Tự động kiểm tra dữ liệu và báo nhân viên

Mục Tự động hoá ở menu bên trái giúp phòng khám vẽ luồng tự chạy theo lịch hoặc ngay khi có thay đổi. Ví dụ: 19 giờ mỗi ngày, kiểm tra khách mới có số điện thoại, ai được liên hệ sau 30 phút thì báo nhân viên phụ trách và trưởng nhóm.

Tạo một luồng

1. Vào Tự động hoá, bấm Thêm luồng hoặc chọn trong Mẫu dựng sẵn. Đặt tên luồng, bấm Tạo luồng để vào màn thiết kế. Đổi tên sau này bằng cây bút cạnh tên trên trang luồng, gõ xong bấm Lưu, hoặc menu ba chấm ở danh sách.
2. Luồng mới chưa có khối nào, giữa khung vẽ hiện Chọn điều kiện bắt đầu. Bấm Tự chọn, chọn Dữ liệu cần xét và Chạy khi, bấm Chọn: khối kích hoạt hiện ra và khung bên phải mở để chỉnh giờ chạy, lặp lại, mốc thời gian hay thẻ cần theo dõi. Hoặc bấm Nhờ AVENIX AI để mô tả bằng lời và để trợ lý dựng giúp.
3. Bấm Thêm khối ở góc trên trái khung vẽ, gõ để tìm hoặc chọn theo nhóm, để thêm Điều kiện, Đo thời gian, Chọn nhánh theo giá trị, Giờ làm việc, Tổng hợp hoặc một hành động, rồi kéo đường nối từ cổng ra của khối này sang khối kế tiếp. Cổng ra chưa nối có sẵn nút cộng, bấm vào để chọn khối tiếp theo, khối mới tự nối vào cổng đó. Khối rẽ nhánh có hai cổng Có và Không. Tên khối nằm dưới khối, rê chuột vào khối để xem tóm tắt.
4. Khối còn thiếu thông tin có dấu cảnh báo ngay trên khối, bấm vào khối để xem cần sửa gì. Khung bên phải chỉ mở khi bấm khối, Chạy thử hoặc trợ lý AI.
5. Bấm Chạy thử để xem có bao nhiêu dòng khớp và ai sẽ nhận thông báo. Đường đi ghi số bản ghi đi qua từng khối và số rẽ nhánh Có, Không; phía dưới liệt kê mã các bản ghi khớp, bấm vào để mở. Khối có dòng khớp và đường đi tới nó sáng lên trên sơ đồ, các khối khác mờ đi. Chạy thử không gửi gì. Sửa luồng xong thì bấm Chạy lại, bấm Chạy thử lần nữa hoặc bấm vào một khối để đóng khung này.
6. Bấm Lưu luồng, rồi bật công tắc Đang bật ở danh sách. Luồng chỉ chạy khi đã bật.

Khi nào luồng chạy

• Theo lịch: tới giờ đã đặt thì xét dữ liệu một lượt. Lặp hằng ngày, hằng tuần, hằng tháng, hoặc Một lần vào ngày chọn.
• Khi có bản ghi mới: có dữ liệu mới là chạy, trễ khoảng một phút.
• Khi tạo mới hoặc cập nhật: ví dụ khách vừa để lại số điện thoại, hoặc vừa được gắn một thẻ.
• Sau một khoảng thời gian kể từ một mốc: ví dụ 30 phút sau lúc khách cho số mà chưa ai liên hệ thì báo ngay. Chọn Trước mốc để nhắc trước, ví dụ một tiếng trước giờ hẹn. Giờ hẹn bị dời thì nhắc lại theo giờ mới.
• Khi một trường đổi giá trị: chọn trường cần theo dõi, ví dụ giai đoạn, trạng thái, người phụ trách, trường tuỳ chỉnh. Mỗi lần đổi là một lượt mới. Muốn chỉ chạy khi đổi sang một giá trị thì thêm khối Điều kiện ngay sau.
• Đến ngày sinh nhật: với nguồn Khách hàng, chạy lúc giờ đã chọn, mỗi khách một lần mỗi năm.

Các cách trên không chạy lùi: bản ghi có trước lúc bật luồng không được xét. Mỗi bản ghi chỉ chạy một lần mỗi khối, trừ các trường hợp đã nêu ở trên.

