Cấu hình chung của phòng khám

Vào Cài đặt ở menu bên trái. Màn này gom mọi cấu hình của phòng khám thành các mục bên trái; sửa ô nào thì bấm Lưu thay đổi ở cuối. Chỉ chủ phòng khám và người được cấp quyền mới sửa được.

Nút Khôi phục mặc định chỉ hiện khi cấu hình đang khác mặc định. Chưa sửa gì thì không có nút này.

Các mục chính

• Thương hiệu & Pháp lý: tên phòng khám, logo, mã số thuế, email. Tên và logo in trên mọi phiếu giao khách.

• Chi nhánh: danh sách cơ sở. Kéo biểu tượng sáu chấm đầu dòng để sắp thứ tự chi nhánh; thứ tự này dùng cho ô chọn chi nhánh ở thanh bên và lịch hẹn khi xem Tất cả chi nhánh. Bấm tên chi nhánh (hoặc nút Cấu hình) để mở trang riêng của cơ sở đó, gồm các tab Thông tin (tên, trạng thái, địa chỉ, thông tin in chứng từ, ba ô chọn người ký từ danh sách nhân viên và khối Vị trí chấm công với toạ độ, bán kính riêng cho chấm công định vị), Hoá đơn điện tử (tài khoản của nhà cung cấp hoá đơn điện tử, xem mục Kết nối hoá đơn điện tử bên dưới) và, với phòng khám chữa bệnh cho người, mỗi cổng liên thông Bộ Y tế một tab riêng; chấm xanh trên tab là cổng đã bật. Mỗi tab có nút lưu riêng. Khai tab Giám định BHYT (dù chưa bật) thì hồ sơ khách hàng và ca khám của cơ sở đó mới hiện thêm các ô thẻ BHYT; chưa khai thì không có ô nào để đỡ rối lúc tiếp đón. Tab cổng hồ sơ của Sở Y tế có ô Môi trường: chọn Thử nghiệm để nối thử trước, khi chạy thật thì đổi sang Chính thức và nhập tài khoản chính thức do Sở cấp. Lưu xong bấm Kiểm tra kết nối để biết cổng có nhận tài khoản không; lượt kiểm tra không gửi hồ sơ nào.

• Người ký của chi nhánh (trong tab Thông tin của chi nhánh):

  • Người phụ trách cơ sở: in ở ô Giám đốc / Đại diện cơ sở trên bệnh án và hợp đồng.
  • Chức vụ người phụ trách: in sau tên người đại diện trên hợp đồng điều trị, ví dụ Giám đốc. Để trống thì hợp đồng chỉ in tên.

• Số giấy phép hoạt động (cũng trong tab Thông tin, cạnh Mã số thuế): in trên hợp đồng điều trị. Mỗi chi nhánh khai số giấy phép của riêng địa điểm đó; để trống thì hợp đồng in dòng chấm để điền tay.

  • Bác sĩ ký phiếu khám: người duy nhất chốt và ký số phiếu khám của chi nhánh. Đã chọn thì mở phiếu khám không cần chọn bác sĩ nữa. Bác sĩ khác khám xong bấm Trình ký, phiếu chuyển sang Chờ ký để bác sĩ này chốt sau. Đổi người khác thì các phiếu chưa khoá chuyển sang người mới. Để trống thì bác sĩ phụ trách tự chốt như trước.
  • Bác sĩ kê đơn: đứng tên và ký số trên toa thuốc. Để trống thì dùng bác sĩ ký phiếu khám.

• Giờ làm việc: giờ mở cửa từng ngày, giờ nghỉ trưa (tích Nghỉ trưa rồi chọn giờ), ngày nghỉ lễ; lịch hẹn dựa vào đây. Giờ nghỉ trưa không nhận hẹn và tô sọc trên lịch. Ô Thời lượng ca hẹn mặc định gõ số rồi chọn phút hoặc giờ (được 5 phút đến 8 giờ, giờ gõ được số lẻ như 1,5), phòng khám mới mặc định 30 phút. Phòng khám mới mở cửa mọi ngày 08:00 đến 18:00, nghỉ trưa 12:00 đến 14:00; sửa lại theo giờ thật của phòng khám. Phòng khám có từ hai chi nhánh đang hoạt động sẽ thấy công tắc Giờ làm việc riêng theo chi nhánh. Công tắc mặc định tắt; bật lên, chọn chi nhánh ở ô ngay bên phải công tắc rồi khai giờ riêng. Lưới lịch, giờ trống, kiểm tra đặt hẹn và hẹn cả ngày đều dùng lịch của đúng chi nhánh. Ngày nghỉ và thời lượng ca hẹn mặc định vẫn áp dụng chung cho toàn phòng khám.

• Lời chúc nội bộ (nhóm Nhân sự, cùng mục Tuyển dụng): lời chúc sinh nhật nhân sự và các ngày lễ, xem mục Lời chúc sinh nhật và ngày lễ bên dưới.

• Giao diện (tab Màu sắc, Trang khách hàng, Menu thanh bên, Điều hướng di động, Thêm nhanh, Định dạng ngày giờ): màu giao diện, sắp xếp menu trên máy tính, bốn nút của thanh điều hướng dưới trên điện thoại, mục trong nút dấu cộng ở thanh tiêu đề, múi giờ và định dạng ngày. Tab Thêm nhanh đặt mặc định cho mọi nhân viên theo từng màn hình. Cột bên trái là danh sách màn hình theo đúng menu thanh bên của phòng khám (thứ tự, tên, mục cha, mục đã ẩn thì không có), đầu danh sách là Mọi màn hình. Màn hình có trang chi tiết có hai tab Trang danh sách và Trang chi tiết để chỉnh riêng từng loại trang; trang chi tiết chưa chỉnh thì theo trang danh sách. Chọn một màn hình rồi bật tắt từng mục (Khách hàng, Lịch hẹn, Phiếu khám, Khách tiềm năng, Công việc) và kéo để đổi thứ tự, lưu ngay khi đổi. Màn hình đã chỉnh riêng mang nhãn Riêng, màn hình chưa chỉnh theo Mọi màn hình; bấm Theo mọi màn hình để bỏ bản riêng của một màn hình. Bấm Chọn màn hình áp dụng để chép cấu hình đang xem sang các màn hình khác (có Chọn tất cả), hoặc Áp dụng tất cả màn hình để dùng cấu hình đang xem cho mọi màn hình. Chỉ còn một mục thì nút dấu cộng đổi thành chính mục đó, tắt hết thì nút không hiện. Nhân viên đã tự chỉnh ở trang Tài khoản thì giữ bản của họ. Tab Trang khách hàng chọn một kiểu (Cổ điển, Tối giản, Kính mờ, Kính trong, Nền tối) và Màu chủ đạo cho từng trang khách xem: trang đặt lịch online, các link gửi khách (hồ sơ khám, buổi điều trị, tài liệu, khách tự check-in...) và trang tuyển dụng. Dải trên cùng chọn loại trang, mọi thứ bên dưới và khung xem thử bên phải là của riêng loại trang đó. Nút Áp dụng cho tất cả lấy kiểu, màu và đầu trang của trang đang sửa làm chuẩn cho mọi trang và khung chat đặt Theo giao diện chung; chữ dòng phụ và nội dung từng trang giữ nguyên. Khối Đầu trang kéo tay cầm để đổi thứ tự, gạt công tắc để ẩn hoặc hiện từng mục (logo, tên phòng khám, dòng phụ, hotline, mã phiếu, ngày...; mỗi loại trang chỉ có mục nó thật sự hiện), bật Logo đầy đủ ở dòng Logo khi logo đã có sẵn tên phòng khám (hiện nguyên ảnh, không khung nền, bỏ chữ bên cạnh), bật Dòng phụ thì sửa được chữ nhỏ dưới tên. Dòng thông tin có thêm công tắc Hiện riêng một hàng để dòng đó chiếm hết bề ngang đầu trang (địa chỉ ở trang đặt lịch bật sẵn, các dòng khác tắt sẵn). Riêng trang đặt lịch có thêm khối Nội dung trang: có bước chọn dịch vụ và bác sĩ hay không, hiện giá dịch vụ, hiện thời gian dịch vụ. Bấm Lưu thay đổi để áp dụng. Chưa lưu lần nào thì các trang lấy kiểu và màu của khung chat website tạo đầu tiên. Múi giờ ảnh hưởng mọi báo cáo, chỉ đổi khi thật sự cần. Ở Menu thanh bên, bấm biểu tượng bút trên dòng để đặt tên riêng cho mục menu đó, để trống là về tên gốc. Tên đặt ở đây áp cho mọi nhân viên, kể cả người đã tự sắp menu của mình. Tên mới cũng hiện trong chính trang đó: tiêu đề trang, nút tạo mới, ô tìm kiếm và thẻ trên thanh tác vụ. Kéo tay cầm ở đầu dòng để đưa mục sang vị trí bất kỳ: sang nhóm khác (Tiếp đón, Lâm sàng...), ra khỏi một mục cha để thành mục riêng, hoặc thả đè lên một mục cha để đưa vào trong mục đó. Menu có tối đa ba cấp, nên một mục cha cũng đưa được vào trong mục cha khác. Trong lúc kéo, dòng đang cầm ghi rõ sẽ vào đâu. Kéo tay cầm cạnh tên nhóm để đổi thứ tự nhóm, bấm biểu tượng bút cạnh tên nhóm để đổi tên. Nút Thêm nhóm tạo nhóm mới, nút Thêm mục cha tạo mục cha mới (đặt tên, chọn biểu tượng) để gom các mục khác vào. Xoá nhóm hay mục cha tự tạo thì các mục bên trong quay về chỗ cũ. Mục mở một trang (ví dụ Khuyến mãi) không chứa được mục khác. Thả một mục đè lên nó thì phần mềm hỏi tên rồi gom cả hai vào một mục cha mới đứng đúng chỗ đó. Không muốn kéo thả (máy tính bảng, danh sách dài) thì bấm biểu tượng thư mục cuối dòng, chọn nhóm hoặc mục cha muốn chuyển tới. Nút Hoàn tác ở cuối trang trả menu về từng bước trước đó.

