Phân quyền và vai trò hệ thống

Hệ thống phân quyền (RBAC) giúp chủ phòng khám kiểm soát chặt chẽ những tính năng và dữ liệu mà từng vị trí nhân sự được phép tiếp cận: từ tiếp đón, khám chữa bệnh, thu ngân đến quản lý kho và tài chính.

Để xem hướng dẫn tạo tài khoản nhân viên, đổi mật khẩu và phân chi nhánh làm việc, bạn xem bài viết Quản lý người dùng và tài khoản nhân sự.

Danh sách nhóm quyền hệ thống

Vào menu Nhân sự, chọn Phân quyền (đường dẫn /settings/roles).

Hệ thống phân loại hai loại nhóm quyền:

• Nhóm quyền hệ thống: bao gồm các vai trò dựng sẵn theo chuẩn hành nghề phòng khám như Chủ phòng khám, Quản lý, Bác sĩ, Lễ tân, Phụ tá. Các nhóm này được thiết lập sẵn bộ quyền tối ưu và khóa cố định để đảm bảo an toàn vận hành.
• Nhóm quyền tùy biến: khi phòng khám có vị trí công việc đặc thù (ví dụ: Nhân viên trực tổng đài chỉ được xem lịch hẹn, hoặc Kế toán nội bộ chỉ phụ trách xuất hóa đơn), bạn có thể bấm Tạo nhóm quyền để tự cấu hình quyền hạn riêng.

Sắp xếp thứ tự nhóm quyền

Ở danh sách Phân quyền, nắm biểu tượng sáu chấm ở cột STT rồi kéo nhóm lên hoặc xuống để đổi thứ tự. Thứ tự lưu ngay khi thả. Thứ tự này cũng là thứ tự các ô người hưởng hoa hồng ở phiếu khám. Đang gõ ô tìm kiếm thì không kéo được, xoá ô tìm để thấy trọn danh sách rồi kéo.

Tính hoa hồng

Ở khối Thông tin nhóm quyền, bật công tắc Tính hoa hồng cho nhóm có nhân sự được hưởng hoa hồng (ví dụ Bác sĩ, Phụ tá, nhóm kinh doanh). Nhóm bật công tắc hiện thành một ô ở phần người hưởng hoa hồng của phiếu khám và một ô ở khối Thêm thông tin của lịch hẹn (trừ nhóm có vai trò Bác sĩ, đã có ô bác sĩ riêng), liệt kê nhân sự thuộc nhóm đó. Chính sách hoa hồng cũng cài theo nhóm. Kéo biểu tượng sáu chấm ở đầu dòng để đổi thứ tự nhóm: các ô hoa hồng hiện theo đúng thứ tự này. Cột Tính hoa hồng ở danh sách cũng là công tắc, bật tắt ngay tại đó không cần mở nhóm. Phòng khám mới có sẵn Bác sĩ và Phụ tá đã bật. Chọn xong bấm Lưu thay đổi.

Nhóm quyền mẫu

Ngoài các nhóm có sẵn, phần mềm soạn sẵn bộ quyền cho các vị trí phòng khám hay có. Bấm Nhóm quyền mẫu ở góc phải màn Phân quyền, chọn nhóm cần dùng rồi bấm Thêm. Nhóm vừa thêm hiện ngay trong danh sách, bạn gán nhóm đó cho nhân sự ở màn Nhân viên.

• Quản lý vận hành: điều hành công việc hằng ngày như Quản lý, nhưng không xem báo cáo doanh thu, lãi lỗ, chi phí, công nợ nhà cung cấp và không sửa phân quyền.
• Thu ngân: lập đơn, thu tiền, xuất hoá đơn điện tử, hoàn tiền, mở và chốt ca quỹ, theo dõi thanh toán theo đợt.
• Kế toán: xem mọi báo cáo tài chính, sổ quỹ, công nợ, xuất hoá đơn điện tử, ghi chi phí, quản lý kho (nhập, xuất, kiểm kê, duyệt), xuất dữ liệu kế toán. Không lập đơn và không thu tiền.
• Kinh doanh và chăm sóc khách hàng: nhận khách tiềm năng, chat và gọi điện cho khách, đặt hẹn, gọi nhắc chăm sóc sau khám, chạy chiến dịch, xem kế hoạch điều trị để tư vấn. Chỉ thấy khách tiềm năng và hội thoại được giao cho mình. Nhóm bật sẵn Tính hoa hồng nên nhân sự của nhóm có một ô riêng ở lịch hẹn và ở phần người hưởng hoa hồng của phiếu khám.
• Thủ kho: nhập hàng, xuất dùng, kiểm kê, duyệt phiếu xuất, quản lý hàng hoá và nhà cung cấp.
• Dược sĩ, bán thuốc: quản lý tủ thuốc, soạn toa theo chỉ định, bán thuốc, thu tiền và xuất hoá đơn điện tử ở quầy.
• Kỹ thuật viên xét nghiệm: nhận chỉ định, lập đơn gửi mẫu, nhập kết quả xét nghiệm.

