Lịch làm việc và phân ca nhân sự

Tính năng thuộc gói Chấm công & lịch làm việc: có sẵn ở các gói từ tầm trung trở lên, gói khác bật thêm tính năng này. Chưa bật thì phòng khám đặt lịch hẹn theo giờ mở cửa.

Màn hình Lịch làm việc là bảng phân ca tổng thể của chi nhánh: mỗi hàng là một nhân sự, mỗi cột là một ngày, trong ô hiển thị ca người đó làm việc và các lượt nghỉ phép nếu có. Khi khách hàng đặt lịch hẹn, các khung giờ trống của bác sĩ sẽ được trích xuất trực tiếp từ bảng phân ca này.

Xem bảng phân ca chi nhánh

1. Ở menu bên trái, mở nhóm Nhân sự, chọn Lịch làm việc (đường dẫn /staff-schedule).
2. Chọn chi nhánh ở thanh trên cùng nếu phòng khám có nhiều cơ sở.
3. Chuyển đổi giữa chế độ xem theo Tuần hoặc theo Tháng. Dùng hai nút mũi tên để chuyển kỳ làm việc.

Lưu ý: Chỉ những nhân sự đã được phân công vào chi nhánh mới xuất hiện trong bảng phân ca. Nếu chưa thấy nhân viên nào, vào menu Nhân sự, chọn Nhân viên và thực hiện Phân chi nhánh cho nhân viên đó.

Xếp ca lẻ cho từng ngày

1. Rê chuột vào ô của nhân sự và ngày cần xếp, bấm vào biểu tượng dấu cộng (+).
2. Ở ô Nhân sự, người của ô vừa bấm đã được tích sẵn. Tích thêm những người làm cùng ca đó, hoặc bấm Chọn tất cả (lọc theo vị trí ở góc phải nếu cần).
3. Chọn Ca mẫu để hệ thống tự động điền khung giờ chuẩn (ví dụ: Ca sáng 08:00 - 12:00, Ca chiều 13:30 - 17:30 hoặc Cả ngày 08:00 - 17:30). Bạn cũng có thể chọn Tự nhập giờ để tùy biến giờ bắt đầu và giờ kết thúc riêng.
4. Bấm Xếp ca. Mọi người đã tích nhận cùng một ca trong ngày đó.

Cần xếp cùng giờ đó cho nhiều ngày (kể cả ca tự nhập giờ), bật Lặp lại nhiều ngày, chọn Lặp đến ngày và các thứ trong tuần. Hộp hiện trước số ca sẽ tạo và số ca bỏ qua vì người đó đã có ca, ngày lễ hoặc tháng đã chốt công, rồi bấm Xếp ... ca.

Bấm trực tiếp vào thẻ ca trên ô để điều chỉnh khung giờ hoặc bấm Xóa ca. Hệ thống tự động kiểm tra chống trùng giờ: một nhân sự không thể có hai ca làm việc chồng lấn thời gian lên nhau, kể cả ở hai chi nhánh khác nhau. Giờ vừa chọn trùng ca đã có thì hộp xếp ca báo ngay tên người và ca đang trùng (kèm tên chi nhánh nếu ở nơi khác) và khoá nút lưu; bỏ tích người đó hoặc đổi giờ để xếp cho những người còn lại.

Nhân sự được gán nhiều chi nhánh thì ô của họ hiện thêm ca ở chi nhánh khác, viền nét đứt kèm tên chi nhánh. Thẻ này chỉ để xem giờ đã bận, muốn sửa thì chọn chi nhánh đó ở thanh bên.

Sửa và đổi ca trong lúc vận hành

Khi lịch đã xếp mà có người bận đột xuất, chọn cách nhanh nhất:

1. Giao ca cho người khác: bấm vào thẻ ca, đổi ô Nhân sự sang người làm thay rồi bấm Lưu thay đổi.
2. Đổi ca giữa hai người: bấm vào thẻ ca, ở ô Đổi ca với người khác chọn ca của người kia rồi bấm Đổi ca. Hai người đổi giờ làm cho nhau, mỗi người vẫn giữ đúng một ca.
3. Kéo thả trên máy tính: kéo thẻ ca sang ô khác để chuyển ngày hoặc chuyển người (chế độ Bảng), hoặc sang ngày khác ở chế độ Lịch. Giữ phím Ctrl (máy Mac giữ Cmd hoặc Option) khi thả để chép ca thay vì chuyển. Thả đè lên thẻ ca của người khác để hai người đổi ca.

Sau mỗi lần kéo thả, thông báo ở góc màn hình có nút Hoàn tác để trả lại như cũ. Phần mềm vẫn chặn nếu người nhận đã có ca trùng giờ, và báo tên người đó.

Nhân viên xin đổi ca

Nhân viên tự xin đổi ca hoặc nhờ đồng nghiệp làm thay, không cần nhắn quản lý:

1. Ở trang cá nhân, khối lịch làm việc, bấm vào thẻ ca cần đổi rồi bấm Xin đổi ca.
2. Chọn Đổi ca (hai người đổi giờ làm cho nhau, chọn thêm ca của đồng nghiệp) hoặc Nhờ làm thay (đồng nghiệp nhận luôn ca này).
3. Chọn đồng nghiệp cùng chi nhánh, ghi lời nhắn nếu cần, bấm Gửi yêu cầu.