• Mã chứng từ (nhóm Hệ thống): mẫu mã và số tiếp theo của từng loại chứng từ, xem mục Đặt mẫu mã chứng từ bên dưới.

• Dung lượng lưu trữ (nhóm Hệ thống): dung lượng phòng khám đang dùng theo từng nguồn và nút dọn tệp không còn cần, xem mục Xem và dọn dung lượng lưu trữ bên dưới.

• Quy trình khám và Danh mục lâm sàng (nhóm Vận hành): Quy trình khám gồm tab Phiếu khám (hành trình phiếu khám, nội dung gửi khách xem) và tab Bệnh án (phần Khối hiển thị và phần Mẫu phiếu). Danh mục lâm sàng gồm các danh sách xếp theo luồng khám: Lý do khám, Nhóm cận lâm sàng, Mã bệnh ICD-10 và Dịch vụ kỹ thuật (hai mục sau chỉ có ở cơ sở khám chữa bệnh cho người). Chuyên khoa nào có cấu hình khám riêng thì tab của nó nằm ở đây (xem bài hướng dẫn của chuyên khoa đó).

• Phiếu khám (trong Quy trình khám) chia hai phần: Hành trình phiếu khám và Gửi khách xem (có khi gói có tính năng chia sẻ phiếu khám). Phần Hành trình phiếu khám là các tab của phiếu khám. Kéo dòng để đổi thứ tự, công tắc để ẩn hoặc hiện tab; tab có biểu tượng ổ khoá là bắt buộc. Bấm biểu tượng bút cạnh tên để đặt lại tên tab theo cách gọi của phòng khám: tên thành ô nhập, bên phải có nút Lưu, Huỷ, và Mặc định để về tên gốc. Tab có tab con thì bấm con số cạnh mũi tên để mở danh sách tab con: mỗi tab con cũng đổi tên được, và ở các tab có dải tab con thật (Cận lâm sàng, Chẩn đoán, Điều trị, Thu phí) còn kéo đổi thứ tự và bật tắt được. Riêng tab Bệnh án chỉ đổi được tên tab con, vì thứ tự ở đó là thứ tự các khối trên trang. Bấm Lưu thay đổi để lưu. Tên mới hiện ngay trên mọi phiếu khám, kể cả phiếu đang mở, và trong các hành trình tuỳ chỉnh. Tiêu đề của khối nội dung ứng với tab con (ví dụ khối Sinh hiệu, Lý do khám) và các câu hướng dẫn nhắc tới tab cũng đổi theo tên mới.

• Hành trình tuỳ chỉnh (công tắc cuối phần Hành trình phiếu khám): bật lên để tạo nhiều hành trình, mỗi hành trình là một bộ tab của phiếu khám, ví dụ Khám tổng quát hay Tiêm phòng. Tắt công tắc khi đã có hành trình thì phần mềm hỏi xác nhận rồi xoá hết hành trình, phiếu khám mới dùng lại các tab ở trên. Bấm Tạo hành trình, đặt tên rồi sang trang thiết kế: bấm nút cộng hoặc Thêm bước để nối thêm bước, kéo khối để đổi thứ tự, bấm Lưu hành trình. Bước có ổ khoá luôn có mặt. Bấm mã hoặc tên hành trình trong danh sách để mở lại. Kéo dòng trong danh sách để đổi thứ tự hiện trong ô chọn, chọn Đặt làm mặc định cho hành trình hay dùng nhất. Phòng khám mới chưa có hành trình nào: phiếu khám dùng các tab ở phần Hành trình phiếu khám. Đã có hành trình thì khi mở phiếu khám phải chọn một, hành trình mặc định được chọn sẵn; phiếu mở từ quầy bán hàng tự dùng hành trình mặc định. Sửa hay xoá hành trình không làm đổi các phiếu đã mở trước đó.

• Lý do khám (trong Danh mục lâm sàng): danh sách lý do khám hiện trong ô chọn khi mở phiếu khám. Bấm Thêm lý do khám để thêm mục mới. Ở nút ba chấm của từng dòng, chọn Đổi tên, Ẩn khỏi ô chọn (bấm Hiện lại để lấy lại) hoặc Về tên gốc cho mục có sẵn đã đổi tên. Kéo dòng để đổi thứ tự trong ô chọn. Hồ sơ đã ghi giữ nguyên chữ lúc khám nên đổi tên không làm đổi hồ sơ cũ. Phòng khám có nhiều chuyên khoa thì chọn chuyên khoa ở dải tab phía trên danh sách.

• Mã bệnh ICD-10 và Dịch vụ kỹ thuật (trong Danh mục lâm sàng, cơ sở khám chữa bệnh cho người): mỗi tab là danh sách mã phòng khám dùng, bật tắt từng mã ở cột Sử dụng. Ở tab Dịch vụ kỹ thuật, cột ICD-10 khai mã bệnh dùng được cho từng mã kỹ thuật: bấm Khai ICD (hoặc bấm vào mã đã khai), gõ mã hoặc tên bệnh để thêm, bấm ngôi sao để chọn ICD chính, chọn VAT gợi ý và bật tắt từng mã, rồi bấm Lưu. Muốn dùng danh sách này khi lập kế hoạch điều trị thì bật Chọn ICD-10 cho dịch vụ (tab Bệnh án, phần Điều trị): dịch vụ thêm thẳng vào kế hoạch có nút Chọn ICD-10, ICD chính in đậm đứng đầu, ICD liên quan bên dưới; mã kỹ thuật chưa khai thì tìm trong cả danh sách mã bệnh. ICD chọn thành chẩn đoán của phiếu khám. Bật thêm Đặt VAT theo ICD thì thuế suất của dịch vụ đổi theo VAT gợi ý. Khi bật, hộp Sửa chẩn đoán mở từ bảng kế hoạch cũng chỉ cho chọn ICD của mã kỹ thuật các dịch vụ thuộc chẩn đoán đó.

