Quản lý người dùng và tài khoản nhân sự

Mỗi nhân viên làm việc tại phòng khám cần có một tài khoản riêng để phần mềm ghi nhận chính xác ai đã thực hiện từng thao tác: tiếp đón khách hàng, tạo hồ sơ, phát thuốc, lập đơn hàng hay thu tiền.

Danh sách nhân viên chỉ tải trang đang xem, chuyển trang ở cuối bảng. Bấm tiêu đề cột để sắp xếp trên cả danh sách. Ba ô Tổng nhân sự, Đang hoạt động, Khóa hoạt động đếm mọi nhân sự khớp ô tìm, không theo bộ lọc trạng thái.

Tạo tài khoản nhân sự mới

1. Ở menu bên trái, mở mục Nhân sự, chọn Nhân viên (đường dẫn /users).
2. Bấm nút Tạo nhân sự ở góc trên bên phải.
3. Điền đầy đủ các thông tin nhân sự trong hộp thoại:
   • Ảnh đại diện: ảnh chân dung của nhân sự để hiển thị trên hệ thống và hồ sơ làm việc; bấm vào ô ảnh để chọn nguồn ảnh: Camera (máy tính có camera, hoặc camera của điện thoại), Chụp ảnh (chỉ trên máy tính, hiện mã QR để chụp bằng điện thoại, chụp xong bấm Gửi ảnh là ảnh hiện ngay trong ô) hoặc Tải ảnh (chọn tệp có sẵn).
   • Họ và tên: họ tên đầy đủ của nhân viên.
   • Ngày sinh: không bắt buộc. Khai ngày sinh để phần mềm nhắc cả phòng khám vào ngày sinh nhật của nhân sự.
   • Giới tính: không bắt buộc. Dùng để gửi đúng lời chúc ngày lễ cho nam và nữ (ví dụ ngày 8/3). Để Chưa khai thì nhân sự nhận lời chúc chung.
   • Số điện thoại và Số Zalo: số liên hệ phục vụ công việc nội bộ và kết nối chăm sóc khách hàng. Số điện thoại Việt Nam cũng dùng được để đăng nhập thay cho email, nên hai nhân sự đang làm việc trong cùng phòng khám không được trùng số. Số Zalo trùng số điện thoại thì bấm biểu tượng điện thoại có mũi tên ở cuối ô Số Zalo để lấy số điện thoại vừa nhập.
   • Email: không bắt buộc. Nhân sự có tài khoản đăng nhập thì đăng nhập được bằng email này và nhận email đặt lại mật khẩu khi quên. Email thông báo hệ thống chỉ gửi cho chủ phòng khám.
   • Nhóm quyền: chọn một hoặc nhiều nhóm (Lễ tân, Bác sĩ, Phụ tá, Quản lý, Chủ phòng khám hoặc nhóm phòng khám tự tạo). Nhân sự kiêm nhiều vị trí thì chọn đủ các nhóm, quyền của nhân sự là tổng quyền của các nhóm đã chọn. Bấm dấu x trên thẻ tên nhóm để bỏ nhóm đó.
   • Chi nhánh làm việc: chọn cơ sở mà nhân sự được phép truy cập dữ liệu và thực hiện ca làm việc.
   • Cấp tài khoản đăng nhập cho nhân sự này: khối cuối form, công tắc mặc định tắt. Để tắt khi nhân sự chỉ cần có tên trong phần mềm (ví dụ phụ tá để chọn người hưởng hoa hồng, xếp lịch) mà không dùng phần mềm; khi tắt, nhân sự không đăng nhập được và không tính vào số tài khoản của gói. Số tài khoản đã dùng trên tổng số gói cho phép hiện ngay cạnh công tắc. Gói đã hết chỗ thì công tắc khoá, nhân sự vẫn tạo được ở dạng chỉ có tên; muốn có chỗ thì gỡ tài khoản đăng nhập của nhân sự không còn dùng phần mềm. Khi bật, điền hai ô:
