Tính lương

Nhóm Bảng lương tính bảng lương tháng từ hồ sơ lương của từng người (loại hợp đồng, lương cơ bản, tiền lương đóng bảo hiểm, số người phụ thuộc, các khoản phụ cấp) và bảng chấm công ở màn Chấm công.

Mặc định chỉ chủ phòng khám mở được nhóm này. Muốn kế toán cùng làm thì chủ phòng khám cấp quyền Tính lương cho nhóm quyền của kế toán ở màn Phân quyền.

Mở màn hình

Ở menu bên trái, mở nhóm Bảng lương. Nhóm có ba mục: Bảng lương, Hồ sơ lương và Khoản lương.

Mục Bảng lương là danh sách các tháng đã tính lương. Mỗi dòng ghi trạng thái (Nháp, Đã duyệt, Đã chi trả, Đã nộp BH, thuế), số người, tổng thu nhập, bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân, thực lĩnh, chi phí của đơn vị, ngày chi lương, ngày nộp bảo hiểm và ngày nộp thuế. Nhờ vậy kế toán thấy ngay tháng nào còn việc chưa xong. Bấm Bộ lọc để lọc theo năm và trạng thái. Bấm vào một tháng để mở bảng lương của tháng đó.

Tính bảng lương tháng

1. Mở mục Bảng lương, bấm Tính lương tháng, chọn tháng rồi bấm Tính lương. Tháng đã có bảng lương thì nút đổi thành Mở bảng lương.
2. Phần mềm lấy hồ sơ lương đang áp dụng của từng người, ngày đi làm, ngày nghỉ, ngày lễ, tăng ca đã ghi nhận ở màn Chấm công và hoa hồng đã duyệt trong tháng, rồi tính lương theo ngày công, tăng ca, phụ cấp, bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân và số thực lĩnh. Xong thì trang bảng lương của tháng đó mở ra.
3. Đầu trang có dải các bước Nháp, Đã duyệt, Đã chi trả, Đã nộp BH, thuế cho biết bảng lương đang ở bước nào. Bên dưới là ba tab: Phiếu lương, Khoản trong tháng và Khoản chi đã ghi sổ (có sau khi duyệt).
4. Ở tab Phiếu lương, bấm vào một dòng để mở trang phiếu lương của người đó: ngày công, thu nhập, khấu trừ, thực lĩnh và phần bảo hiểm, kinh phí công đoàn đơn vị đóng thêm. Bấm Bảng lương ở đầu trang để quay về bảng lương của đúng tháng đó.
5. Sửa chấm công, nghỉ, tăng ca hay hồ sơ lương xong thì bấm Tính lại. Kỳ lương còn ở trạng thái Nháp thì tính lại bao nhiêu lần cũng được.

Ở tab Phiếu lương, nút Bộ lọc lọc phiếu theo chức danh, cách tính lương và lưu ý trên phiếu; ở mục Hồ sơ lương lọc theo tình trạng hồ sơ, loại hợp đồng, cách tính lương; ở mục Khoản lương lọc theo loại và trạng thái.

Thưởng, khấu trừ, tạm ứng trong tháng

Khoản chỉ có ở một tháng (thưởng Tết, truy lĩnh, phạt, tiền đã tạm ứng) không khai vào hồ sơ mà ghi ở tháng đó:

1. Ở mục Bảng lương, bấm vào tháng cần ghi, rồi chọn tab Khoản trong tháng.
2. Bấm Thêm khoản, chọn nhân sự, chọn Loại: Thưởng, khoản cộng, Khấu trừ hoặc Tạm ứng lương, nhập nội dung và số tiền.
3. Với khoản cộng, tắt Chịu thuế thu nhập cá nhân nếu khoản đó được miễn thuế.
4. Bấm Lưu khoản. Bảng lương đã tính thì tự tính lại ngay sau mỗi lần thêm hoặc xoá khoản.

Tạm ứng lương là phần lương người đó đã nhận trước, được trừ vào thực lĩnh. Khoản trong tháng chỉ thêm hoặc xoá được khi bảng lương tháng đó còn ở trạng thái Nháp.