• Khi gắn thẻ: gắn một trong các thẻ đã chọn là chạy, với nguồn Cơ hội hoặc Khách hàng. Thẻ do trợ lý tự động gắn không dẫn tới gửi tin, báo quảng cáo hay gắn thêm thẻ.

• Khi khách nhắn tin: với nguồn Cơ hội, chạy khi khách vừa nhắn. Điền Chỉ khi khách đã im ít nhất thì chỉ tính tin đầu tiên sau khoảng im lặng đó, nên một tràng tin chỉ báo một lần.

Nguồn Cơ hội có thêm mốc Tin nhắn gần nhất của khách, Tin gần nhất phòng khám gửi, Lần đổi giai đoạn gần nhất. Tính từ các mốc này thì mỗi lần mốc đổi là một đợt mới: khách nhắn lại thì đợt cũ dừng, đếm lại từ đầu.

Thêm khối Chờ (ở nút thêm khối) để nối nhiều bước trong một luồng, ví dụ nhắn sau 1 ngày, chờ 2 ngày, nhắn tiếp, chờ 4 ngày, nhắn lần cuối. Với kích hoạt theo mốc, khối Chờ tính nối tiếp từ mốc đó; với kích hoạt theo sự kiện (bản ghi mới, gắn thẻ, khách nhắn tin...) tính từ lúc bản ghi vào luồng. Ô Rồi đợi tới giờ cho chờ đủ số phút rồi đợi tới một giờ cố định, ví dụ 9 giờ sáng hôm sau. Khối Chờ không dùng với luồng theo lịch và luồng sinh nhật.

Chờ khách trả lời (chỉ nguồn Cơ hội) chờ tối đa một khoảng: khách nhắn trong khoảng đó thì đi nhánh Đã trả lời, hết giờ chưa nhắn thì đi nhánh Chưa trả lời. Nhánh đã rẽ không đổi nữa, kể cả khi khách nhắn muộn.

Chia nhánh A / B chia bản ghi theo tỉ lệ để thử hai cách nhắn khác nhau. Mỗi khách luôn đi cùng một nhánh.

Ô Thoát luồng khi ở khối Kích hoạt dừng bản ghi ngay khi khớp điều kiện, kể cả khi đang chờ, ví dụ khách đã có lịch hẹn sắp tới hoặc cơ hội đã chốt thì thôi nhắn tiếp.

Dữ liệu dùng được

• Cơ hội.
• Khách hàng: có Số lần khám, Ngày khám gần nhất, Số ngày từ lần khám gần nhất, Đã có lịch hẹn sắp tới, Đang có cơ hội mở. Ví dụ khách 6 tháng không quay lại: chạy Theo lịch mỗi sáng, điều kiện Số ngày từ lần khám gần nhất từ 180 và chưa có lịch hẹn sắp tới. Mỗi lần khách khám là một đợt mới, khách quay lại rồi lại vắng thì được xét lại.
• Phiếu khám: cần quyền xem phiếu khám. Có Phiếu khám chưa chốt hồ sơ, mốc Lúc mở phiếu khám và Lúc chốt hồ sơ, lọc được theo trạng thái, bác sĩ khám, chuyên khoa, Số ngày phiếu đã mở, đã hẹn tái khám, đã lập hoá đơn. Người nhận là bác sĩ khám. Ví dụ khám xong 3 ngày nhắn hỏi thăm: kích hoạt Sau một khoảng thời gian từ Lúc chốt hồ sơ.
• Lịch tái khám: cần quyền xem lịch tái khám. Có Lịch tái khám chưa đặt hẹn, mốc Ngày đến hạn tái khám (8 giờ sáng ngày đến hạn), lọc được theo trạng thái, nguồn phát sinh, Số ngày tới hạn, đã đặt lịch hẹn. Ví dụ nhắc trước 3 ngày: kích hoạt Sau một khoảng thời gian, chọn Trước mốc và 3 ngày. Người nhận là bác sĩ phụ trách tái khám.
• Lịch hẹn: phạm vi theo giờ hẹn, có Hẹn vào ngày mai và Lịch hẹn sắp tới còn chờ khách. Người nhận là bác sĩ của lịch hẹn.
• Hoá đơn: có Tất cả hoá đơn còn nợ, lọc được theo tổng tiền, số còn nợ. Người nhận là người lập hoá đơn. Cần quyền xem số liệu tài chính toàn phòng khám.
• Cuộc gọi: cần tổng đài, và quyền xem cuộc gọi của mọi người. Có Cuộc gọi nhỡ chưa gọi lại, lọc được theo chiều gọi, kết quả, thời lượng.
• Cảnh báo marketing: cần hộp thư đa kênh, và quyền xem báo cáo tài chính (cảnh báo nói tới tiền đã chi quảng cáo). Chỉ chạy Theo lịch, xét các cảnh báo đang có ở màn Cần chú ý, lọc được theo loại cảnh báo, mức, nền tảng quảng cáo, số tiền đã chi. Chỉ dùng được khối Gửi thông báo nội bộ và Tạo công việc; mỗi cảnh báo chỉ tạo công việc một lần.