     • Tên đăng nhập (bắt buộc): tên ngắn gọn dùng để đăng nhập hệ thống, 3 đến 50 ký tự không dấu.
     • Mật khẩu: đặt mật khẩu ban đầu (tối thiểu 8 ký tự), hoặc bấm biểu tượng hai mũi tên xoay vòng ở cuối ô để phần mềm tạo một mật khẩu ngẫu nhiên. Mật khẩu được ẩn, bấm biểu tượng con mắt để xem. Công tắc Không cần đổi lần đầu ở góc phải ô này mặc định bật: nhân sự dùng luôn mật khẩu bạn đặt. Tắt công tắc thì ô đổi tên thành Mật khẩu tạm thời và nhân sự đăng nhập lần đầu sẽ được yêu cầu đổi mật khẩu mới.
   • Thông tin bổ sung: bấm vào khối này để mở các ô không bắt buộc.
     • Ngày bắt đầu làm việc: ngày nhân sự vào làm tại phòng khám, hiện ở cột Ngày vào làm của danh sách.
     • Line nội bộ: số máy nhánh tổng đài của nhân sự, chỉ gồm chữ số, tối đa 8 số. Nhân sự cũng tự sửa được số này ở trang cá nhân.
     • Số chứng chỉ hành nghề và Mã người hành nghề: dành cho nhân sự có chứng chỉ hành nghề, nhân sự hành chính thì bỏ trống.
     • Chức danh (ví dụ: Bác sĩ chuyên khoa I): in ở ô Chức danh của giấy cam kết phẫu thuật, thủ thuật và hiện trên trang cá nhân.
     • Số năm kinh nghiệm, Chuyên môn, Giới thiệu: hiện trên trang cá nhân của nhân sự. Nhân sự cũng tự sửa được các ô này ở trang cá nhân.
   • Gợi ý AI: bật tuỳ chọn nếu muốn trợ lý AI hỗ trợ nhân sự này soạn thảo tin nhắn trả lời khách hàng.
4. Bấm Tạo nhân sự để hoàn tất.
5. Trang chuyển sang khối Đã tạo tài khoản, hiện đường dẫn đăng nhập, tên đăng nhập và mật khẩu (được che, bấm biểu tượng con mắt để xem). Mật khẩu chỉ xem được ở đây, nên hãy gửi cho nhân sự trước khi rời trang. Xong thì bấm Mở hồ sơ nhân sự hoặc Tạo nhân sự khác:
   • Bấm Sao chép tất cả để chép cả đoạn thông tin đăng nhập rồi dán vào tin nhắn gửi nhân sự.
   • Hoặc bấm Zalo, Messenger, WhatsApp, Email ngay dưới thông tin đăng nhập, trên cả máy tính lẫn điện thoại. Với Zalo và Messenger, phần mềm chép sẵn đoạn thông tin rồi mở ứng dụng, bạn chỉ cần dán vào khung chat. Trình duyệt hỗ trợ thì có thêm nút Ứng dụng khác để chọn ứng dụng trên máy. Ở hộp đặt lại mật khẩu, các kênh này nằm trong nút Chia sẻ.

Tạo tài khoản đăng nhập sau

Cột Tài khoản đăng nhập ở danh sách cho biết nhân sự nào đã có tài khoản (Có tài khoản, kèm tên đăng nhập) và nhân sự nào chưa có (Chưa có). Khi nhân sự cần dùng phần mềm:

1. Bấm biểu tượng tạo tài khoản ngay ở cột Tài khoản đăng nhập của dòng nhân sự đó. Hoặc mở trang của nhân sự, ở khối Chưa có tài khoản đăng nhập bên phải bấm Tạo tài khoản đăng nhập.
2. Nhập Tên đăng nhập (bắt buộc), đặt mật khẩu rồi bấm Tạo tài khoản. Email và số điện thoại đã khai ở hồ sơ cũng dùng được để đăng nhập.
3. Gửi thông tin đăng nhập cho nhân sự như lúc tạo nhân sự mới. Từ lúc này nhân sự tính vào số tài khoản của gói.