Nhóm mẫu không có quyền ký hồ sơ hay chốt đơn thuốc. Nhóm đã thêm rồi thì nút đổi thành Đã có, bấm vào để mở nhóm đó. Gói nào cũng thêm được nhóm mẫu, tạo nhóm mới và chỉnh từng quyền của mọi nhóm.

Menu bên trái hiện theo việc của từng vị trí. Bác sĩ không thấy menu hàng hoá, kho, tủ thuốc, thiết bị y tế, hoá đơn, sổ quỹ, bảng chấm công của chi nhánh, nhóm Lịch sử (trừ Sổ khám bệnh), Chat và Khách tiềm năng, dù vẫn chọn được thuốc, vật tư trong phiếu khám và vẫn trả lời được hội thoại mình được mời vào. Phụ tá chỉ thấy Phiếu xuất kho và Kiểm kê kho, không thấy Chat và Khách tiềm năng. Lễ tân thấy Đơn labo nhưng không thấy danh mục sản phẩm, nhóm sản phẩm và xưởng labo. Muốn một người quản lý kho thì thêm nhóm mẫu Thủ kho rồi gán cho người đó. Nhóm menu nào chỉ còn một mục thì mục đó hiện thẳng ra ngoài, không phải mở nhóm.

Quyền khách tiềm năng và quyền Chat

Hai dòng này tách nhau, nên bạn phân được người chỉ làm phễu hoặc người chỉ trực chat:

• Khách tiềm năng: Xem mở màn và thấy khách được giao cho mình, Thêm tạo khách tiềm năng, Sửa đổi giai đoạn, số tiền, nguồn, thẻ, ghi chú và gắn hồ sơ khách, Xoá xoá và lấy lại khách tiềm năng. Quyền Xoá mặc định chỉ Chủ phòng khám và Quản lý có.
• Xem của mọi người và Phân công người phụ trách là hai dòng con riêng của khách tiềm năng.
• Chat: đọc và trả lời tin nhắn. Người có quyền khách tiềm năng mà không có Chat: Xem vẫn làm việc với khách tiềm năng, chỉ không thấy nội dung tin nhắn và ghi âm.

Sao chép nhóm quyền

Cần một nhóm gần giống nhóm đang có thì bấm nút ba chấm trên dòng nhóm, chọn Sao chép (trên trang của nhóm cũng có nút Sao chép). Trang tạo nhóm mở ra với các quyền đã tích sẵn, chỉnh vài ô rồi bấm Tạo nhóm quyền. Nhân sự của nhóm cũ không đi theo. Nhóm Chủ phòng khám không sao chép được.

Quyền mặc định của các nhóm hệ thống

Phòng khám tạo mới (kể cả phòng khám dùng thử) có sẵn bốn nhóm: Chủ phòng khám, Bác sĩ, Phụ tá, Lễ tân. Ba nhóm Bác sĩ, Phụ tá, Lễ tân có sẵn đủ mọi quyền như chủ phòng khám, kể cả xem bảng lương và huỷ hoá đơn đã thu tiền, để phòng khám dùng được ngay rồi tự siết lại theo từng vị trí khi triển khai thật. Riêng quyền Ký (chốt hồ sơ bệnh án, chốt toa thuốc, ký cam kết) chỉ có ở Bác sĩ và Chủ phòng khám. Cần thêm vị trí khác thì dùng Nhóm quyền mẫu bên dưới.

Phòng khám tạo từ trước giữ nguyên các nhóm và quyền đang có, cụ thể:

• Lễ tân mở được phiếu khám để khách vào hàng đợi, nhưng không xem được nội dung khám.
• Bác sĩ lập kế hoạch điều trị và chỉ định dịch vụ ngay trong phiếu khám, tự đặt hẹn chăm sóc sau khám cho khách, tự tạo và sửa hồ sơ khách. Bác sĩ không bán hàng, không thu tiền và không xem doanh thu của cả phòng khám.
• Phụ tá ghi sinh hiệu, nhập kết quả, nhập toa giúp bác sĩ (chốt toa vẫn là bác sĩ), xuất dùng vật tư, không thu tiền.
• Bác sĩ, Phụ tá, Lễ tân xem được tài liệu nội bộ ở thư mục để mở.
• Quản lý làm được mọi việc trừ ký hồ sơ, kể cả xem báo cáo tài chính. Nếu không muốn quản lý thấy doanh thu và lãi lỗ, hãy dùng nhóm mẫu Quản lý vận hành.