Ô Phạm vi chọn khoảng thời gian như bộ lọc ở các màn danh sách: Tất cả (mọi thời gian), hôm nay, hôm qua, tuần này, tuần trước, 7 ngày qua, tháng này, tháng trước, 30 ngày qua, quý này, quý trước, năm nay, năm trước, hoặc Tuỳ chỉnh với từ ngày và đến ngày. Lịch hẹn có thêm ngày mai, tuần sau, 7 ngày tới, tháng sau. Khoảng thời gian tính lại theo ngày luồng chạy, nên luồng chạy mỗi sáng thứ Hai với Tuần trước luôn xét đúng tuần vừa qua.

Mỗi mốc thời gian có thêm một trường số Số ngày từ ... (số ngày tính tới lúc luồng chạy, mốc còn ở phía trước là số âm). Ví dụ hoá đơn lập quá 7 ngày là Số ngày từ lúc lập hoá đơn từ 7; khách chưa được gọi lần nào là Số ngày từ cuộc gọi đi đầu tiên đang trống.

Trong khối Điều kiện, chọn một trường ngày thì hiện lưới nút chọn nhanh giống bộ lọc cơ bản: hôm nay, hôm qua, tuần trước, tháng trước, quý này, năm nay... Ví dụ ngày tạo trong tháng trước hoặc ngày hẹn trong tuần sau. Bấm Tùy chỉnh để so với ngày cố định: đúng ngày, trước ngày, sau ngày, trong khoảng, trong số ngày gần nhất.

Thông báo không ghi số tiền, tên hay số của khách: chỉ số đếm và mã. Riêng con số của khối Tổng hợp chỉ gửi cho người được xem báo cáo tài chính. Cuộc gọi của số chưa có hồ sơ ghi giờ gọi. Trạng thái lịch hẹn lọc theo tác dụng của trạng thái (Đã đến, Hoàn tất...), không theo tên phòng khám tự đặt.

Khai thêm trường riêng ở Cài đặt, tab Trường tuỳ chỉnh của mục Khách tiềm năng (cơ hội) hoặc Hồ sơ khách hàng (khách hàng), gồm chữ, số, số tiền, ngày, ngày giờ, có hoặc không, chọn một, chọn nhiều, nhân viên, nhiều nhân viên và công thức. Trường dùng được trong khối Điều kiện: ngày giờ so theo ngày (trong khoảng thời gian, trước, sau, trong khoảng), nhân viên chọn là hoặc không là một người, đang trống hay đã có. Trường của hồ sơ khách hàng dùng được với mọi nguồn có khách (cơ hội, lịch hẹn, hoá đơn, cuộc gọi), tên trường có chữ Khách hàng: ở đầu. Nguồn Khách hàng đọc được trường của cơ hội gần nhất của khách đó, tên có chữ Cơ hội: ở đầu. Trường ngày và ngày giờ dùng được làm mốc trong khối Đo thời gian và kích hoạt Sau một khoảng thời gian.