Tiền tạm ứng đi mua hàng, trả hộ phòng khám (Tạm ứng nhân viên ở Sổ chi phí) thì quyết toán bằng hình thức Trừ vào lương hoặc Cộng vào lương: phần chênh lệch tự hiện trong danh sách với nhãn Trừ tạm ứng chưa hoàn hoặc Hoàn chi vượt tạm ứng, kèm mã tạm ứng. Hai khoản này chỉ đổi số thực lĩnh, không đổi thuế, bảo hiểm và chi phí lương, và không xoá được ở đây. Bảng lương còn nháp mà nhân viên đang giữ tạm ứng chưa quyết toán thì đầu trang có dòng nhắc, bấm Xem tạm ứng để quyết toán trước khi duyệt.

Thưởng theo mục tiêu tháng

Khoản lương cách tính Theo mức đạt mục tiêu tháng gắn vào hồ sơ lương thì mỗi tháng phần mềm lấy mục tiêu của người đó (đặt ở Nhân sự, Hiệu suất) và số thực tế của tháng để gợi ý mức đạt. Tiền thưởng bằng mức thưởng khi đạt 100% nhân với mức đạt; đạt dưới mức tối thiểu thì không thưởng, vượt mức tối đa thì chỉ tính tới mức tối đa. Ví dụ mức thưởng 1.000.000 đồng, sàn 50%, trần 150%: đạt 120% nhận 1.200.000 đồng, đạt 180% nhận 1.500.000 đồng, đạt 40% không nhận.

1. Ở mục Bảng lương, bấm vào tháng cần tính, bấm Tính lại, rồi chọn tab Thưởng mục tiêu.
2. Xem cột Mục tiêu, Thực tế và Gợi ý. Đồng ý với gợi ý thì bấm Xác nhận theo gợi ý.
3. Cần sửa thì nhập mức đạt ở cột Mức đạt xác nhận rồi bấm Lưu mức đạt. Người chưa có mục tiêu tháng đó thì không có gợi ý, nhập mức đạt bằng tay.
4. Lưu xong phần mềm tính lại bảng lương với số vừa xác nhận.

Còn dòng Chưa xác nhận thì chưa duyệt được bảng lương. Mức đạt đã xác nhận giữ nguyên khi bấm Tính lại.

Duyệt bảng lương

Khi số liệu đã đúng, chủ phòng khám bấm Duyệt bảng lương. Phần mềm tính lại lần cuối rồi khoá bảng lương; từ lúc đó không sửa được khoản nào của tháng và nhân sự xem được phiếu lương của mình.

Nút Duyệt bảng lương bị khoá, kèm lý do ngay dưới thanh tiêu đề, khi:

• Tham số thuế, bảo hiểm chưa được đối chiếu văn bản gốc.
• Còn chi nhánh có người làm trong tháng mà chưa chốt công ở màn Chấm công.
• Chưa tính lương hoặc chưa có phiếu lương nào.
• Còn thưởng mục tiêu chưa xác nhận mức đạt.

Phát hiện sai sau khi duyệt thì bấm Công cụ rồi chọn Mở lại bảng lương: bảng lương về Nháp, sửa và tính lại rồi duyệt lại.

Duyệt xong, phần mềm ghi chi phí lương vào Sổ chi phí theo từng chi nhánh, chia theo giờ làm đã chấm công của từng người: một khoản Lương & phụ cấp và một khoản Bảo hiểm & công đoàn (phần phòng khám đóng). Hoa hồng không nằm trong khoản lương vì đã tính ở báo cáo hoa hồng. Xem danh sách các khoản này ở tab Khoản chi đã ghi sổ của bảng lương tháng đó.

Chi trả lương, nộp bảo hiểm và thuế

1. Ở bảng lương đã duyệt, bấm Chi trả lương.
2. Chọn ngày chi và sổ quỹ (hoặc hình thức chi), bấm Lưu. Bảng lương sang trạng thái Đã chi trả, khoản lương ở Sổ chi phí nhận ngày chi, và sao kê hoa hồng đã cộng vào phiếu lương chuyển sang đã chi.
3. Chi lương xong, đầu bảng lương nhắc việc còn lại cho tới khi ghi đủ ngày nộp. Khi nộp bảo hiểm, bấm Nộp bảo hiểm ở dải nhắc đó (hoặc Công cụ, chọn Nộp bảo hiểm), chọn ngày nộp. Khoản bảo hiểm và công đoàn ở Sổ chi phí nhận ngày đó.
4. Khi nộp thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ, bấm Nộp thuế TNCN và chọn ngày nộp.

