Tự tạo ô trên trang Tổng quan

Mở màn tạo ô

1. Ở trang Tổng quan, bấm nút tuỳ biến rồi chọn Kéo thả bố cục.
2. Bấm Thêm ô, mở tab Ô tự tạo.
3. Bấm Tạo ô.

Cần quyền Tự tạo ô Tổng quan. Mặc định Chủ phòng khám và Quản lý có quyền này, chủ phòng khám cấp thêm cho nhóm khác ở màn Phân quyền.

Nhờ Trợ lý AVENIX AI thiết kế ô

Phòng khám đã bật Trợ lý AI thì thanh tiêu đề màn tạo ô có nút Trợ lý AVENIX AI. Bấm vào là khung trao đổi mở thay chỗ phần chọn dữ liệu, khung xem trước vẫn ở bên phải.

1. Gõ điều muốn xem, ví dụ doanh thu tháng này chia theo khách Việt Nam, Việt Kiều, nước ngoài.
2. Trợ lý trình bày ô sẽ dựng: nguồn, cách đo, cách chia, nhóm, điều kiện, loại biểu đồ, và hỏi thêm nếu cần. Lượt này không trừ điểm.
3. Đúng ý thì bấm Xác nhận tạo mới (ô đang sửa là Xác nhận chỉnh sửa). Trợ lý điền bản nháp vào các ô, chưa lưu gì.
4. Xem số ở khung xem trước, bấm nút thu gọn ở góc khung trao đổi để xem lại phần chọn dữ liệu, rồi tự bấm Tạo ô hoặc Lưu thay đổi.

Nút Hoàn tác đưa ô về bản trước lượt trợ lý điền. Các cuộc trao đổi được giữ lại, mở ở nút Lịch sử trao đổi; ô đang tạo mới thì chỉ bạn thấy cuộc trao đổi của mình.

Chọn dữ liệu

• Nguồn dữ liệu: Cơ hội, Khách hàng, Hoá đơn, Phiếu thu, Chi phí, Cuộc gọi, Lịch hẹn, Phiếu khám, Công việc, Tin nhắn, Nhập xuất kho, Chấm công, Số liệu quảng cáo, Tin chiến dịch, Dịch vụ trong kế hoạch, Phiếu khám có kế hoạch và các nguồn riêng của chuyên khoa. Chỉ hiện nguồn bạn được xem và gói đang có.
• Đo: đếm số lượng, đếm số khách, cộng tổng, tính trung bình của một trường, Tỷ lệ, hoặc Trung bình mỗi khách.
• Chia theo: không chia, theo thời gian, theo một trường, hoặc theo nhóm tự đặt. Chia thêm theo là cách chia thứ hai.
• Tính theo ngày: ô theo kỳ thì chọn ngày dùng để tính kỳ. Khách hàng có thể chọn toàn bộ dữ liệu, không theo kỳ.
• Điều kiện: chỉ tính những bản ghi khớp điều kiện.

Muốn xem doanh thu theo nhóm khách thì chọn nguồn Phiếu thu, vì tổng chi tiêu trên hồ sơ khách là cả đời, không theo kỳ. Số của Phiếu thu khớp với Báo cáo doanh thu, hoá đơn không gắn hồ sơ nằm ở nhóm Khách lẻ.

Hoá đơn, Phiếu thu, Lịch hẹn, Phiếu khám chia được theo trường của khách như quốc gia, nguồn khách, thẻ, nhóm tự đặt. Cơ hội chia và lọc được theo trường tuỳ chỉnh của hồ sơ khách đã gắn (tên trường kèm chữ của khách), cơ hội chưa gắn hồ sơ nằm ở nhóm Chưa có. Chi phí và Cuộc gọi không gắn với khách nên không chia theo cách đó.

Tin nhắn chỉ đếm số tin, không đọc nội dung, cần quyền xem mọi hội thoại. Nhập xuất kho cộng số lượng theo đơn vị cơ bản của từng mặt hàng, nên chia theo Mặt hàng khi cộng số lượng. Chấm công chỉ tính số giờ của lượt đã ra ca. Tin chiến dịch đếm từng tin đã gửi, dùng Tỷ lệ với phần được tính Đã mở để ra tỷ lệ mở. Số liệu quảng cáo chỉ tính tài khoản tính bằng đồng, theo đúng nền tảng và tài khoản bạn được xem; chi phí cần quyền xem tiền quảng cáo.

