cuộc gọi

Tab Kết quả cuộc gọi là danh sách nhân viên chọn khi ghi kết quả sau cuộc gọi (đã tư vấn, đã đặt lịch, hẹn gọi lại...). Bấm Thêm kết quả để thêm, bấm biểu tượng bút để đổi tên, màu, icon, kéo để sắp thứ tự, tắt công tắc để ngừng dùng. Cuộc gọi đã ghi kết quả vẫn giữ tên cũ kể cả khi kết quả đó bị tắt hoặc xoá. Khôi phục mặc định đưa danh sách về bộ ban đầu của phần mềm.

Nghe gọi trong phần mềm

Nhân viên đã được gán máy nhánh thấy nút điện thoại tròn ở góc dưới bên phải màn hình (chỉ trên máy tính). Chấm màu trên nút cho biết máy nhánh đã nối tổng đài chưa: xanh là sẵn sàng. Số đỏ trên nút là số cuộc gọi nhỡ còn chờ gọi lại.

• Kéo đi chỗ khác: giữ chuột vào nút điện thoại, hoặc vào dải tiêu đề của bảng điện thoại, rồi kéo. Phần mềm nhớ chỗ đã kéo.
• Sáng hoặc tối, chọn micro: bảng mặc định màu tối, bấm biểu tượng cài đặt ở góc bảng để đổi. Giao diện lưu theo tài khoản của từng người, micro lưu theo máy. Đang gọi mà đổi micro thì tiếng gửi đi đổi ngay, không phải gác máy.
• Đóng và thu gọn: chưa gọi thì nút ở góc trên bảng là dấu X, bấm để đóng bảng về nút điện thoại. Đang gọi thì nút đó là nút thu gọn (hai mũi tên chụm vào), bấm để còn một dải nhỏ chỉ có thời gian gọi, nút mở rộng và nút kết thúc. Kéo dải sang chỗ khác để không che phần đang xem, bấm nút mở rộng để mở lại bảng.
• Chuyển trang khi đang gọi: cuộc gọi vẫn tiếp tục khi chuyển sang trang khác trong phần mềm. Tải lại trang hay đóng thẻ trình duyệt thì cuộc gọi bị ngắt, nên lúc đang gọi phần mềm hỏi lại trước khi tải lại.
• Gọi đi: bấm nút điện thoại, nhập số rồi bấm Gọi. Ô số để trống thì nút thành Gọi lại số vừa gọi. Ở hồ sơ khách, cơ hội, hộp thư, bấm biểu tượng điện thoại cạnh số của khách để gọi ngay.
• Gần đây và Gọi lại: hai tab cạnh Bàn phím liệt kê cuộc gọi mới nhất và cuộc gọi nhỡ chờ gọi lại. Bấm biểu tượng điện thoại trên dòng để gọi lại, bấm vào dòng để ghi kết quả và ghi chú.
• Nghe máy: có cuộc gọi đến thì bảng điện thoại tự mở, đổ chuông và hiện tên khách nếu số đã có hồ sơ. Bấm Nghe hoặc Từ chối.
• Khách đã có hồ sơ: lúc đổ chuông và đang nói, bảng hiện hạng khách, lịch hẹn sắp tới, liệu trình đang làm tới bước nào, đợt thanh toán đến hạn, số còn nợ và số dư. Ai không có quyền xem phần nào (ví dụ không xem được tiền) thì không thấy phần đó.
• Đang gọi: dưới tên khách là thẻ mã hồ sơ và mã cơ hội, bấm thẻ để mở. Gõ ghi chú ngay trong lúc nói chuyện; số chưa có hồ sơ thì đặt thêm Tên gợi nhớ, lần sau số đó gọi lại sẽ hiện tên này. Bấm Lịch hẹn hoặc Công việc để đặt lịch, giao việc mà không phải gác máy. Ngoài ra có tắt micro, giữ máy, bàn phím bấm số khi tổng đài bên kia hỏi, kết thúc cuộc gọi.

Lần đầu gọi, trình duyệt hỏi quyền dùng micro: bấm Cho phép. Trang không có bảng điện thoại (như trang công khai, trang in) không giữ máy nhánh. Mở phần mềm ở nhiều thẻ thì chỉ một thẻ nhận cuộc gọi, các thẻ còn lại báo đang dùng ở thẻ khác. Máy nhánh hết hạn ở nhà cung cấp thì không gọi được tới khi gia hạn.

Câu hỏi thường gặp