Các thao tác quản lý tài khoản thường gặp

Bấm vào nút ba chấm ở cuối mỗi dòng nhân sự để thực hiện các nghiệp vụ quản trị:

• Chỉnh sửa: cập nhật họ tên, ngày sinh, số điện thoại hoặc nhóm quyền của nhân sự. Bạn sửa được thông tin của chính mình ngay tại đây. Chỉ chủ phòng khám tự đổi được nhóm quyền của mình, và phòng khám phải luôn còn ít nhất một chủ phòng khám: muốn chuyển quyền chủ cho người khác thì gán nhóm Chủ phòng khám cho tài khoản đó trước, rồi mới đổi nhóm quyền của mình.
• Đổi họ tên: nhân sự đã có trong phiếu khám, lịch hẹn, chứng từ hoặc đã thao tác trên phần mềm thì không đổi được họ tên (chỉ sửa dấu, chữ hoa, chữ thường). Lý do: đổi tên là mọi chứng từ cũ đọc ra tên người khác. Bấm Lưu thay đổi với tên khác sẽ hiện hộp báo kèm nút Tạo nhân sự mới, mở trang tạo nhân sự điền sẵn tên vừa gõ; bấm Giữ tên cũ để quay lại tên đang dùng.
• Đổi mật khẩu: nhân sự quên mật khẩu thì tự bấm Quên mật khẩu? ở màn đăng nhập để nhận email đặt lại mật khẩu. Tài khoản không có email thật thì người quản lý cấp một mật khẩu tạm mới tại đây (gõ tay hoặc bấm biểu tượng hai mũi tên xoay vòng để tạo ngẫu nhiên). Đặt xong, hộp thoại hiện thông tin đăng nhập kèm nút sao chép và chia sẻ như lúc tạo tài khoản. Mọi thiết bị đang đăng nhập tài khoản đó bị đăng xuất ngay, và nhân sự sẽ phải đổi mật khẩu ở lần đăng nhập tiếp theo.
• Phân chi nhánh: đối với nhân sự làm việc tại nhiều cơ sở, bạn có thể gán thêm các chi nhánh phụ. Nhân sự chỉ xem và thao tác được trên dữ liệu của các chi nhánh mà họ được phân công.
• Khóa hoạt động: khi nhân sự nghỉ việc hoặc tạm nghỉ dài ngày, bạn nên khóa thay vì xóa tài khoản. Nhân sự không đăng nhập được nữa và bị đăng xuất khỏi mọi thiết bị ngay, nhưng toàn bộ lịch sử thao tác, hồ sơ và chứng từ đã tạo vẫn được giữ.
• Mở khóa hoạt động: mở khóa để nhân sự tiếp tục làm việc bình thường.

Cũng có thể khóa hoặc mở khóa nhanh bằng công tắc ở cột Trạng thái của danh sách, hoặc công tắc trạng thái trong hộp Chỉnh sửa. Bạn không tự khóa được tài khoản của chính mình.