Các hành động

Gửi thông báo nội bộ (luôn có trong phần mềm và ứng dụng, bật thêm Zalo cá nhân hoặc Email ở mục Kênh nhận; kết quả từng lượt xem ở tab Lịch sử chạy; ô Và cả nhóm gửi cho mọi người của một nhóm phân quyền như Lễ tân, bản ghi có chi nhánh thì chỉ người được gán chi nhánh đó nhận), Ghi trường tuỳ chỉnh, Cập nhật trường dữ liệu (doanh thu dự kiến, ngày dự kiến chốt), Chuyển giai đoạn cơ hội, Phân công người phụ trách, Gắn thẻ, Gỡ thẻ, Tạo công việc, Tạo lịch hẹn nháp, Mở cơ hội mới, Ghi chú vào cơ hội, Gửi tin mẫu cho khách, Đưa vào chuỗi tin, Gỡ khỏi chuỗi tin, Báo kết quả quảng cáo, Tắt trợ lý tự động với khách, Gửi vào nhóm Zalo nội bộ, Tặng phiếu quà, Gửi sang hệ thống khác.

Mục nào gói chưa có thì không hiện. Gửi tin mẫu cho khách chỉ gửi từ 7 giờ đến 21 giờ, tối đa 4 tin mỗi phút, và không dùng với luồng theo lịch: gửi hàng loạt hãy dùng Chiến dịch.

Gửi email cho khách đi máy chủ email thông báo ở mục Kết nối, khách đã huỷ nhận email thì không gửi. Gửi ZNS cho khách dùng mẫu đã duyệt và gán việc Gửi tay. Đưa vào chuỗi tin cần chuỗi đang chạy ở màn Chiến dịch. Gửi lời mời kết bạn Zalo đi từ Zalo cá nhân chính, một lời mời mỗi phút, tối đa 50 lời mời mỗi ngày của cả phòng khám. Bốn việc gửi tới khách (tin mẫu, email, ZNS, lời mời Zalo) chỉ dùng cho luồng theo sự kiện, từ 7 giờ đến 21 giờ. Gửi hàng loạt theo lịch hãy dùng Chiến dịch.

Phân công người phụ trách chọn được từng người hoặc cả nhóm phân quyền, mặc định chia đều theo số cơ hội đang mở, bật Chia theo tỉ lệ để người này nhận nhiều hơn người kia. Tạo công việc có mô tả, Chia đều cho nhiều người theo số việc đang mở, và ô Việc của nhóm giao cho một nhóm nhân sự: để người nhận là người phụ trách của dòng thì cả nhóm được báo, ai bấm Nhận việc thì làm.

Tạo lịch hẹn nháp đặt lịch sau số ngày đã chọn, vào giờ đã chọn, cho bác sĩ phụ trách của bản ghi hoặc bác sĩ ký phiếu khám của chi nhánh. Lịch luôn ở trạng thái chờ xác nhận để lễ tân gọi khách chốt giờ. Mở cơ hội mới (nguồn khác Cơ hội) đưa khách vào phễu bán hàng với người phụ trách và giai đoạn đã chọn, khách đang có cơ hội mở thì bỏ qua. Ghi chú vào cơ hội (chỉ nguồn Cơ hội) ghi một dòng đứng tên Tự động hoá. Gỡ khỏi chuỗi tin dừng gửi các tin còn lại của chuỗi cho khách đó, dùng khi khách đã đặt lịch hoặc đã mua.

Gửi vào nhóm Zalo nội bộ gửi một tin vào nhóm Zalo của nhân viên bằng tài khoản Zalo cá nhân đang nối nhóm đó ở Kênh chat. Nội dung điền được tên khách, mã bản ghi, người phụ trách, tên luồng, không điền được số điện thoại. Mỗi phút gửi tối đa 4 tin.

Tặng phiếu quà (chỉ luồng theo sự kiện) tặng khách một phiếu trừ tiền, chọn giá trị, hạn dùng và số phiếu tối đa mỗi tháng. Mỗi khách nhận tối đa một phiếu của khối này. Lúc thu tiền, phiếu hiện ở hộp Chọn mã giảm giá của khách đó.

Gửi sang hệ thống khác gửi mã bản ghi và tên luồng tới một địa chỉ https của phần mềm khác (Google Sheet qua Apps Script, CRM khác). Chỉ gửi được tới tên miền đã khai: bấm Công cụ ở màn Tự động hoá, chọn Tên miền nhận webhook, thêm tên miền rồi bấm Lưu thay đổi. Hộp đó có Xem khoá để lấy khoá ký, hệ thống nhận dùng khoá này kiểm bản tin đúng của phòng khám. Bản tin không có tên hay số của khách, cần thêm thì hệ thống nhận gọi API của phần mềm.