Báo cáo lãi lỗ tính chi phí lương theo ngày chi, chi phí bảo hiểm theo ngày nộp. Ghi nhầm ngày chi lương thì bấm Công cụ, chọn Sửa ngày chi lương; ghi nhầm ngày nộp thì chọn lại mục nộp tương ứng trong Công cụ để sửa, hoặc bấm Bỏ ghi nhận để xoá.

Bảng lương đã chi trả không mở lại được. Sai sót thì điều chỉnh ở tháng sau bằng Khoản trong tháng. Các khoản chi sinh từ bảng lương không sửa hay huỷ được ở Sổ chi phí.

Bảng lương đã duyệt cũng lên tệp Xuất dữ liệu kế toán ở màn Báo cáo lãi lỗ: lương phải trả, bảo hiểm phải nộp và thuế đã khấu trừ ghi vào tháng của bảng lương, rồi giảm đi theo ngày chi lương, ngày nộp bảo hiểm, ngày nộp thuế. Người xuất có quyền xem bảng lương thì tệp có thêm trang Bảng lương từng người.

Xuất bảng lương và số liệu thuế, bảo hiểm

• Xuất bảng lương: mở bảng lương của tháng, bấm Công cụ, chọn Xuất bảng lương. Tệp gồm các phiếu lương của tháng đó, kèm dòng tổng.
• Xuất tệp chuyển khoản lương: mở bảng lương của tháng đã duyệt, bấm Công cụ, chọn Xuất tệp chuyển khoản lương. Mỗi người có thực lĩnh một dòng: tên người hưởng viết không dấu, số tài khoản, ngân hàng, số tiền và nội dung chuyển khoản (ví dụ Luong thang 10 2026 kèm mã nhân viên). Tệp dùng để tải lên chức năng chuyển tiền theo lô của ngân hàng; mỗi ngân hàng một mẫu nên khi tải lên, kế toán chọn cột tương ứng. Người chưa khai số tài khoản thì ô đó để trống, khai ở thông tin nhân viên rồi xuất lại. Bảng lương còn Nháp thì chưa xuất được tệp này.
• Xuất số liệu thuế, bảo hiểm năm: ở danh sách Bảng lương, bấm Công cụ. Tệp lấy năm đang lọc ở Bộ lọc (chưa lọc thì là năm nay), gồm thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ theo từng tháng, thuế cả năm của từng người kèm mã số thuế và số CCCD, và tiền bảo hiểm từng tháng chia phần người lao động và phần đơn vị đóng.

Chỉ bảng lương đã duyệt hoặc đã chi trả mới vào tệp số liệu năm. Tệp này là số liệu để kế toán đưa vào phần mềm khai thuế và hồ sơ bảo hiểm, không phải tờ khai: kế toán đối chiếu chỉ tiêu trên mẫu tờ khai trước khi nộp. Mặc định chỉ chủ phòng khám thấy hai mục này vì tệp có mã số thuế, CCCD của nhân viên.

In bảng thanh toán tiền lương

Mở bảng lương của tháng, bấm Công cụ, chọn In bảng thanh toán lương. Tờ in khổ A4 ngang, mỗi người một dòng: ngày công, lương theo ngày công, tăng ca, phụ cấp và thưởng, hoa hồng, tổng thu nhập, bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân, khấu trừ và tạm ứng, thực lĩnh, kèm cột Ký nhận để người nhận lương ký. Cuối tờ có dòng tổng, tổng thực lĩnh viết bằng chữ và chỗ ký của người lập biểu, kế toán trưởng, giám đốc. Bảng lương còn Nháp thì tờ in ghi rõ chưa duyệt.

In phiếu lương

Bấm vào dòng của một người ở tab Phiếu lương để mở trang phiếu lương, rồi bấm In phiếu lương ở góc phải. Cũng in được ngay từ nút ba chấm cuối dòng. Tờ in có thu nhập, khấu trừ, thực lĩnh, phần đơn vị đóng thêm và chỗ ký của giám đốc, kế toán trưởng, người lập phiếu, người nhận. Bảng lương còn ở trạng thái Nháp thì tờ in ghi rõ chưa duyệt. Muốn đổi nội dung tờ in thì sửa ở Cài đặt chung, mục Mẫu in, nhóm Thu chi & nhân sự, tab Phiếu lương.

Xem quỹ lương ở trang chủ và hỏi trợ lý AI

Người xem được bảng lương thêm được ô Quỹ lương tháng vào trang chủ (nhóm Tài chính hoặc Nhân sự ở màn chọn ô). Ô hiện chi phí lương của tháng gần nhất đã tính, số thực lĩnh, trạng thái duyệt và chi phí tháng trước để so sánh.