• Gỡ 2FA (Xác thực hai lớp): khi nhân sự bị mất hoặc đổi điện thoại và không thể lấy mã xác thực OTP, người quản lý có thể bấm gỡ 2FA để nhân viên đăng nhập lại bằng mật khẩu và thiết lập lại bảo mật hai lớp.
• Đăng xuất mọi thiết bị: đăng xuất nhân sự khỏi mọi trình duyệt và ứng dụng đang dùng. Dùng khi nhân sự đổi máy, mất điện thoại, hoặc gặp thông báo tài khoản đang đăng nhập ở thiết bị khác. Với gói có giới hạn mỗi tài khoản một thiết bị, một tài khoản chỉ đăng nhập cùng lúc trên một trình duyệt (máy tính hoặc điện thoại) và một ứng dụng điện thoại; thiết bị thứ hai cùng loại bị từ chối cho tới khi thiết bị đầu đăng xuất, hết thời gian chờ của phiên, hoặc được người quản lý đăng xuất giúp ở đây.
• Gỡ tài khoản đăng nhập: dùng cho nhân sự không cần dùng phần mềm, chỉ cần có tên để chọn làm người hưởng hoa hồng hay xếp lịch. Nhân sự bị đăng xuất khỏi mọi thiết bị, không đăng nhập được nữa và không còn tính vào số tài khoản của gói; email vẫn giữ, tên đăng nhập được nhả để dùng cho người khác. Bấm biểu tượng gỡ tài khoản ngay ở cột Tài khoản đăng nhập của danh sách, hoặc chọn Gỡ tài khoản đăng nhập ở trang của nhân sự. Không gỡ được tài khoản của chính mình. Chủ phòng khám gỡ được tài khoản của chủ khác, miễn là phòng khám còn ít nhất một chủ đăng nhập được; người không phải chủ không gỡ được tài khoản của chủ. Muốn dùng lại thì bấm Tạo tài khoản.

Tài khoản ngân hàng, mã số thuế, CCCD

Khi sửa một nhân sự, khối Thông tin bổ sung có thêm ngân hàng, số tài khoản ngân hàng, mã số thuế cá nhân và số CCCD, dùng cho bảng lương và số liệu thuế. Bốn ô này chỉ hiện với người có quyền Tính lương và với bản thân nhân sự đó (nhân sự tự khai ở trang cá nhân, mục Sửa hồ sơ). Các số được lưu mã hoá, mỗi lần xem đều có ghi vết.

Giới hạn mạng đăng nhập

Bạn có thể bắt một tài khoản chỉ dùng được phần mềm khi đang ở phòng khám. Tài khoản không bật thì đăng nhập ở đâu cũng được như trước.

1. Vào Cài đặt, mục Chi nhánh, mở chi nhánh cần khai rồi chọn tab Wifi. Bấm Thêm wifi đang dùng nếu bạn đang ngồi ở chi nhánh đó, hoặc bấm Thêm wifi rồi nhập địa chỉ IP mà chi nhánh dùng để ra internet. Bấm Lưu. Trong tab Thông tin, bật Cho phép đăng nhập tại vị trí này ở khối Vị trí chấm công. Tắt công tắc sẽ giữ lại danh sách IP nhưng tạm thời không cho tài khoản dùng mạng của chi nhánh đó.
2. Vào Nhân sự, mở hộp sửa tài khoản cần giới hạn, bật Chỉ đăng nhập từ mạng phòng khám rồi lưu.

Những điều cần biết:

• Mỗi chi nhánh khai mạng riêng. Nhân sự vào được từ mạng của những chi nhánh mình được gán, người làm ở hai chi nhánh thì vào được từ cả hai.
• Tài khoản đang bật giới hạn mà rời mạng phòng khám thì bị đăng xuất ngay, kể cả ứng dụng điện thoại dùng 4G. Trang đăng nhập hiện rõ lý do kèm địa chỉ mạng người đó đang dùng.
• Chủ phòng khám không bị giới hạn, để luôn có người vào sửa được khi nhà mạng đổi địa chỉ.
• Không ai tự bật hay tắt giới hạn cho chính mình.
• Nhân sự làm việc ở một hoặc nhiều nơi cố định khác thì thêm từng địa chỉ vào Địa chỉ IP riêng của tài khoản. Mỗi dòng nhập một IP hoặc dải CIDR; có thể xoá riêng từng dòng.
• Nhiều nhà mạng đổi địa chỉ IP khi khởi động lại modem. Khi đó chủ phòng khám vào tab Wifi của chi nhánh sửa một lần là đủ cho mọi tài khoản của chi nhánh. Muốn ổn định lâu dài, hãy hỏi nhà mạng về gói IP tĩnh.