Màu của nhóm quyền

Ở khối Thông tin nhóm quyền, mục Màu nhóm quyền cho chọn một màu cho nhóm. Tên nhóm hiện bằng màu đó ở danh sách Nhóm quyền, và thẻ tên nhóm ở cột Nhóm quyền của danh sách nhân sự mang màu đó, giúp nhận ra nhanh ai thuộc nhóm nào. Màu không ảnh hưởng tới quyền. Bấm Bỏ màu để thẻ về màu xám. Chọn xong bấm Lưu thay đổi.

Vai trò bác sĩ của nhóm quyền

Ở khối Thông tin nhóm quyền, cạnh công tắc Tính hoa hồng có công tắc Vai trò Bác sĩ. Bật công tắc này thì nhân sự của nhóm hiện ở ô chọn bác sĩ khi đặt lịch hẹn và mở phiếu khám. Vai trò không cấp thêm quyền nào. Nhóm Bác sĩ có sẵn bật công tắc này từ đầu, tắt được như mọi nhóm. Nhóm Chủ phòng khám không sửa được quyền, nhưng vẫn đổi được vai trò. Nhóm này có sẵn vai trò Bác sĩ, vì chủ thường cũng khám bệnh; chủ không khám thì tắt công tắc.

Sửa và xoá nhóm có sẵn

Ở màn Phân quyền, bấm nút ba chấm trên dòng nhóm rồi chọn Sửa để mở trang sửa. Các nhóm phòng khám có sẵn từ đầu (Quản lý, Bác sĩ, Phụ tá, Lễ tân) sửa tên, quyền, vai trò được như nhóm tự tạo. Chủ phòng khám và Quản lý sửa được các nhóm này, tài khoản khác không có mục Sửa và dùng Sao chép nếu cần một nhóm tương tự. Quản lý chỉ đổi được những quyền chính mình có: quyền ký hồ sơ, chốt đơn thuốc của nhóm Bác sĩ không thêm hay gỡ được. Chỉ Chủ phòng khám xoá được nhóm có sẵn, bằng nút Xóa ở trang nhóm. Nhóm còn nhân sự thì phải chuyển nhân sự sang nhóm khác trước khi xoá. Riêng nhóm Chủ phòng khám không xoá được và luôn có toàn quyền, nhưng chủ phòng khám đổi được tên và mô tả của nhóm (ví dụ Giám đốc).

Phụ tá, kinh doanh, lễ tân và các vị trí khác hưởng hoa hồng theo công tắc Tính hoa hồng của nhóm (xem mục trên), không còn theo vai trò.

Giới hạn thời gian xem thu chi

Ở nhóm Tài chính của bảng quyền, dòng Xem thu chi trong (thụt dưới Đơn hàng và hóa đơn) cho chọn Không giới hạn, hoặc nhập một con số kèm đơn vị Ngày, Tháng, Năm (ví dụ 3 tháng). Nhập 1 ngày là chỉ xem hôm nay. Một tháng tính 30 ngày, một năm tính 365 ngày, nhiều nhất 10 năm. Người trong nhóm chỉ xem được sổ quỹ, hoá đơn, đơn hàng và sổ chi phí trong khoảng đó. Đầu mỗi màn có một dòng nhắc để người xem biết vì sao không thấy chứng từ cũ.

• Hoá đơn còn nợ và ca quỹ đang mở vẫn hiện, để thu nốt và đóng ca được.
• Trong phiếu khám, tab thu phí vẫn hiện đủ hoá đơn của phiếu khám đó.
• Giới hạn không áp cho nhóm Chủ phòng khám và nhóm có quyền Quản lý tài chính, vì các nhóm này xem được báo cáo tài chính mọi kỳ.

Quyền Xem sổ quỹ của cả chi nhánh quyết định ai thấy ca quỹ của người khác. Không có quyền này thì người thu tiền chỉ thấy ca do chính mình mở.

Ẩn thông tin liên hệ của khách hàng

Số điện thoại, email, số CCCD, số thẻ bảo hiểm y tế và số nhà của khách hàng có ba mức xem. Ở nhóm Tiếp đón, ngay dưới dòng khách hàng có dòng Thông tin liên hệ với ba nút, chọn một:

• Xem đầy đủ: thấy đầy đủ ở mọi màn hình.
• Bấm để xem: thông tin hiện dạng che, ví dụ 090****567. Bấm biểu tượng con mắt cạnh số điện thoại để xem số thật, ở hồ sơ khách hàng, danh sách khách hàng, đơn hàng, lịch chăm sóc sau khám, chi tiết lịch hẹn, khách tiềm năng và khối Thông tin khách hàng của màn Chat. Mỗi lần bấm được ghi vào Nhật ký hệ thống.
• Luôn che: luôn chỉ thấy dạng che.