Đồng nghiệp nhận thông báo và bấm Đồng ý hoặc Từ chối ở khối Yêu cầu đổi ca trên trang cá nhân. Nếu phòng khám bật Quản lý duyệt đổi ca, yêu cầu tiếp tục chờ duyệt: người có quyền duyệt lịch bấm nút Đổi ca ở màn Lịch làm việc, trưởng nhóm duyệt ngay trên trang cá nhân. Duyệt xong ca đổi ngay và cả hai người nhận thông báo. Người xin bấm Rút lại khi chưa xong.

Khi quản lý tự giao ca hoặc đổi ca cho ai, người liên quan cũng nhận thông báo trên chuông và ứng dụng điện thoại.

Sao chép lịch

Lịch đã xếp xong thì chép sang kỳ sau, không cần xếp lại. Bấm Công cụ, chọn Sao chép lịch, rồi chọn một trong hai cách:

Theo tuần (lịch lặp theo tuần):

1. Chọn Tuần nguồn bắt đầu (hoặc bấm Tuần này, Tuần trước) và Chu kỳ. Lịch xoay ca hai tuần một lần thì chọn 2 tuần.
2. Chọn Dán từ thứ Hai và Dán đến ngày (bấm Đến hết tháng hoặc Đến hết tháng sau cho nhanh). Phần mềm dán lặp mẫu tuần cho đủ khoảng đó, ngày nào cũng đúng thứ.

Theo tháng (phòng khám xếp ca một lần cho cả tháng):

1. Chọn Tháng nguồn và số tháng ở ô Dán vào các tháng sau.
2. Phần mềm khớp theo thứ và lần thứ mấy trong tháng: thứ Hai đầu tiên dán vào thứ Hai đầu tiên của tháng sau, Chủ nhật thứ ba dán vào Chủ nhật thứ ba. Tháng sau có thứ đó lần thứ 5 mà tháng nguồn không có thì lấy ca của lần thứ 4; bản xem trước đếm riêng số ca này để bạn kiểm tra lại.

Ở cả hai cách, tích những nhân sự cần chép, xem bản xem trước rồi bấm Sao chép ... ca. Mỗi người giữ đúng giờ, ca mẫu và ghi chú. Ngày người đó đã có ca, ngày lễ, tháng đã chốt công và người không còn ở chi nhánh được bỏ qua. Mở hộp khi đang xem lịch dạng tháng thì hộp chọn sẵn Theo tháng.

Xoá ca hàng loạt

1. Bấm Công cụ, chọn Xoá ca hàng loạt.
2. Chọn khoảng ngày, loại ca và nhân sự cần xoá. Hộp hiện số ca sẽ xoá.
3. Bấm Xoá ... ca rồi xác nhận.

Ca thuộc tháng đã chốt công được giữ nguyên. Lượt nghỉ và lịch hẹn không bị ảnh hưởng.

Xếp ca tự động cho cả tháng

Khi phòng khám có lịch làm việc cố định theo tuần:

1. Bấm Công cụ ở góc trên bên phải, chọn Xếp ca tháng.
2. Chọn Ca mẫu cần xếp, tích chọn danh sách nhân sự làm ca đó, chọn khoảng ngày áp dụng (Từ ngày đến Đến ngày) và chọn các thứ trong tuần (từ Thứ 2 đến Chủ nhật).
3. Bấm Xem trước để kiểm tra tổng số ca sẽ được tạo, số ngày được bỏ qua do đã có ca hoặc ngày nghỉ lễ.
4. Bấm Xếp ca để hoàn tất.

Tính năng này yêu cầu chi nhánh đã cài đặt ca mẫu. Để thiết lập ca mẫu, bạn vào Cài đặt, phần Giờ & Ca làm việc.

Nhập lịch làm việc từ Excel

Khi phòng khám quen xếp lịch trên Excel, bạn tải file mẫu về, điền ca rồi nhập lại.

1. Bấm Công cụ, chọn Nhập Excel.
2. Ở ô Tháng của file mẫu, chọn tháng cần xếp lịch rồi bấm Tải file mẫu. File có sẵn danh sách nhân sự của chi nhánh và mỗi ngày trong tháng là một cột.
3. Trong từng ô, ghi tên ca mẫu (trang Ca mẫu của file liệt kê các ca đang dùng) hoặc khung giờ dạng 08:00-17:00. Một ngày nhiều ca thì cách nhau bằng dấu phẩy. Ngày không làm thì để trống.
4. Quay lại hộp nhập, kéo thả file đã điền vào, kiểm tra bước Khớp cột rồi bấm Bắt đầu nhập.