Giới hạn giảm giá và sửa đơn giá

Mở trang nhân sự, bấm Sửa, khối Giảm giá và đơn giá có hai công tắc, mặc định đều bật:

• Cho phép giảm giá: tắt thì nhân sự này không thấy cột Giảm giá và ô giảm giá cả đơn ở màn Bán hàng, tab Thu phí của phiếu khám và các hộp thanh toán. Bật thì ô Giảm tối đa đặt mức % cao nhất nhân sự được giảm (mặc định 100%).
• Cho phép sửa đơn giá: tắt thì ô đơn giá của từng dòng chỉ để xem.

Những điều cần biết:

• Giới hạn áp cho từng dòng và cho tổng giảm của cả đơn. Giảm bằng tiền được quy ra % của dòng để so, ví dụ giới hạn 20% thì dòng 1.000.000đ giảm tối đa 200.000đ.
• Chỉ tính phần giảm do nhân sự tự nhập. Khuyến mãi, hạng thành viên, mã giảm giá, gói dịch vụ vẫn áp như thường, và sửa đơn giá không tính vào giới hạn %.
• Đơn đã có mức giảm do người khác nhập thì nhân sự bị giới hạn vẫn thu tiền được, mức giảm đó chỉ để xem.
• Chủ phòng khám luôn được giảm giá và sửa đơn giá. Không ai tự đổi giới hạn của chính mình.

Sinh nhật nhân sự

Cột Sinh nhật trong danh sách hiện ngày và tháng sinh của từng nhân sự. Nhân sự có sinh nhật hôm nay được gắn nhãn Sinh nhật hôm nay ngay dưới tên.

Vào ngày sinh nhật, tới giờ gửi phòng khám đã đặt (mặc định 8 giờ sáng theo giờ phòng khám), mọi nhân sự có tài khoản đăng nhập nhận một thông báo trên biểu tượng chuông và trên ứng dụng điện thoại, ví dụ "Hôm nay là sinh nhật của Đỗ Yến". Người có sinh nhật nhận lời chúc riêng. Mỗi năm phần mềm chỉ báo một lần cho mỗi người. Giờ gửi và lời chúc sửa ở Cài đặt, mục Lời chúc nội bộ.

Khi mở phần mềm hôm đó, đồng nghiệp thấy màn hình chúc mừng có nút Gửi lời chúc. Bấm nút, chọn hoặc sửa một câu gợi ý rồi bấm Gửi lời chúc. Người sinh nhật thấy ngay lời chúc trên màn hình của họ, kèm thông báo trên điện thoại. Đóng màn hình chúc mừng hoặc gửi lời chúc xong thì màn hình đó không hiện lại trong ngày.

Người nhận bấm Cảm ơn hoặc dấu X để đóng, lời chúc đã đọc không hiện lại. Đang bận thì bấm Tạm ngưng rồi chọn 15 phút, 30 phút, 1 tiếng, 2 tiếng hoặc Cả ngày; hết thời gian, các lời chúc chưa đọc hiện lại. Mọi lời chúc đã nhận xem lại ở trang cá nhân, khối Lời chúc từ đồng nghiệp.

Nhân sự tự khai hoặc sửa ngày sinh của mình ở trang cá nhân: bấm Sửa hồ sơ rồi điền ô Ngày sinh. Ngày sinh hiện ngay dưới tên trên trang cá nhân.

Phân quyền vai trò cho nhân sự

Để cấu hình chi tiết xem từng nhóm quyền được làm những gì (ai được duyệt hóa đơn, ai được xuất file Excel, ai được ký hồ sơ), bạn vào menu Nhân sự, chọn mục Phân quyền. Chi tiết vui lòng xem thêm tại bài viết Phân quyền và vai trò hệ thống.

Câu hỏi thường gặp