Một số điểm cần biết:

• Sau khi cập nhật, mọi nhóm quyền đang xem được khách hàng vẫn thấy đầy đủ như trước. Muốn ẩn với nhóm nào thì chọn Bấm để xem hoặc Luôn che cho nhóm đó.
• Chủ phòng khám luôn thấy đầy đủ.
• Người thấy dạng che vẫn tìm được khách hàng khi nhập đủ số điện thoại.
• Số đang che không có nút gọi và nút sao chép. Bấm xem xong thì gọi và sao chép được.
• Tệp Excel danh sách khách hàng, danh sách lịch chăm sóc sau khám, hóa đơn, đơn hàng và hộp thư đều hiện dạng che với người không có quyền xem đầy đủ.
• Bản in bệnh án, đơn thuốc, hóa đơn và hợp đồng vẫn in đủ thông tin. Lượt in của người thấy dạng che được ghi vào Nhật ký hệ thống.
• Khi sửa hồ sơ, người chỉ thấy dạng che sẽ thấy các ô liên hệ để trống. Ô để trống giữ nguyên giá trị hiện có, nhập giá trị mới để thay.

Cấu trúc bảng phân quyền

Màn phân quyền chia hai cột:

• Cột bên trái: các nhóm quyền (Tiếp đón, Lâm sàng, Tài chính, Kho và thiết bị, Chat đa kênh, Khách tiềm năng, Chăm sóc khách hàng, Hồ sơ và nhật ký, Nhân sự và Cài đặt), kèm số quyền đã cấp trên tổng số quyền của nhóm.
• Cột bên phải: bảng quyền của nhóm đang chọn. Mỗi dòng là một màn hình, mỗi cột là một thao tác:
  • Xem: xem danh sách và thông tin chi tiết.
  • Thêm: tạo mới bản ghi (ví dụ: tạo phiếu nhập, tạo lịch hẹn).
  • Sửa: chỉnh sửa thông tin đã lưu.
  • Xóa: xóa bản ghi hoặc hủy phiếu.
  • Khác: thao tác riêng của màn đó, hiện thành nút có chữ như Duyệt, Ký, Hủy, Quản lý tài chính.

Cách đọc bảng:

• Tích vào ô vuông để cấp quyền, bấm lại để bỏ. Ô để trống nghĩa là màn đó không có thao tác này.
• Màn chưa được cấp quyền nào thì tên hiện mờ, màn đã cấp thì tên đậm.
• Dòng thụt vào ngay dưới một màn là quyền phụ của màn đó, cũng là một ô tích. Ví dụ dưới Công việc có Sửa hạn hoàn thành.
• Bảng chia đoạn theo tiêu đề phụ, ví dụ nhóm Tài chính có Bán hàng và thu tiền, Chi phí và nhà cung cấp, Báo cáo.
• Cuối mỗi nhóm có khối Xuất dữ liệu: mỗi ô tích là một màn được phép tải danh sách ra tệp Excel. Nút Chọn hết ở góc phải khối này tích cả khối.

Kiểm soát quyền xuất file Excel

Để bảo vệ bí mật kinh doanh và danh sách khách hàng, mọi màn hình có nút Xuất Excel đều có một ô tích riêng trong khối Xuất dữ liệu ở cuối nhóm quyền của màn đó.

Ví dụ: bạn có thể cấp cho nhân viên lễ tân quyền xem Sổ quỹ ngày để đối soát cuối ca mà vẫn bỏ tích ô Báo cáo doanh thu trong khối Xuất dữ liệu để nhân viên không thể tải toàn bộ số liệu tài chính về máy tính cá nhân.

Các quyền quan trọng cần lưu ý khi cấp

• Quản lý tài chính (ở dòng Đơn hàng và hóa đơn): đây là quyền tài chính cấp cao, mở toàn bộ báo cáo doanh thu, sổ quỹ và hoa hồng phòng khám. Chỉ nên cấp cho chủ phòng khám và người quản lý tin cậy.
• Ký hồ sơ và chốt đơn thuốc: theo quy định chuyên môn y tế, chỉ nhân sự có chứng chỉ hành nghề (Bác sĩ) mới có thể thực hiện ký duyệt lâm sàng.
• Xóa dữ liệu theo yêu cầu khách: quyền tuân thủ bảo vệ dữ liệu cá nhân, xóa vĩnh viễn thông tin và không thể phục hồi.

Câu hỏi thường gặp