• Thêm điều trị ở chẩn đoán và Thêm chẩn đoán ở kế hoạch (tab Bệnh án, phần Điều trị, mặc định bật): bật mục đầu thì mỗi chẩn đoán trong bảng kế hoạch có nút Thêm điều trị để chọn dịch vụ cho chẩn đoán đó. Bật mục sau thì tab Lập kế hoạch có khối Chẩn đoán khi phiếu khám chưa có chẩn đoán và nút Thêm chẩn đoán ở nhóm Điều trị khác. Tắt thì ghi chẩn đoán ở tab Chẩn đoán và thêm dịch vụ ở nhóm Điều trị khác.

• Cài đặt ngay trong phiếu khám: tài khoản có quyền sửa cài đặt phòng khám thấy biểu tượng bánh răng ở góc phải tiêu đề của từng khối trong tab bệnh án của phiếu khám. Bánh răng ở khối lý do khám mở danh sách lý do khám như trên. Bánh răng ở từng phiếu mở hộp chọn câu hỏi hiện trên phiếu, kéo đổi thứ tự, sửa mục chọn của từng câu hỏi; bấm Lưu thay đổi để áp dụng, bấm Khôi phục mặc định để đưa phiếu về bản gốc. Thay đổi áp cho mọi phiếu khám của phòng khám, giống như sửa ở trang cài đặt.

• Triệu chứng (trong Quy trình khám, tab Bệnh án, phần Mẫu phiếu, chỉ có ở chuyên khoa có danh mục triệu chứng): chọn phiếu khám lâm sàng rồi bấm nút Mục chọn trên dòng câu hỏi Triệu chứng, danh sách mở ngay bên dưới; chọn nhóm ở cột bên trái, có ô tìm nhanh. Danh sách sửa là lưu ngay, không chờ Lưu thay đổi. Hướng xử trí không hiện dưới tên, chỉ thấy trong hộp sửa. Bấm Thêm triệu chứng hoặc biểu tượng bút ở từng dòng để mở hộp sửa, trong đó có đủ: tên, Nhóm (triệu chứng có sẵn giữ nhóm gốc; triệu chứng mới đặt sẵn vào nhóm đang xem), Mức cảnh báo, Hướng xử trí và khối Dịch vụ gợi ý. Bấm Lưu một lần là lưu cả hộp. Triệu chứng có hướng xử trí hiện trong bảng Triệu chứng cần xử trí ngay khi bác sĩ chọn nó ở phiếu khám; để trống ô này thì không hiện ở bảng đó. Triệu chứng ở mức Cấp cứu còn dựng cờ đỏ trên hồ sơ khi nộp phiếu khám. Dịch vụ gợi ý hiện ở bảng gợi ý làm thêm của phiếu khám: tìm dịch vụ của phòng khám để thêm, chọn mức ưu tiên, ghi lý do, hoặc bỏ bớt. Chỉ dịch vụ phòng khám đang bán mới được gợi ý; dịch vụ đã ngừng bán thì hiện nhãn Ngừng bán kèm ô chọn dịch vụ thay thế. Công tắc trên dòng ẩn triệu chứng khỏi ô chọn, phiếu đã chọn vẫn giữ. Biểu tượng mũi tên xoay trên dòng đưa tên, mức, hướng xử trí về bản mặc định. Hồ sơ lưu mã triệu chứng nên đổi tên thì phiếu khám cũ cũng hiện tên mới.

• Gửi khách xem (trong Quy trình khám, tab Phiếu khám, có khi gói có tính năng chia sẻ phiếu khám): các mục nội dung khách xem khi mở đường dẫn phiếu khám, như Lịch chăm sóc sau khám, Chẩn đoán, Toa thuốc, Kết quả cận lâm sàng. Kéo dòng để đổi thứ tự hiện trên trang khách. Bấm biểu tượng bút trên dòng để đặt lại tên mục hiện trên trang khách. Công tắc trên dòng quyết định mục đó có được tích sẵn khi chia sẻ hay không, người gửi vẫn tích thêm hoặc bỏ bớt được ở hộp Gửi khách xem trực tuyến. Bấm Lưu thay đổi để lưu, bấm Khôi phục mặc định để về thứ tự gốc. Mục Phiếu điều trị đưa kết quả và ảnh của từng buổi điều trị, cùng ảnh trước và sau điều trị, lên trang khách xem; mục này không hiện số tiền.

• Bệnh án (trong Quy trình khám, phần Khối hiển thị): các công tắc xếp theo nhóm trong một hộp, bấm dấu thông tin cạnh tên để đọc giải thích. Nhóm Tiếp đón (cơ sở khám chữa bệnh cho người), nhóm Phiếu trong bệnh án, nhóm Điều trị, nhóm Chốt hồ sơ và nhóm Bản in (chuyên khoa có sơ đồ in riêng). Trong nhóm Điều trị, cơ sở khám chữa bệnh cho người có công tắc Ghi kết quả theo SOAP (mặc định tắt): bật thì ô ghi kết quả ở Phiếu điều trị chia thành bốn mục SOAP và Chỉ định, tắt thì ghi vào một ô. Cũng trong nhóm này có Chụp ảnh kết quả theo góc (mặc định tắt): bật thì khi quét mã chụp ảnh kết quả điều trị, điện thoại có khung hướng dẫn từng góc, mặt 3 góc (chính diện, chéo trái 45°, chéo phải 45°), thân mặt trước và mặt sau. Tuỳ chọn con Bắt buộc chụp đủ góc khoá nút tải lên tới khi đủ góc; tắt thì chỉ nhắc còn thiếu góc nào. Nhóm Chốt hồ sơ có Tự hoàn tất ca quá hạn và, ở cơ sở khám chữa bệnh cho người, công tắc Tự ghi sinh hiệu bình thường (phòng khám tạo mới từ 27/10/2026 bật sẵn, phòng khám cũ mặc định tắt): phiếu khám mới mở có sẵn mạch, nhiệt độ, huyết áp, nhịp thở lấy ngẫu nhiên trong khoảng bình thường theo lứa tuổi của khách, kèm ghi chú tự điền. Bác sĩ sửa lại các chỉ số này ở khối Sinh hiệu như một lần đo thường, lần đo đã sửa không còn ghi chú tự điền. Hồ sơ chưa có ngày sinh thì phần mềm tính theo tuổi phổ biến của chuyên khoa, ghi chú nói rõ tuổi đã dùng. Chỉ số này nằm trong hồ sơ như một lần đo thật nên chủ phòng khám cân nhắc trước khi bật. Nhóm Tiếp đón có ba công tắc (mặc định bật) chọn khối hiện trong hộp tạo mới hồ sơ: Quét CCCD, Người giám hộ / Thân nhân, Tiền sử bệnh. Tắt Tiền sử bệnh thì tiền sử vẫn khai được ở tab Tiền sử bệnh của hồ sơ và trong phiếu khám.

• Bán hàng & Kho (tab Bán hàng và Kho hàng): cấu hình quầy bán, mã vạch, bật tắt theo dõi tồn kho và chọn loại hàng, nhóm hàng hoá nào được theo dõi (tắt công tắc Theo dõi tồn kho tất cả hàng hoá để chọn). Khi đang theo dõi tồn kho, khối Cách xuất kho và tính giá vốn ghi rõ cách phần mềm trừ kho: lô cận hạn dùng xuất trước, hàng không có hạn dùng thì lô nhập trước xuất trước, giá vốn tính theo bình quân gia quyền mỗi lần chốt phiếu nhập kho. Cách tính này dùng chung, không có ô để đổi. Gói có hoá đơn điện tử và số dư trả trước thì tab Bán hàng có thêm Xuất hoá đơn điện tử khi nạp số dư: bật thì xuất hoá đơn ngay lúc khách nạp tiền, khoản trả bằng số dư về sau không phải xuất nữa.

• Tài khoản nhận tiền: tài khoản ngân hàng, mã VietQR, ví MoMo phòng khám dùng để nhận tiền khách. Chính sách hoa hồng nay ở nhóm Hoa hồng của menu bên trái.

• Mẫu in gom bốn nhóm: Bán hàng (hoá đơn, phiếu thu), Thu chi & nhân sự (phiếu chi, tạm ứng, phiếu lương), Lâm sàng (đơn thuốc, kế hoạch điều trị, thủ tục, labo) và Kho (phiếu kho, tem mã vạch). Bấm nhóm ở menu bên trái hoặc dải tab trên cùng, rồi chọn mẫu ở hàng ngay bên dưới.