Đưa vào hàng phân phối (chỉ nguồn Cơ hội) đưa khách vào một quy tắc phân phối ở Cài đặt, mục Khách tiềm năng, tab Phân phối: phần mềm mời lần lượt nhân viên đang Sẵn sàng bấm Nhận khách, thay vì giao cứng cho một người. Khách đã có người phụ trách hoặc đang trong hàng thì khối bỏ qua.

Tab Lịch sử chạy có thêm bảng Theo từng bản ghi: bản ghi nào đã qua khối nào, kết quả và lý do bỏ qua.

Trợ lý soạn tin gửi khách đọc cuộc trò chuyện và kho kiến thức, soạn một tin đúng điều khách quan tâm rồi gửi từ 7 giờ đến 21 giờ. Có thể ghi thêm lời dặn. Trợ lý gắn thẻ phù hợp chọn trong các thẻ phòng khám đang có. Hai hành động này chỉ dùng với nguồn Cơ hội, tốn điểm AI, cần bật gửi dữ liệu khách cho AI ở Cài đặt. Nhân viên vừa nhắn với khách thì trợ lý không chen vào.

Messenger, WhatsApp chỉ cho nhắn trong 24 giờ sau tin cuối của khách, TikTok 48 giờ. Quá hạn thì tin không gửi, lý do ghi ở lịch sử chạy. Zalo không vướng hạn này.

So tổng cả ngày với một ngưỡng

Muốn được báo khi doanh số hôm nay dưới một mức, hay số lịch hẹn trong ngày quá ít, dùng khối Tổng hợp ở nhóm Rẽ nhánh của nút Thêm khối. Khối này chỉ có ở luồng chạy theo lịch.

1. Ở khối Kích hoạt, chọn dữ liệu (doanh số là Hoá đơn), lúc chạy Theo lịch và khoảng thời gian (hôm nay hoặc hôm qua).
2. Muốn bỏ hoá đơn nháp, đã huỷ thì thêm khối Điều kiện trước, chỉ cho đi tiếp ở cổng Có.
3. Thêm khối Tổng hợp: ở Cách tính chọn Cộng tổng một trường rồi chọn Tổng tiền, hoặc Đếm số bản ghi. Chọn Đi nhánh Có khi kết quả (dưới, không quá, trên, từ mức này trở lên) và gõ Ngưỡng.
4. Nối cổng Có tới khối Gửi thông báo nội bộ hoặc Tạo công việc, chọn người nhận cụ thể.

Khối tính một lần cho cả lượt chạy: cả ngày chỉ có một thông báo, không phải mỗi hoá đơn một thông báo. Không có hoá đơn nào thì tổng là 0, nhánh vẫn chạy. Thông báo ghi số bản ghi và ngưỡng; con số tiền chỉ hiện cho người được xem báo cáo tài chính của phòng khám.

Khối Tổng hợp còn làm được hai việc nữa:

• So với kỳ trước: ở ô So sánh chọn Giảm so với kỳ trước hoặc Tăng so với kỳ trước, chọn Kỳ trước (cùng kỳ hôm trước, tuần trước, tháng trước, năm trước) và gõ số phần trăm. Ví dụ doanh số hôm nay giảm từ 30% so với cùng ngày tuần trước thì báo. Cần Phạm vi theo ngày ở khối Kích hoạt. Phạm vi hôm nay thì nên chạy cuối ngày để hai kỳ cùng đủ giờ.
• Tách theo người hoặc chi nhánh: ở ô Tính chọn từng người phụ trách hoặc Từng chi nhánh. Mỗi nhóm một kết quả, nhóm đạt đi nhánh Có, nhóm không đạt đi nhánh Không. Tách theo người thì gửi thông báo, tạo công việc được cho đúng người đó. Chỉ tính những người, chi nhánh có bản ghi trong kỳ này hoặc kỳ trước: người chưa từng có hoá đơn nào sẽ không có dòng.