Dịch vụ trong kế hoạch là từng dịch vụ có mốc thời gian trong kế hoạch điều trị của phiếu khám, Phiếu khám có kế hoạch là mỗi phiếu khám có ít nhất một dịch vụ như vậy. Dịch vụ Chưa chốt là dịch vụ của kế hoạch chưa bấm Chốt kế hoạch, hoặc bị bỏ tích lúc chốt. Đã chốt mà chưa thu tiền vẫn tính là đã chốt. Chỉ tính kế hoạch đang mở của phiếu khám, các kế hoạch A, B, C khách chưa chọn thì không tính. Phiếu khám đã huỷ không tính. Giá trị dịch vụ tính theo đơn giá và giảm giá của dòng, chưa trừ ưu đãi tự động và chưa cộng thuế, cần quyền xem báo cáo tài chính.

Ví dụ tỷ lệ phiếu khám còn dịch vụ chưa chốt: nguồn Phiếu khám có kế hoạch, đo Tỷ lệ, phần được tính Còn dịch vụ chưa chốt. Chia theo Trạng thái chốt để xem số phiếu khám đã chốt hết, chốt một phần, chưa chốt.

Hoá đơn, Lịch hẹn, Phiếu khám, Công việc mặc định bỏ bản ghi đã huỷ. Muốn thấy bản ghi đã huỷ thì chia theo Trạng thái hoặc thêm điều kiện theo trạng thái. Chi phí luôn bỏ khoản đã huỷ. Phiếu khám chỉ tính lượt khám, không tính lượt kê đơn tại quầy.

Tỷ lệ và trung bình mỗi khách

Chọn Tỷ lệ ở ô Đo rồi đặt điều kiện ở ô Phần được tính. Ô ra phần trăm bản ghi khớp phần đó trên mọi bản ghi khớp Điều kiện ở trên. Ví dụ:

1. Tỷ lệ chốt: nguồn Cơ hội, phần được tính là giai đoạn thành công.
2. Tỷ lệ đến hẹn: nguồn Lịch hẹn, phần được tính là trạng thái hoàn tất. Lịch đã huỷ không nằm trong mẫu số, trừ khi bạn đặt điều kiện theo trạng thái ở ô Điều kiện.

Trung bình mỗi khách cộng một trường rồi chia cho số khách, ví dụ doanh thu trên mỗi khách của nguồn Phiếu thu. Khách lẻ không có hồ sơ không tính vào cả tiền lẫn số khách.

Hai cách đo này không cộng thành tổng, nên không có dạng Tròn và Cột chồng, và không mở danh sách khi bấm số.

Bảng nhiều chỉ số

Khi chia theo đúng một cách, bấm Thêm chỉ số ở ô Chỉ số thêm để thêm cột vào bảng, tối đa bốn cột thêm. Mỗi cột chọn cách đo riêng, trường tính riêng và đặt tên cột được. Ví dụ theo nguồn khách: cột doanh thu, cột số khách, cột doanh thu mỗi khách.

Các cột dùng chung nguồn, kỳ, Điều kiện và cách chia với chỉ số chính. Ô có chỉ số thêm chỉ hiện dạng Bảng. Bấm số chỉ mở danh sách ở cột của chỉ số chính.

Nhóm tự đặt

Chọn Nhóm tự đặt ở ô Chia theo để tự chia khách thành các nhóm có tên riêng. Mỗi nhóm có một điều kiện. Phần mềm xét từ trên xuống, bản ghi vào nhóm đầu tiên khớp, phần còn lại vào dòng cuối, nên tổng các nhóm luôn bằng tổng thật.

Ví dụ thống kê khách Việt Kiều, nước ngoài, Việt Nam:

1. Nhóm Việt Kiều: điều kiện thẻ khách hàng là một trong các thẻ phòng khám đang dùng cho khách Việt Kiều. Chọn được nhiều thẻ trong một điều kiện.
2. Nhóm Nước ngoài: điều kiện quốc gia không phải Việt Nam.
3. Dòng còn lại đặt tên là Việt Nam.