Lưu ý: Tháng được đọc từ các cột ngày trong file, không theo tháng đang chọn ở hộp nhập. Ô trùng giờ với ca nhân sự đã có thì được bỏ qua, nên nhập lại cùng một file không tạo ca thứ hai. Ô ghi chữ phần mềm không hiểu được báo lỗi ngay ở bước Khớp cột, trước khi tạo ca nào.

Xin nghỉ và duyệt đơn

1. Bấm Công cụ ở góc trên bên phải, chọn Xin nghỉ (người có quyền duyệt thấy Thêm lịch nghỉ), hoặc bấm dấu cộng trên ô ngày rồi chọn chức năng nghỉ.
2. Chọn nhân sự, Loại nghỉ (Nghỉ phép, Nghỉ việc riêng có lương, Nghỉ không lương, Nghỉ ốm, Nghỉ thai sản hoặc Nghỉ khác), chọn ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Nghỉ phép và nghỉ việc riêng có lương được trả lương như ngày công; nghỉ ốm, thai sản do bảo hiểm xã hội trả; nghỉ không lương và nghỉ khác không tính lương. Mặc định hệ thống tính nghỉ cả ngày, bạn có thể chỉnh lại giờ nếu chỉ nghỉ nửa buổi.
3. Bấm Gửi đơn (người có quyền duyệt ghi nghỉ cho người khác bấm Thêm lịch nghỉ, lịch nghỉ có hiệu lực ngay). Xin nghỉ cho chính mình luôn là gửi đơn chờ người khác duyệt, kể cả quản lý; chỉ chủ phòng khám có hiệu lực ngay.

Một nhân sự không ghi được hai lượt nghỉ chồng thời gian; phần mềm báo lượt nghỉ đã có để bạn sửa lượt đó.

Đơn gửi đi nằm ở trạng thái Chờ duyệt, người có quyền duyệt nhận thông báo. Mục Đơn xin nghỉ trong nút Công cụ ở màn này (hoặc menu Nghỉ phép, mục Đơn xin nghỉ) mở trang Đơn xin nghỉ; còn đơn chờ duyệt thì góc nút Công cụ hiện số đơn: bảng đơn chờ duyệt, mỗi dòng có Duyệt và Từ chối (từ chối được ghi kèm lý do). Trong lúc chờ duyệt, bác sĩ đó vẫn nhận lịch hẹn, ô chọn bác sĩ hiện cảnh báo Xin nghỉ, chờ duyệt. Chỉ đơn đã duyệt mới chặn đặt hẹn và tính vào bảng công; đơn bị từ chối mà không đi làm thì tính là vắng. Còn đơn chờ duyệt trong tháng thì không chốt công được. Sửa loại nghỉ hoặc thời gian của đơn đã xử lý thì đơn quay về chờ duyệt. Người xin nghỉ thuộc một nhóm nhân sự thì trưởng nhóm cũng duyệt được ở trang cá nhân, khối Đơn chờ bạn duyệt. Không ai duyệt đơn của chính mình, trừ chủ phòng khám.

Nếu trong khoảng thời gian nghỉ đã có khách hàng đặt lịch hẹn với bác sĩ đó, hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo số lượng lịch hẹn cần dời giờ hoặc chuyển sang bác sĩ khác; các lịch hẹn hiện có không tự động bị hủy để tránh mất thông tin khách hàng.

Nghỉ phép của tôi

Mỗi nhân viên xem đơn xin nghỉ của chính mình ở menu Nghỉ phép, mục Nghỉ phép của tôi:

1. Dải ô đầu trang hiện Phép năm, Đã nghỉ, Sắp nghỉ, Còn lại khi phòng khám bật theo dõi ngày phép.
2. Bảng liệt kê mọi đơn trong năm kèm Trạng thái, Người duyệt, Ngày duyệt và Lời nhắn của người duyệt khi đơn bị từ chối. Dải tab Chờ duyệt, Đã duyệt, Từ chối để lọc, bấm Lọc để xem năm khác.
3. Bấm Xin nghỉ để gửi đơn mới. Bấm vào một đơn (hoặc nút ba chấm, Sửa đơn) để sửa, Rút đơn để xoá đơn.

Lượt nghỉ đã duyệt và đã bắt đầu thì không tự sửa hay rút được, nhờ quản lý sửa giúp. Khi đơn được duyệt hoặc bị từ chối, bạn nhận thông báo, bấm vào là mở trang này.

Lịch của tôi

Mỗi nhân viên tự tra cứu lịch làm việc của riêng mình ở trang Tài khoản của tôi (bấm vào thẻ tài khoản ở góc thanh menu), tab Tổng quan, khối Lịch làm việc:

• Xem ca làm việc, lượt nghỉ và số lịch hẹn của từng ngày trong tuần. Bấm hai mũi tên để sang tuần trước hoặc tuần sau.
• Nếu được cấp quyền, bấm dấu cộng ở góc một ngày để tự đăng ký ca, bấm một ca để sửa, bấm Công cụ rồi chọn Xin nghỉ để gửi đơn nghỉ.
• Nút Vào ca và Ra ca ở góc phải khối dùng để chấm công.

Câu hỏi thường gặp