Rẽ theo giờ làm việc

Khối Giờ làm việc ở nhóm Rẽ nhánh cho luồng biết lúc chạy có đang trong giờ mở cửa không, hoặc hôm nay có phải ngày làm việc không. Ví dụ khách nhắn ngoài giờ thì gắn thẻ để sáng hôm sau gọi lại, trong giờ thì giao nhân viên. Giờ đọc theo Thời gian làm việc và ngày nghỉ lễ ở Cài đặt. Chưa khai giờ làm việc thì coi như luôn mở cửa.

Chia nhiều nhánh theo một trường

Khối Chọn nhánh theo giá trị thay cho nhiều khối Điều kiện nối tiếp khi cần chia theo một trường, ví dụ theo kênh, giai đoạn, chi nhánh hay thẻ.

1. Chọn Theo trường.
2. Mỗi nhánh đặt tên và chọn giá trị. Bấm Thêm nhánh để thêm, tối đa 6 nhánh.
3. Kéo đường nối từ cổng của từng nhánh ở mép phải khối tới khối kế tiếp.

Bản ghi đi vào nhánh đầu tiên có giá trị khớp, không khớp nhánh nào thì đi nhánh Còn lại. Trường nhiều giá trị như thẻ chỉ cần khớp một.

Để trợ lý AI phân tích và chọn việc

Điều kiện không viết được bằng các trường có sẵn (khách có đang muốn đặt lịch không, khách đang phàn nàn hay hài lòng) thì thêm khối Trợ lý AI phân tích ở nhóm Rẽ nhánh của nút Thêm khối:

1. Ghi câu hỏi ở ô Câu hỏi cho trợ lý, ví dụ: khách có đang muốn đặt lịch trong tuần này không?
2. Chọn Trợ lý trả lời là Có hoặc Không, hoặc Chấm điểm từ 0 đến 100 kèm ngưỡng ở ô Đi nhánh Có khi điểm từ.
3. Bật Đọc cả hội thoại chat của khách nếu muốn trợ lý đọc thêm lời trao đổi. Trợ lý luôn đọc các trường của bản ghi, kể cả trường tuỳ chỉnh.
4. Nối nhánh Có và nhánh Không tới khối tiếp theo như khối Điều kiện.

Hành động Trợ lý chọn việc cần làm (nhóm Trợ lý AI) cho trợ lý tự chọn việc trong danh sách bạn lập sẵn. Bấm Thêm việc, ghi ô Khi nào chọn việc này (ví dụ khách hỏi giá dịch vụ) rồi chọn Việc làm: gắn thẻ, gỡ thẻ, chuyển giai đoạn cơ hội, phân công người phụ trách, tạo công việc, ghi trường tuỳ chỉnh. Trợ lý chỉ chọn trong danh sách, không làm việc nào ngoài danh sách và không gửi gì cho khách. Bật Được chọn nhiều việc cùng lúc nếu một bản ghi có thể hợp nhiều việc.

Lưu ý:

• Hai khối này chỉ dùng với luồng theo sự kiện, không dùng với luồng chạy theo lịch. Mỗi luồng tối đa 3 khối trợ lý AI.
• Mỗi bản ghi được phân tích một lần ở mỗi khối, mỗi lần tốn điểm AI. Mỗi phút trợ lý xử lý tối đa 5 bản ghi ở mỗi khối, phần còn lại để phút sau.
• Dữ liệu khách chỉ gửi AI khi bật Cho phép AI đọc dữ liệu khách hàng ở Cài đặt, mục Trợ lý AI. Tắt thì bản ghi dừng ở khối đó và ghi lý do. Số điện thoại, email của khách không gửi cho AI.
• Chạy thử không gọi AI: khối phân tích chỉ cho biết bao nhiêu bản ghi đang chờ phân tích. Muốn xem trợ lý trả lời thế nào, bấm vào khối, ở ô Thử trên một bản ghi gõ một mã bản ghi (để trống thì lấy mã đầu tiên của lượt chạy thử) rồi bấm Thử. Lượt thử tốn điểm AI như lượt thật nhưng không ghi gì vào luồng và không làm việc nào phía sau.
• Tab Lịch sử chạy, bảng Theo từng bản ghi có cột Trợ lý giải thích ghi lý do trợ lý trả lời hoặc chọn việc.
• Điều kiện viết được bằng khối Điều kiện thì dùng khối Điều kiện: nhanh hơn và không tốn điểm.