Trợ lý AI trả lời được các câu như "quỹ lương tháng này bao nhiêu" hay "bảng lương tháng 9 duyệt chưa". Trợ lý chỉ thấy số tổng của tháng, không thấy lương từng người, và chỉ trả lời người có quyền xem bảng lương.

Nhân sự xem phiếu lương của mình

Mỗi nhân sự bấm thẻ tài khoản của mình ở cuối thanh bên để mở trang cá nhân, chọn tab Phiếu lương, bấm vào một tháng để mở trang phiếu lương của tháng đó (cùng nội dung với trang người quản lý xem) và bấm In phiếu lương nếu cần bản giấy. Chỉ tháng đã duyệt mới hiện ở đây; mỗi người chỉ thấy phiếu của chính mình.

Phần mềm báo ngay trên màn hình khi có chi nhánh chưa chốt công tháng đó, khi có người chưa có hồ sơ lương, và khi lương đóng bảo hiểm của ai đó thấp hơn lương tối thiểu vùng. Người nghỉ không lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì tháng đó không đóng bảo hiểm.

Khai khoản lương của phòng khám

Nên khai trước các khoản dùng chung để gắn vào hồ sơ từng người.

1. Mở mục Khoản lương, bấm Thêm khoản.
2. Nhập tên khoản, chọn Loại: Phụ cấp, Thưởng hoặc Khấu trừ.
3. Chọn Cách tính:
   • Theo tháng: một số tiền cho cả tháng.
   • Theo ngày công: số tiền mỗi ngày đi làm.
   • Theo giờ làm: số tiền mỗi giờ làm đã chấm công.
   • Theo ca làm: số tiền mỗi ca đã làm.
   • Theo % lương theo ngày công: một tỷ lệ phần trăm, ví dụ thưởng hiệu suất 10% thì người có lương theo ngày công 10.000.000 đồng nhận 1.000.000 đồng.
   • Theo mức đạt mục tiêu tháng: thưởng theo mức đạt một chỉ tiêu (ca khám hoàn tất, doanh thu thực hiện, khách mới...). Chọn Chỉ tiêu, Mức đạt tối thiểu (mặc định 50%) và Mức đạt tối đa (mặc định 150%), số tiền là Mức thưởng khi đạt 100%. Xem mục Thưởng theo mục tiêu tháng bên dưới.
4. Với khoản theo tháng, bật Chia theo ngày công thực tế nếu người nghỉ nhiều ngày thì nhận ít hơn.
5. Chọn khoản có Chịu thuế thu nhập cá nhân không, phần miễn thuế mỗi tháng (ví dụ tiền ăn ca), và có Tính vào tiền lương đóng bảo hiểm không.
6. Bấm Lưu.

Khoản theo giờ làm, theo ca làm, theo phần trăm và theo mục tiêu là khoản không cố định nên không tính vào tiền lương đóng bảo hiểm. Khoản đã lưu không đổi được giữa tính bằng tiền và tính theo phần trăm, hay giữa thưởng theo mục tiêu và cách tính khác, vì số đã khai trong hồ sơ từng người sẽ bị hiểu sai; cần thì tạo khoản mới.

Khoản khấu trừ (đồng phục, tạm ứng khác) trừ thẳng vào số tiền thực lĩnh, không làm giảm thuế hay bảo hiểm. Khoản không dùng nữa thì tắt công tắc ở cột Đang dùng, hoặc bấm nút ba chấm trên dòng và chọn Ngừng dùng; khoản đã tắt vẫn giữ trong các bảng lương cũ.