• Mẫu in hoá đơn (mục Mẫu in, nhóm Bán hàng, tab Hóa đơn bán hàng): chọn khổ giấy mặc định (K57, K80, A4, A5) và kéo thả bố cục từng mẫu phiếu, có Bản xem trước; lỡ sửa hỏng thì bấm Về mẫu gốc. Khối Lịch thanh toán theo đợt in các đợt, số đã trả, số còn lại và lần thu gần nhất tính cho đợt nào; khối chỉ hiện trên hoá đơn có thanh toán theo đợt, tắt công tắc của khối nếu không muốn in.

• Mẫu kế hoạch điều trị (mục Mẫu in, nhóm Lâm sàng, tab Kế hoạch điều trị): sửa nội dung tờ kế hoạch điều trị in cho khách. Tiêu đề in đầu trang nằm ngay trong nội dung mẫu, sửa trực tiếp tại đó. Mẫu gốc có đầu trang giống hợp đồng điều trị, logo phòng khám nằm ngay trên tên phòng khám (logo lấy từ mục Thương hiệu). Chèn trường dữ liệu như tên khách, ngày lập, tổng chi phí qua nút Chèn Shortcode. Các bảng chẩn đoán, dịch vụ, lịch buổi điều trị, kế hoạch thanh toán và sơ đồ vị trí chẩn đoán do phần mềm tự điền, chỉ đặt vị trí bằng trường chèn riêng một dòng. Phiếu chưa có chẩn đoán thì bảng chẩn đoán và sơ đồ không in. Mẫu đã tự sửa trước đây muốn có hai khối này thì chèn thêm Bảng chẩn đoán và Sơ đồ vị trí chẩn đoán. Bấm Xem thử bản in để xem với dữ liệu mẫu, lỡ sửa hỏng thì bấm Khôi phục mặc định.

• Mẫu phiếu thu (mục Mẫu in, nhóm Bán hàng, tab Phiếu thu): sửa nội dung phiếu thu khổ A4/A5 in từ trang hoá đơn (In, chọn In phiếu thu, hoặc menu tác vụ ở màn Hóa đơn). Mẫu gốc có đầu trang giống tờ kế hoạch điều trị, số phiếu kèm mã vạch, số tiền đã thu viết bằng chữ và chỗ ký của người nộp tiền, người thu tiền. Ba bảng thông tin người nộp, hàng hoá dịch vụ và các lần thu tiền do phần mềm tự điền, chỉ đặt vị trí bằng trường chèn riêng một dòng. Muốn in mã QR để khách quét thì chèn Thông tin chuyển khoản kèm mã QR (nhóm Bảng tự động), hoặc chèn từng trường ở nhóm Chuyển khoản: mã QR, ngân hàng, số tài khoản, chủ tài khoản, số tiền chuyển khoản, nội dung chuyển khoản. Mã QR mang sẵn số tiền, giống hóa đơn bán hàng: còn nợ thì số còn nợ, đã thu đủ thì số đã chuyển khoản vào tài khoản đó. Tài khoản là tài khoản đã nhận tiền, chưa thu chuyển khoản thì lấy tài khoản ngân hàng mặc định ở mục Tài khoản nhận tiền. Hoá đơn đã huỷ hoặc đã thu hết bằng tiền mặt thì không in mã QR. Tab Hóa đơn bán hàng là mẫu bill in máy nhiệt ở quầy, khác với phiếu thu này.

• Mẫu phiếu lương (mục Mẫu in, nhóm Thu chi & nhân sự, tab Phiếu lương, chỉ hiện khi phòng khám có phân hệ Tính lương): sửa nội dung phiếu lương in từ màn Tính lương và từ trang cá nhân của nhân viên. Mẫu gốc có đầu trang giống phiếu thu (logo, tên phòng khám, mã nhân sự và kỳ lương ở góc phải), thực lĩnh viết bằng chữ và chỗ ký của giám đốc, kế toán trưởng, người lập phiếu, người nhận. Bảng thu nhập, khấu trừ, thực lĩnh và phần đơn vị đóng thêm do phần mềm tự điền, chỉ đặt vị trí bằng trường chèn riêng một dòng.

• Mẫu đơn thuốc (mục Mẫu in, nhóm Lâm sàng, tab Đơn thuốc): sửa nội dung tờ đơn thuốc in cho khách. Phần mềm chọn sẵn mẫu gốc đúng chuyên khoa của phòng khám, nên nội dung mặc định đã hợp với loại hồ sơ mình đang dùng. Đầu trang có khối người kê đơn gồm họ tên, mã số hành nghề, địa chỉ và điện thoại; bảng thuốc, chẩn đoán, lời dặn và khối thông tin vật nuôi do phần mềm tự điền, chỉ đặt vị trí bằng trường chèn riêng một dòng. Bấm Xem thử bản in để xem với dữ liệu mẫu, lỡ sửa hỏng thì bấm Khôi phục mặc định.

• Mẫu thủ tục (mục Mẫu in, nhóm Lâm sàng, tab Thủ tục): các mẫu giấy của mục Thủ tục trong tab Điều trị của phiếu khám, chọn bằng dải ngay bên dưới: các mẫu hợp đồng (khi gói có hợp đồng điều trị) và Phiếu đồng ý (khi phiếu đồng ý không theo mẫu Bộ Y tế). Phiếu đồng ý in từ khối Phiếu đồng ý; phòng khám sửa nội dung, đổi bố cục, chèn trường dữ liệu qua nút Chèn Shortcode, hoặc mở trình sửa bằng nút bánh răng trên khối đó. Khách đã ký điện tử thì chữ ký khách nằm ở trường Chữ ký khách. Bấm Xem thử bản in để xem với dữ liệu mẫu, lỡ sửa hỏng thì bấm Khôi phục mặc định. Cơ sở khám bệnh, chữa bệnh dùng giấy cam kết theo đúng mẫu 01/BV2 của Bộ Y tế nên không sửa nội dung tờ in; nút bánh răng trên khối Phiếu đồng ý chỉnh câu hỏi của phiếu bác sĩ điền (ẩn, hiện, sắp xếp) như mọi phiếu khám, cùng phiếu đó ở mục Mẫu phiếu.

• Mẫu tem mã vạch (mục Mẫu in, nhóm Kho, tab Tem mã vạch, chỉ hiện khi phòng khám có phân hệ Kho): các mẫu tem dùng khi in tem dán lên hàng hoá. Xem mục Thiết kế tem mã vạch bên dưới.

• Mẫu chứng từ Labo (mục Mẫu in, nhóm Lâm sàng, tab Labo, chỉ hiện khi phòng khám có phân hệ Xét nghiệm và Labo): hai mẫu trong cùng một tab, chọn bằng dải Phiếu giao nhận mẫu và Phiếu chi Labo. Phiếu giao nhận mẫu in từ trang chi tiết đơn Labo hoặc menu tác vụ ở danh sách Labo, gồm khối thông tin khách hàng và nơi nhận mẫu, bảng hạng mục, chỗ ký của người gửi mẫu và đơn vị nhận mẫu. Phiếu chi Labo in khi đơn đã hoàn tất, số phiếu là mã khoản chi trong Sổ chi phí, kèm số tiền viết bằng chữ. Cả hai có đầu trang giống phiếu thu, mã kèm mã vạch. Khối thông tin và bảng do phần mềm tự điền, chỉ đặt vị trí bằng trường chèn riêng một dòng. Bấm Xem thử bản in để xem với dữ liệu mẫu, lỡ sửa hỏng thì bấm Khôi phục mặc định.

• Mẫu phiếu kho (mục Mẫu in, nhóm Kho, tab Phiếu kho): bốn mẫu trong cùng một tab, chọn bằng dải Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu điều chuyển và Biên bản kiểm kê. Phiếu in từ trang chi tiết hoặc menu tác vụ ở danh sách của từng loại, chỉ khi phiếu đã duyệt (phiếu điều chuyển thì từ lúc hàng đã xuất khỏi kho gửi). Đầu trang giống phiếu thu, số phiếu kèm mã vạch. Khối thông tin và bảng hàng do phần mềm tự điền, chỉ đặt vị trí bằng trường chèn riêng một dòng. Bấm Xem thử bản in để xem với dữ liệu mẫu, lỡ sửa hỏng thì bấm Khôi phục mặc định.