Khách quên gắn thẻ sẽ rơi sang nhóm khác mà không có cảnh báo, nên độ đúng của nhóm theo thẻ phụ thuộc vào việc gắn thẻ. Muốn tự động thì chọn Khi khách tên Việt ở nước ngoài ở ô Tự gắn khi của thẻ.

Chọn cách hiển thị

• Loại biểu đồ: loại không hợp với cách chia đang chọn bị khoá, rê chuột vào để đọc lý do.
• Số dòng mỗi trang: chỉ có ở dạng Bảng, chọn 10, 20, 50 dòng hoặc Tất cả. Dạng bảng hiện đủ mọi nhóm, không gộp vào Khác.
• Tiêu đề: phần mềm gợi sẵn, bạn sửa được. Đừng ghi thời gian vào tiêu đề, kỳ đã hiện ngay dưới tên ô.
• Mục tiêu: có ở dạng Số, Đường, Cột. Dạng Số hiện thanh tiến độ tới mục tiêu, dạng Đường và Cột hiện vạch ngang. Mục tiêu cùng đơn vị với cách đo và áp cho cả kỳ đang xem, để trống là không có.
• Số nhóm hiện: có ở các dạng biểu đồ, nhóm nhỏ hơn gộp vào Khác. Riêng khi đo số khách, trung bình, hoặc chia theo thẻ thì một khách nằm ở nhiều nhóm, nên nhóm nhỏ bị bỏ bớt và ô ghi chú lại.

Khung bên phải là bản xem trước bằng số thật của 30 ngày gần nhất. Bấm Tạo ô thì ô nằm ngay trên Tổng quan, sau đó bấm Lưu để giữ bố cục.

Chia sẻ ô cho người khác

Người có quyền Chia sẻ ô Tổng quan thấy ô Ai dùng được ô này ở màn tạo ô, chọn Chỉ mình tôi, Nhóm quyền hoặc Cả phòng khám. Mặc định chỉ Chủ phòng khám và Quản lý có quyền này.

Chia sẻ xong ô chưa tự hiện trên Tổng quan của người khác. Họ mở tab Ô tự tạo rồi bật ô lên. Chỉ người tạo và người có quyền chia sẻ mới sửa, xoá được ô dùng chung.

Ai thấy số gì

Số trên ô luôn tính theo quyền của người đang xem. Ai thiếu quyền xem dữ liệu của ô thì không thấy ô đó. Nhóm quyền bị giới hạn thời gian xem thu chi thì ô Chi phí chỉ tính các khoản trong khoảng được xem.

Bấm số để xem danh sách

Số có màu chủ đạo trên bảng, số lớn của ô một số và cột, lát của biểu đồ mở thẳng danh sách đã lọc đúng các bản ghi đó, theo đúng kỳ ô đang hiện.

Doanh thu chia theo quốc gia, nguồn khách, giới tính, thẻ hoặc nhóm tự đặt theo các trường đó mở Sổ phiếu thu đã lọc; nhóm Khách lẻ không có link. Số không mở được khi danh sách không lọc được đúng tập đó, ví dụ doanh thu chia theo trường tuỳ chỉnh của khách, nhóm Khác, số khách phân biệt, tỷ lệ, hoặc ô Lịch hẹn, Chẩn đoán. Cần có quyền xem danh sách đó.

Nhờ Trợ lý AVENIX AI phân tích ô

Bấm biểu tượng trợ lý ở đầu ô. Trợ lý đọc đúng số ô đang hiện, theo kỳ và chi nhánh đang chọn, rồi nhận xét nhóm nổi bật, điểm bất thường và việc nên làm. Mỗi lượt hỏi trừ điểm AI như một câu hỏi số liệu.

Sửa hoặc xoá ô

Bấm biểu tượng bút trên ô, hoặc mở tab Ô tự tạo để bật tắt, sửa, xoá. Ô hiện Cần sửa lại khi một trường nó dùng đã bị tắt.

Câu hỏi thường gặp