Nhờ trợ lý AI thiết kế

Bấm nút có biểu tượng trợ lý AVENIX AI cạnh Chạy thử để mở khung trao đổi. Nội dung được lưu theo từng luồng, mở lại vẫn còn và trợ lý hiểu ngữ cảnh trước đó. Bấm Trao đổi mới để mở cuộc khác, cuộc cũ vẫn giữ; Lịch sử trao đổi liệt kê các cuộc đã có, bấm vào để làm tiếp hoặc bấm thùng rác để xoá. Gõ yêu cầu bằng lời thường. Trợ lý chưa dựng ngay mà trình bày các bước sẽ dựng, còn thiếu thông tin thì hỏi thêm, trả lời bao nhiêu lượt cũng được. Khi đủ thông tin, dưới câu trả lời có nút Xác nhận tạo mới (luồng đang trống) hoặc Xác nhận chỉnh sửa (luồng đã có khối). Bấm nút, hoặc gõ chốt, thì trợ lý mới dựng lên sơ đồ; lúc đó khung vẽ hiện dòng AVENIX AI đang dựng luồng kèm số giây đã chờ, thường dưới 1 phút. Các khối vừa đổi được làm sáng, không ưng thì bấm Hoàn tác. Việc phần mềm chưa làm được thì trợ lý nói ngắn gọn và đề xuất cách gần nhất, không dựng gì.

Luồng đang trống (chỉ có khối kích hoạt) và đang tắt thì bản trợ lý dựng được tự lưu làm bản nháp. Luồng đã có khối thì bản sửa của trợ lý chỉ nằm trên sơ đồ, luồng đang chạy vẫn giữ như cũ cho tới khi bạn kiểm tra và bấm Lưu luồng; còn chưa lưu thì phần mềm hỏi lại trước khi rời trang. Luồng chưa chạy cho tới khi bạn bật.

Luồng cần thẻ, tin mẫu, trường tuỳ chỉnh hoặc nhóm nhân sự chưa có thì trợ lý vẫn dựng và soạn sẵn chúng. Bạn xem lại rồi bấm Tạo và đưa lên sơ đồ: các mục đó được tạo và luồng hiện trên sơ đồ. Nhóm nhân sự tạo ở chi nhánh đang chọn.

Yêu cầu có nhiều lúc kích hoạt khác nhau thì trợ lý dựng thêm luồng riêng, hiện ở mục Luồng sẽ tạo thêm. Luồng thêm được lưu sẵn ở trạng thái tắt, luồng chính nằm trên sơ đồ và cần bấm Lưu luồng. Sau đó bật luồng ở danh sách thì mới chạy.

Đo thời gian tính thế nào

• Lúc khách cho số điện thoại: lúc khách gõ số trong tin nhắn. Khách để lại số qua form website hoặc được nhập tay thì lấy lúc tạo cơ hội.
• Cuộc gọi đi đầu tiên: cuộc gọi qua tổng đài trong phần mềm. Gọi bằng điện thoại riêng thì phần mềm không thấy.
• Lần cập nhật đầu của nhân viên: lần đầu nhân viên đổi giai đoạn, sửa giá trị cơ hội, ghi chú hoặc ghi kết quả cuộc gọi.
• Lần liên hệ đầu: mốc sớm hơn giữa hai mốc trên.

Bật Chưa tới mốc thì tính đến lúc chạy thì khách chưa được liên hệ vẫn bị coi là chậm khi đã quá ngưỡng.

Thông báo gửi gì

Ô Nội dung của khối thông báo để trống thì phần mềm tự ghi. Tự soạn thì chèn được mã bản ghi, số bản ghi, người phụ trách, số phút đo được.

Thông báo chỉ có số lượng, thời gian trung bình, tên nhân viên và mã bản ghi, không có tên hay số điện thoại của khách. Tab Lịch sử chạy của từng luồng cho biết mỗi ngày đã xét bao nhiêu dòng và gửi bao nhiêu thông báo.

Luồng theo lịch chạy tối đa một lần mỗi ngày, máy chủ lỡ giờ thì chạy bù trong ngày đó.

Câu hỏi thường gặp