• Hồ sơ khách hàng: công tắc Nhận khách hàng nước ngoài (mặc định tắt). Bật thì hồ sơ khách có thêm ô Quốc gia, chọn sẵn Việt Nam; chọn nước khác thì nhập Thành phố, Bang/Vùng và số hộ chiếu thay cho tỉnh, phường và CCCD. Danh sách Quốc gia đứng đầu danh sách chọn là các nước đứng ngay sau Việt Nam trong ô chọn quốc gia và ô mã vùng điện thoại (hai ô đó vẫn có đủ mọi nước): kéo để sắp thứ tự, thêm bằng ô Thêm quốc gia, rồi bấm Lưu thay đổi. Mục Giờ chăm sóc phù hợp là khung giờ liên hệ khách (gọi, nhắn tin) tính theo giờ ở nơi khách đang ở (mặc định 9:00 đến 20:00, tránh nghỉ trưa 12:00 đến 13:00, cả tuần; bấm từng thứ ở dòng Ngày chăm sóc để bật hoặc tắt thứ đó): màn Chat dựa vào đó để báo lúc nào nên liên hệ khách. Ô Giờ nhân viên liên hệ (giờ phòng khám, mặc định 7:00 đến 22:00) là khung giờ nhân viên được gợi ý liên hệ khách, kể cả ngoài giờ làm việc của chi nhánh. Nước cần khung khác, kể cả Việt Nam, thì bấm biểu tượng đồng hồ ở dòng của nước đó trong danh sách quốc gia; bấm Theo khung chung để bỏ. Bấm Khôi phục mặc định để về danh sách nước có nhiều người Việt sinh sống và khung giờ mặc định.

• Khách tiềm năng (tab Phễu bán hàng, Thẻ phân loại, Nguồn khách hàng, Phân phối, Tự tạo, Trường tuỳ chỉnh): các giai đoạn của khách tiềm năng, và danh sách nguồn (Facebook, TikTok, Giới thiệu) để thống kê khách đến từ đâu. Tab Tự tạo chọn điều kiện để một cuộc trò chuyện tự thành khách tiềm năng (khách để lại số điện thoại hoặc email, khách từ quảng cáo, khách mới nhắn lần đầu, khách được gắn thẻ đã chọn) và kênh áp dụng. Xem bài Quản lý và chăm sóc khách hàng mới. Ở tab Thẻ phân loại, mỗi thẻ có ô Tự gắn khi: chọn một điều kiện (khách cho số điện thoại, khách cho email, tạo lịch hẹn, mở phiếu khám, thanh toán đơn hàng, lập báo giá) thì thẻ tự gắn lên khách khi việc đó xảy ra. Số điện thoại và email dò trong tin khách nhắn; bốn điều kiện còn lại chỉ áp dụng cho khách chat đã liên kết hồ sơ. Thẻ nhân viên đã gỡ tay thì không tự gắn lại cho khách đó. Điều kiện Khi khách tên Việt ở nước ngoài xét lúc lưu hồ sơ khách: tên có chữ Việt (Mike Hoàng, Lisa nguyen) và Quốc gia khác Việt Nam thì gắn. Lỡ chọn sai quốc gia thì sửa lại là thẻ tự gắn hoặc tự gỡ theo; thẻ nhân viên tự gắn thì giữ nguyên. Tên không có họ Việt hay dấu tiếng Việt (Lan Smith) thì gắn tay. Muốn phần mềm tự làm việc khi thẻ được gắn (chuyển giai đoạn, phân công, tạo công việc, gửi tin mẫu, báo quảng cáo) thì vẽ luồng ở Tự động hoá, kích hoạt Khi gắn thẻ. Kéo tay cầm đầu dòng để đổi thứ tự thẻ, thứ tự này áp cho dải chọn thẻ ở hộp thư và màn Khách tiềm năng.

• Kênh chat: kết nối kênh Zalo, Facebook, WhatsApp cho hộp thư chat, mẫu tin, gợi ý AI, nhắc trả lời và nhắc lịch. Xem bài Kết nối kênh chat Zalo, Facebook, WhatsApp.

• Trợ lý AI (tab Cấu hình chung, Tiêu chí phân tích):

  • Cấu hình chung: cho phép AI đọc dữ liệu khách hàng (gửi tới nhà cung cấp mô hình AI), và bật hoặc tắt ghi âm ca khám chuyển thành chữ. Cả hai mặc định bật. Tắt công tắc đầu thì ô chat trợ lý AI ẩn luôn nút đính kèm ảnh và nút ghi âm câu hỏi (hai thứ này gửi ảnh và giọng nói ra ngoài phòng khám).
  • Tiêu chí phân tích: bộ tiêu chí AI đánh giá thêm cho từng loại phân tích, chọn loại ở dải tab bên dưới: cuộc gọi và trao đổi tư vấn, ghi âm ca khám, đánh giá cơ hội, hành trình trên website, CV ứng viên. Mỗi loại có sẵn bộ mặc định. Bấm Thêm tiêu chí để thêm (dán được nhiều dòng, mỗi dòng một tiêu chí), công tắc để bật hoặc tắt từng tiêu chí, bút để sửa, thùng rác để xoá, kéo để đổi thứ tự. Tiêu chí đang tắt giữ lại trong danh sách nhưng không gửi AI. AI tối ưu lại viết lại các tiêu chí đang bật cho rõ, gộp dòng trùng, không trừ điểm AI; xem đề xuất rồi bấm Áp dụng. Bấm Lưu thay đổi để lưu, Khôi phục mặc định để quay về bộ có sẵn. Lượt phân tích sau hiện thêm khối Theo tiêu chí của phòng khám: mỗi tiêu chí một kết luận Có, Một phần, Không hoặc Chưa rõ kèm dẫn chứng.

• Thiết bị (tab Máy kết nối, Camera, Di động):

  • Máy kết nối: tải phần mềm cài trên máy tính ở phòng khám và ghép nối máy đó. Máy ghép xong đẩy kết quả siêu âm, X-quang, xét nghiệm vào phiếu khám và chiếu lại camera. Xem bài Kết nối máy siêu âm, X-quang và thiết bị cận lâm sàng.
  • Camera: khai camera giám sát để xem trực tiếp. Xem bài Camera giám sát xem trực tiếp.
  • Di động: mã QR để nhân viên tải ứng dụng AVENIX Clinic về điện thoại.

• Email (tab Vỏ bọc email và Máy chủ email): vỏ bọc là phần đầu và chân chung của mọi email phòng khám gửi khách, xem mục Vỏ bọc email bên dưới. Máy chủ email là hộp thư riêng của phòng khám dùng để gửi email, chia hai phần: máy chủ gửi thông báo và máy chủ gửi chiến dịch.

• Bảo mật: thời gian tự đăng xuất khi không thao tác và danh sách thiết bị đang đăng nhập. Phòng khám mới tạo để tắt sẵn tự đăng xuất; muốn bật thì mở công tắc Tự đăng xuất khi không thao tác rồi chọn thời gian.

Vỏ bọc email

Vỏ bọc là phần đầu email (logo, tên phòng khám) và chân email (địa chỉ, số điện thoại, email) bọc quanh nội dung mọi email phòng khám gửi khách.

Phòng khám có sẵn năm vỏ bọc dựng sẵn, vỏ đầu tiên là mặc định. Dùng ngay, sửa, xoá hoặc tạo thêm vỏ riêng tuỳ ý.