Khai hồ sơ lương cho một người

1. Mở mục Hồ sơ lương. Người chưa có hồ sơ hiện Chưa khai ở cột Hợp đồng; muốn chỉ xem những người này thì bấm Bộ lọc, chọn Chưa khai hồ sơ.
2. Bấm vào dòng của người đó để mở trang hồ sơ lương, rồi bấm Khai hồ sơ lương (hoặc ở danh sách bấm nút ba chấm cuối dòng, chọn Khai hồ sơ lương).
3. Chọn Loại hợp đồng và Cách tính lương (lương tháng, theo giờ hoặc theo ca), nhập Lương cơ bản.
4. Với lương tháng, nhập Công chuẩn nếu phòng khám tính lương theo một số ngày cố định. Để trống thì phần mềm lấy số ngày có ca trong tháng của người đó.
5. Bật Đóng bảo hiểm bắt buộc ở góc khối Bảo hiểm và thuế rồi nhập Tiền lương đóng bảo hiểm, chọn Vùng lương tối thiểu theo nơi người đó làm việc.
6. Chọn cách Khấu trừ thuế và nhập số Người phụ thuộc đã đăng ký giảm trừ.
7. Tích các Khoản lương cố định của người đó và sửa số tiền nếu khác mức mặc định. Khoản chưa có thì bấm Thêm khoản lương ngay cuối khối, khoản vừa tạo được tích sẵn.
8. Bấm Khai hồ sơ lương ở góc phải hoặc cuối trang để lưu.

Trang hồ sơ lương của một người có: lương đang áp dụng, bảo hiểm và thuế, các khoản lương cố định, khối Lịch sử thay đổi lương (mỗi lần đổi lương một dòng, kèm số tiền tăng hoặc giảm so với lần trước) và khối Phiếu lương các tháng. Bấm một dòng ở lịch sử để xem lại hồ sơ của lần đó. Muốn sửa thì bấm Sửa, sửa xong bấm Lưu thay đổi.

Ngân hàng, số tài khoản, mã số thuế cá nhân và số CCCD là thông tin của nhân viên, không theo phiên bản lương: khai ở khối Thông tin bổ sung khi sửa nhân viên ở màn Nhân viên. Nhân viên cũng tự khai được ở trang cá nhân, mục Sửa hồ sơ.

Cách khấu trừ thuế được chọn sẵn theo loại hợp đồng: hợp đồng lao động là Lũy tiến từng phần, thử việc và cộng tác viên là Khấu trừ 10%. Kế toán đổi được nếu trường hợp của người đó khác.

Đổi lương cho nhiều người một lúc

Ví dụ tăng phụ cấp cho mọi điều dưỡng, hay chuyển cả nhóm thử việc sang hợp đồng lao động:

1. Mở mục Hồ sơ lương, bấm Công cụ, chọn Áp dụng hàng loạt.
2. Ở khối Thay đổi, chọn Áp dụng từ ngày và chỉ đổi những ô cần đổi. Ô để Giữ như hồ sơ hiện tại thì mỗi người giữ đúng giá trị của mình; tiền lương đóng bảo hiểm, số người phụ thuộc và ghi chú luôn giữ.
3. Ở khối Khoản lương cố định, chọn Thêm hoặc sửa các khoản đã chọn, giữ khoản khác hoặc Thay toàn bộ bằng các khoản đã chọn, rồi tích khoản và sửa số tiền.
4. Ở khối Nhân sự áp dụng, lọc theo chức danh rồi tích người cần đổi.
5. Bấm Áp dụng cho ... người.

Mỗi người nhận một phiên bản hồ sơ mới từ ngày đã chọn, phiên bản cũ giữ nguyên. Người chưa có hồ sơ lương chỉ được áp dụng khi bạn chọn đủ loại hợp đồng, cách tính lương và lương cơ bản; không thì phần mềm bỏ qua và ghi rõ tên người đó.

Tăng lương hoặc đổi hồ sơ từ một ngày

Mỗi hồ sơ có ngày áp dụng. Muốn tăng lương từ tháng sau:

1. Mở trang hồ sơ lương của người đó, bấm Thêm phiên bản lương.
2. Đổi Áp dụng từ ngày sang ngày bắt đầu mức mới, sửa số tiền rồi bấm Lưu thay đổi.

Phiên bản cũ giữ nguyên nên bảng lương các tháng trước không đổi. Bấm Sửa là sửa đúng phiên bản đang xem, nên ô ngày áp dụng bị khoá; muốn đổi lương từ một ngày khác thì dùng Thêm phiên bản lương. Phiên bản có ngày áp dụng sau hôm nay ghi Sắp áp dụng. Ở danh sách, cột Áp dụng từ ghi thêm ngày đổi khi người đó đã có phiên bản cho tương lai.

Số tài khoản, mã số thuế và số CCCD được lưu mã hoá, chỉ bản thân nhân viên và người có quyền Tính lương xem được. Mỗi lần mở hồ sơ lương hay các ô này, phần mềm ghi lại ai đã xem.

Câu hỏi thường gặp