1. Vào Cài đặt, nhóm Kết nối, mục Email, tab Vỏ bọc email, bấm Thêm vỏ bọc email.
2. Ở khối Chọn mẫu, bấm một trong năm mẫu dựng sẵn (mỗi mẫu một kiểu: thẻ trắng, dải màu tiêu đề, gọn không khung, trang nhã nền kem, hiện đại chân đậm), rồi đặt Tên vỏ bọc.
3. Ở ô Logo, chọn Logo phòng khám (lấy logo trong mục Thương hiệu & Pháp lý), Ảnh khác để tải ảnh riêng cho vỏ này, hoặc Không hiện logo. Phòng khám chưa có logo thì bấm Thêm logo cạnh ô.
4. Sửa nội dung vỏ ở khung soạn. Nút Shortcode chèn thẻ: Nội dung email là chỗ đặt nội dung từng mẫu email (bắt buộc có), các thẻ còn lại lấy thông tin chi nhánh gửi email. Muốn đổi màu, khoảng cách thì chuyển sang chế độ mã.
5. Bấm Xem thử để xem email mẫu, rồi bấm Lưu thay đổi.

Tạo được nhiều vỏ, đúng một vỏ là mặc định: bấm biểu tượng ngôi sao trên dòng để đặt vỏ đó làm mặc định. Mẫu email dùng vỏ mặc định, hoặc chọn vỏ khác, hoặc Không dùng vỏ bọc ở trang sửa mẫu email. Xoá một vỏ thì mẫu email đang chọn vỏ đó dùng vỏ mặc định. Phòng khám chưa tạo vỏ nào thì email dùng vỏ dựng sẵn của phần mềm (mẫu thẻ trắng, kèm logo và thông tin phòng khám).

Thiết kế tem mã vạch

Ở mục Mẫu in, nhóm Kho, tab Tem mã vạch, mỗi thẻ là một mẫu tem kèm hình xem trước, cỡ tem và khổ giấy mặc định. Phần mềm có sẵn các mẫu chuẩn theo cỡ giấy thông dụng. Bấm nút ba chấm trên một mẫu để chọn Thiết kế, Nhân bản, Đặt làm mặc định; mẫu chuẩn đã sửa có thêm Khôi phục mẫu chuẩn, và mẫu nào cũng có Xoá mẫu (phải còn ít nhất một mẫu). Mẫu chuẩn đã xoá hiện lại bằng nút Khôi phục mẫu chuẩn đã xoá trong ô Thêm mẫu tem. Kéo thả thẻ để đổi vị trí hiển thị, thứ tự này cũng là thứ tự trong hộp chọn mẫu khi in tem. Bấm Thêm mẫu tem để tạo mẫu mới.

Trang thiết kế có ba cột:

1. Cột trái, mục Thêm khối: bấm Mã vạch, Mã QR, Chữ tự gõ, Đường kẻ hoặc Khung để thêm vào tem; bấm Thông tin hàng hoá để chọn thêm tên, giá bán, số lô, hạn dùng và các thông tin khác của hàng hoá.
2. Ở giữa: con tem theo tỷ lệ thật. Kéo khối để dời, kéo ô vuông ở góc để đổi cỡ, bấm phím Delete để xoá khối đang chọn.
3. Cột phải: thuộc tính của khối đang chọn (cỡ chữ, canh lề, chữ đậm, nghiêng, gạch chân, vị trí và cỡ). Không chọn khối nào thì cột này là cỡ tem và khổ giấy mặc định (giấy cuộn mấy tem một hàng, hoặc tờ rời). Đơn vị đo đổi được giữa mm và inch.

Phần mềm nhắc khi mã vạch quá hẹp hoặc chữ bị cắt. Bấm Lưu mẫu tem để lưu; mẫu đã lưu hiện ngay trong hộp In tem mã vạch.

Kết nối hoá đơn điện tử

Mở chi nhánh, tab Hoá đơn điện tử, chọn Nhà cung cấp T-VAN. Ngay dưới tiêu đề có khối lưu ý riêng của nhà cung cấp đang chọn. Nhập Mã số thuế, mẫu số, ký hiệu, Tài khoản kết nối rồi bấm Lưu cấu hình.

Ô Loại hoá đơn đi theo Loại hình kinh doanh ở mục Thương hiệu: hộ kinh doanh xuất hoá đơn bán hàng, doanh nghiệp xuất hoá đơn giá trị gia tăng, ô khoá lại. Chưa chọn loại hình kinh doanh thì chọn tay ở ô này.

Viettel vInvoice

• Phòng khám cần mua chứng thư số HSM và gói hoá đơn của Viettel, và đã được cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử. Chứng thư số USB token và Cloud CA chưa dùng được.
• Bật tự động gửi cơ quan thuế trên trang vInvoice. Chưa bật thì huỷ và thay thế hoá đơn qua phần mềm sẽ báo hoá đơn gốc chưa được cơ quan thuế chấp nhận. Đã bật thì chờ khoảng 20 giây sau khi xuất là huỷ được.
• Dùng mẫu hoá đơn thuế dòng. Mẫu thuế tổng chưa hỗ trợ.
• Mẫu số và ký hiệu nhập đúng như đã đăng ký trên trang vInvoice, ví dụ 1/15487 và C26TDF. Tài khoản kết nối là tài khoản đăng nhập vInvoice, nhập dạng tên đăng nhập:mật khẩu.

FPT.eINVOICE

• Tài khoản kết nối do FPT cấp, nhập dạng tên đăng nhập:mật khẩu.
• Mẫu số và ký hiệu nhập đúng như đã đăng ký với FPT.
• Ô Kiểu điều chỉnh hoá đơn chọn đúng theo FPT đã cấu hình cho tài khoản. Chọn sai thì lúc huỷ hoá đơn sẽ báo lỗi.

BKAV eHoadon

• Phòng khám cần chứng thư số HSM của BKAV để phần mềm tự ký hoá đơn. Chứng thư số USB token không ký qua phần mềm được.
• Tài khoản kết nối là PartnerGUID và PartnerToken do BKAV cấp, nhập dạng PartnerGUID:PartnerToken (dán nguyên chuỗi Token, kể cả dấu hai chấm ở giữa).
• Mẫu số và ký hiệu nhập đúng như đã phát hành dải số trên trang Bkav eHoadon, ví dụ 1 và C26TYY.

VNPT Invoice chưa hỗ trợ. Huỷ một hoá đơn điện tử đã xuất là lập hoá đơn điều chỉnh giảm toàn bộ: trên cổng thuế vẫn còn hai tờ, cộng lại bằng 0.

Lời chúc sinh nhật và ngày lễ

Vào mục Lời chúc nội bộ trong nhóm Phòng khám. Phần Sinh nhật nhân sự có sẵn và đang bật. Phần Ngày lễ có sẵn các ngày lễ lớn trong năm (Tết Dương lịch, Tết Nguyên đán, Ngày Thầy thuốc Việt Nam, Quốc tế Phụ nữ, Giỗ Tổ Hùng Vương, 30/4, 1/5, 1/6, Quốc khánh, Tết Trung thu, Ngày Phụ nữ Việt Nam, Giáng sinh), tất cả đang tắt.

• Bật công tắc cuối dòng để gửi lời chúc vào ngày đó. Tới giờ gửi, mọi nhân sự có tài khoản đăng nhập nhận lời chúc trên biểu tượng chuông và trên ứng dụng điện thoại. Thông báo trên điện thoại kèm một ảnh minh hoạ theo mẫu giao diện, dịp có thiết kế riêng kèm ảnh thì dùng ảnh đó.
• Khối Sắp tới ở đầu trang hiện các ngày lễ đang bật gần nhất kèm số ngày còn lại. Ảnh nhỏ đầu mỗi dòng là màn hình chúc mừng của dịp đó.
• Bấm biểu tượng bút trên dòng (hoặc bấm một dịp ở khối Sắp tới) để mở trang sửa dịp. Bên trái là các ô nhập, bên phải là khung Xem trước đổi ngay khi bạn gõ, kèm dòng chữ hiện trên chuông thông báo. Bấm Lưu thay đổi ở góc trên hoặc cuối trang, phần mềm quay về danh sách.
• Khối Lịch gửi sửa tên dịp, Giờ gửi, ngày (ngày lễ) và kênh Gửi thêm qua Zalo, email. Khối Lời chúc sửa tiêu đề và nội dung; bấm Chèn thông tin ở hàng nhãn của ô để chèn chữ phần mềm tự điền cho từng người. Trong ô, chữ đó hiện trong ngoặc vuông, ví dụ [Tên người nhận], [Tên phòng khám].
• Ngày lễ theo âm lịch (Tết Nguyên đán, Giỗ Tổ, Trung thu) khai một lần, phần mềm tự đổi ra ngày dương mỗi năm. Dòng của dịp hiện ngày gửi lần tới.
• Mỗi bản lời chúc (chung, nữ, nam, người sinh nhật, đồng nghiệp) chọn ở dải tab trong khối Lời chúc; dòng Người nhận ngay dưới cho biết ai nhận bản đó. Tiêu đề, nội dung và phần Màn hình chúc mừng trong khối và khung xem trước bên phải đều theo bản đang chọn. Bấm lưu khi một bản còn thiếu tiêu đề thì phần mềm mở bản đó và báo ngay dưới ô.
• Phần Màn hình chúc mừng (cuối khối Lời chúc) có hai tab. Theo mẫu: chọn một mẫu giao diện (Pháo giấy, Hoa, Tết, Trăng rằm...), mẫu dùng chung cho mọi bản chưa có thiết kế riêng. Thiết kế riêng: chỉ áp cho bản đang chọn; bấm Mở bàn thiết kế để chuyển sang bàn thiết kế rộng hết màn hình. Bấm Chữ ở cột trái là chèn ngay một khối chữ. Hình mở danh sách hình trang trí, gõ vào ô tìm (ví dụ bánh kem, hoa, cúp) để lọc. Hình, Ảnh, Người mở danh sách (bấm lại hoặc bấm ra ngoài để đóng): kéo một mục thả vào khung hoặc bấm để thêm, kéo ảnh từ máy tính thả thẳng vào khung cũng được. Cuối cột phải là bảng Khối nội dung liệt kê mọi khối: kéo để đổi thứ tự trên dưới, bấm con mắt để ẩn, bấm thùng rác để xoá. Kéo khối để đặt chỗ, kéo chấm ở góc để đổi cỡ, bấm đúp vào khối chữ để sửa ở ô Nội dung. Khối ảnh người giữ đúng tỷ lệ khi kéo góc, ảnh là ảnh đại diện thật của nhân sự. Nút Hoàn tác và Làm lại ở góc phải đầu khung (hoặc Ctrl Z, Ctrl Y). Trên máy tính, bàn thiết kế vừa một màn hình; kéo vạch giữa khung và cột phải để đổi bề ngang cột, kéo vạch trên bảng Khối nội dung để đổi chiều cao bảng. Cột phải chỉnh khối đang chọn, phần Căn trong khung nằm cuối cột; không chọn khối nào thì bấm Đổi nền để mở danh sách nền, và nhập Rộng, Cao ở Kích thước khung (hoặc chọn nhanh khung dọc, vuông, điện thoại, ngang); đổi kích thước thì các khối giữ nguyên cỡ và dời chỗ theo khung. Với khối chữ, thanh trên ô Nội dung gom kiểu chữ, cỡ chữ, màu chữ, in đậm, in nghiêng, gạch chân, canh lề và mục Chèn thẻ trên một hàng, cột hẹp thì phần không đủ chỗ vào nút Thêm công cụ (ba chấm) (chữ phần mềm tự điền: tên người nhận, tên phòng khám...). Ô Nội dung hiện chữ đúng như trên màn hình; đặt con trỏ hay bôi đen chữ nào thì thanh định dạng hiện kiểu chữ, cỡ, màu của chữ đó. Bôi đen một đoạn rồi chọn kiểu chữ, cỡ chữ, màu, in đậm, in nghiêng, gạch chân thì chỉ đoạn đó đổi, không bôi đen thì cả khối đổi. Định dạng chỉ hiện trên màn hình chúc mừng; chuông, thông báo đẩy, tin Zalo và email gửi chữ trơn. Bấm Huỷ để bỏ phần vừa thiết kế và về trang sửa dịp, bấm Lưu thay đổi để lưu. Mẫu sinh nhật có sẵn ảnh đại diện người sinh nhật. Hiệu ứng (hình rơi khắp màn hình) chọn ngay cạnh ảnh nhỏ của thiết kế. Chuyển lại tab Theo mẫu là bỏ thiết kế riêng khi lưu.
• Bấm nút toàn màn hình cạnh khung Xem trước để xem đúng màn hình nhân sự sẽ thấy. Tới giờ gửi, nhân sự mở phần mềm thấy màn hình chúc mừng một lần cho mỗi dịp; đã đóng thì không hiện lại, kể cả khi đổi máy.
• Bật Tách bản nam, nữ ở góc khối Lời chúc để soạn lời chúc riêng. Ngày 8/3 và 20/10 có sẵn lời chúc cho nữ và lời nhắc gửi lời chúc cho nam. Giới tính khai ở hồ sơ nhân sự, người chưa khai nhận bản chung.
• Khối Gửi thêm gửi lời chúc qua Zalo hoặc Email, theo số điện thoại và email trong hồ sơ nhân sự. Sinh nhật gửi cho người sinh nhật, ngày lễ gửi cho mọi nhân sự đang làm, kể cả người không đăng nhập phần mềm. Zalo đi từ tài khoản Zalo cá nhân chính của phòng khám, email đi từ máy chủ email của phòng khám (Cài đặt, Kết nối, Email). Kênh chưa kết nối thì công tắc bị khoá. Người không dùng Zalo hoặc chưa khai email thì chỉ nhận trong phần mềm.
• Nút Thêm dịp tạo dịp riêng của phòng khám, ví dụ ngày thành lập. Dịp tự thêm xoá được, dịp có sẵn đã sửa thì mở trang sửa của dịp đó, bấm Khôi phục mặc định ở góc phải để lấy lại lời chúc ban đầu.

Đặt mẫu mã chứng từ

Vào mục Mã chứng từ trong nhóm Hệ thống. Bảng liệt kê mọi loại mã phần mềm tự cấp (khách hàng, phiếu khám, hoá đơn, phiếu kho, nhân sự...), kèm mã kế tiếp sẽ cấp. Cột Mẫu mã ghi Mặc định cho loại mã chưa chỉnh và Tự đặt cho loại mã phòng khám đã đặt mẫu riêng.

Bấm một dòng, hoặc bấm nút Cấu hình (hình bánh răng) ở cuối dòng, để mở hộp sửa:

1. Các đoạn của mã: kéo để đổi thứ tự, bấm dấu X để bỏ, bấm các nút bên dưới để thêm đoạn. Có bảy loại đoạn: Chữ cố định (tối đa 6 chữ không dấu hoặc số), Mã chi nhánh (chỉ có ở chứng từ lập theo chi nhánh), Năm (2 hoặc 4 số), Tháng, Ngày, Số chạy (3 đến 10 chữ số) và Số kiểm tra.
2. Dấu nối giữa các đoạn: Gạch nối, Dấu chấm hoặc Viết liền.
3. Kỳ đặt lại số chạy: Không đặt lại, Mỗi năm, Mỗi tháng hoặc Mỗi ngày. Đặt lại theo kỳ nào thì mã phải có đoạn của kỳ đó, ví dụ đặt lại mỗi tháng thì mã phải có cả đoạn năm và đoạn tháng. Thiếu thì hộp báo ngay và không lưu được.
4. Xem trước: ba mã kế tiếp và mã đầu tiên của kỳ sau, đổi ngay khi bạn sửa mẫu.
5. Số tiếp theo: gõ số muốn mã kế tiếp mang. Chỉ tăng được, không giảm được. Chứng từ lập theo chi nhánh thì chọn chi nhánh trước.
6. Bấm Lưu. Muốn quay về mẫu của phần mềm thì bấm Khôi phục mặc định.

Mẫu mới chỉ áp cho mã cấp sau khi lưu. Mã đã cấp giữ nguyên, kể cả trên chứng từ đã in.

Mã có đoạn Mã chi nhánh thì số chạy đếm riêng từng chi nhánh. Bỏ đoạn đó thì đếm chung cả phòng khám.

Mã Hàng hoá và mã Dịch vụ cũng tự cấp theo số chạy như các loại khác. Ở trang tạo hàng hoá, ô Mã hàng hoá để trống và ghi Tự cấp khi lưu: mã được cấp lúc bấm lưu, nên mở trang rồi bỏ dở không làm mất số. Người dùng vẫn gõ được mã khác. Mã hàng hoá khác mã vạch: mã vạch có ô riêng, quét từ bao bì hoặc bấm Tạo mã vạch.

Số kiểm tra là một chữ số ở cuối mã, tính từ phần còn lại của mã. Khi ai đó gõ nhầm một ký tự hoặc đảo hai ký tự cạnh nhau, số kiểm tra không còn khớp.

Xem và dọn dung lượng lưu trữ

Vào mục Dung lượng lưu trữ trong nhóm Hệ thống, hoặc bấm nút hạn mức trên thanh tiêu đề rồi bấm dòng Dung lượng lưu trữ. Mặc định chỉ chủ phòng khám và quản lý thấy mục này.

• Đầu trang là dung lượng đã dùng so với hạn mức của gói, chia thành Tệp và ảnh, Ảnh nhỏ và Dữ liệu hồ sơ. Dữ liệu hồ sơ đo lại mỗi ngày và không dọn ở đây được.
• Dọn nhanh gồm tệp đã bỏ hoặc tạo lại được: Tệp đã xoá còn chiếm chỗ, Lượt tải lên bỏ dở và Bản xuất PDF tạo lại được. Bấm Dọn rồi xác nhận, phần mềm xoá hẳn tệp khỏi kho và trả lại dung lượng ngay. Tệp đã dọn không khôi phục được.
• Theo nguồn cho biết tệp nằm ở đâu nhiều nhất (tin nhắn khách, kết quả cận lâm sàng, ghi âm...). Tệp mới theo tháng cho biết mỗi tháng phòng khám tải lên thêm bao nhiêu.

Tab Dọn dẹp liệt kê từng tệp, sắp tệp lớn nhất lên đầu. Bấm Lọc để chọn ngày tải lên, nguồn, kiểu tệp (video, ảnh, PDF...), cỡ tệp và tình trạng (không gắn phiếu khám, gắn phiếu khám đang mở, thuộc phiếu khám đã chốt). Cột Nằm ở dẫn tới phiếu khám hoặc hội thoại có tệp đó. Tích chọn các tệp rồi bấm Xoá, hoặc tích hết trang rồi bấm Chọn cả (số tệp khớp tìm kiếm và bộ lọc) để chọn mọi trang. Tệp xoá vào Thùng rác, vẫn chiếm dung lượng và khôi phục được trong 7 ngày.

Không xoá được ở đây: tệp thuộc phiếu khám đã chốt (là hồ sơ bệnh án), chứng từ (phiếu đồng ý, hoá đơn điện tử, chứng từ khoản chi), ảnh đại diện và chữ ký đang dùng, và tệp của Tài liệu, Nhân sự, Thiết bị (dọn ở màn của chính phần đó). Dấu thông tin ở cột Xoá được cho biết lý do.

Tab Tải về tải tệp về máy thành tệp .zip. Mặc định chỉ chủ phòng khám và quản lý có quyền này.

1. Chọn tệp: bấm một nhóm có sẵn (Tất cả tệp, Cũ hơn 1 năm, Ảnh và video, Hồ sơ khám, Tin nhắn khách) hoặc tự chọn nguồn, kiểu tệp, khoảng ngày tải lên. Tích Chỉ tải tệp xoá được sau đó khi bạn tải về để giải phóng dung lượng.
2. Cách chia thư mục: Theo khách hàng (mỗi khách một thư mục mang tên và mã khách, trong đó chia theo phiếu khám), Theo nguồn tệp hoặc Theo tháng tải lên. Tên tệp có ngày tải lên ở đầu.
3. Xem số tệp, dung lượng, ví dụ thư mục trong tệp nén, rồi bấm Chuẩn bị bản tải. Lượt tải lớn được chia thành nhiều phần (mỗi phần tối đa 1 GB), bấm Tải về lần lượt từng phần: xong phần này rồi mới tải phần kế tiếp. Mỗi người tải một phần một lúc, cả phòng khám tối đa hai lượt cùng lúc để phần mềm không chậm đi. Phần nào rớt mạng hiện Chưa tải xong, bấm Tải lại để tải lại phần đó.

Giải nén các phần vào cùng một chỗ, rồi mở tệp Danh sách tệp bằng trình duyệt: gõ tên khách, mã phiếu khám hoặc tên tệp để tìm, bấm tên tệp để mở. Có kèm bản .csv để mở bằng Excel. Tệp của Tài liệu nội bộ, Đào tạo, Tuyển dụng không có trong bản tải (tải ở màn của chính phần đó).

Tải xong, phần mềm hỏi bạn có muốn xoá vĩnh viễn các tệp vừa tải để trả lại dung lượng. Xoá vĩnh viễn không qua thùng rác và không khôi phục được, nên hãy mở bản tải về kiểm tra trước rồi tích Tôi đã mở bản tải về và thấy đủ tệp. Chứng từ, tệp thuộc phiếu khám đã chốt và ảnh đang dùng luôn được giữ lại. Ở tab Dọn dẹp, tích chọn tệp rồi bấm Tải về để tải đúng các tệp đó.

Mỗi lượt tải nằm ở Lượt tải gần đây trong 7 ngày: trong hạn tải lại được và xoá được các tệp đã tải.

Tab Thùng rác có Khôi phục (chỉ tệp xoá ở trang này) và Dọn hẳn để trả lại dung lượng ngay. Xoá ghi âm ca khám chỉ xoá âm thanh, bản chữ vẫn còn.

Tab Tự dọn cho phòng khám đặt luật để phần mềm tự đưa tệp cũ vào thùng rác mỗi ngày, ví dụ video trong tin nhắn khách tải lên quá 180 ngày. Bấm Thêm luật, chọn nguồn, kiểu tệp và số ngày, rồi bấm Lưu thay đổi. Mỗi luật cho biết lúc này có bao nhiêu tệp khớp. Mặc định không có luật nào nên phần mềm không tự xoá gì. Kết quả cận lâm sàng, tệp máy cận lâm sàng và ảnh nhật ký chăm sóc chỉ lấy tệp không gắn phiếu khám.

Tab Nén tệp chọn nén hay giữ nguyên tệp tải lên, riêng cho từng nơi dùng (phiếu khám, máy cận lâm sàng, chat, chiến dịch, ghi âm, tài liệu, công việc, đào tạo, tuyển dụng) và từng loại ảnh, video, âm thanh, PDF. Mặc định mọi loại đều nén, riêng ảnh trong phiếu khám và kết quả cận lâm sàng giữ nguyên bản vì ảnh chẩn đoán nén sẽ mất một ít chi tiết. Đổi công tắc rồi bấm Lưu thay đổi. Thay đổi chỉ áp cho tệp tải lên sau đó, và bản gốc của tệp đã nén không lấy lại được. Video và âm thanh nén ở nền nên tệp vẫn xem được ngay sau khi tải lên. Chữ ký, bản scan phiếu đồng ý, chứng từ, Word, Excel, PowerPoint, tệp nén luôn giữ nguyên. Vị trí GPS trong ảnh luôn được xoá dù nén hay không. Chỉ chủ phòng khám và quản lý đổi được.

Công tắc Tự động nén ô chưa tích dưới bảng dùng cho phần muốn giữ nguyên bản một thời gian rồi mới nén: đặt số ngày, tệp ở các ô chưa tích quá số ngày đó sẽ tự nén ở nền, kể cả tệp đã tải lên từ trước và tệp trong hồ sơ đã chốt hoặc đã ký số. Khi bấm Lưu thay đổi, phần mềm báo số tệp và dung lượng sắp được nén để bạn xác nhận, vì bản gốc của tệp đã nén không lấy lại được. PDF có chữ ký số trong tệp luôn giữ nguyên.

Tệp xoá ở các màn khác vẫn chiếm dung lượng cho tới khi được dọn hẳn. Phần mềm tự dọn tệp đã xoá quá 7 ngày và lượt tải lên bỏ dở quá 24 giờ mỗi ngày. Trong tin nhắn, ảnh hoặc tệp đã dọn hiện dòng Tệp đã xoá để giải phóng dung lượng.

Câu hỏi thường gặp