Lưu tài liệu nội bộ của phòng khám

Mục Tài liệu là nơi lưu giấy tờ của phòng khám: giấy phép hoạt động, chứng chỉ hành nghề, hồ sơ PCCC, hợp đồng thuê nhà, hợp đồng nhà cung cấp, quy trình nội bộ, biểu mẫu. Tài liệu xếp theo thư mục, mỗi thư mục chọn được nhóm nhân sự nào được xem.

Vào bằng menu bên trái, nhóm Vận hành, mục Tài liệu.

Tạo thư mục

1. Bấm Công cụ, chọn Thư mục mới (hoặc bấm dấu cộng cạnh chữ Thư mục ở cột trái).
2. Nhập Tên thư mục.
3. Ở ô Ai được xem, chọn Mọi người hoặc Giới hạn.
4. Chọn Giới hạn thì chọn nhóm ở ô Được xem (chỉ xem và tải về) và ô Được sửa (tải lên, sửa, xoá). Nhóm của chính bạn phải nằm trong ô Được sửa.
5. Bấm Lưu.

Muốn tạo thư mục con, bấm nút ba chấm cạnh thư mục ở cột trái, chọn Thư mục con. Thư mục con mặc định Theo thư mục cha, tức là ai xem được thư mục cha thì xem được thư mục con. Thư mục chỉ có hai cấp.

Thư mục có biểu tượng khoá là thư mục Giới hạn. Chủ phòng khám luôn thấy mọi thư mục. Hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động nên để ở thư mục Giới hạn.

Hồ sơ nhân sự

Phần mềm tự tạo thư mục Hồ sơ nhân sự, bên trong mỗi nhân viên một thư mục mang họ tên của người đó. Lưu CCCD, bằng cấp, chứng chỉ hành nghề, hợp đồng lao động của từng người vào đúng thư mục.

• Mặc định chỉ chủ phòng khám thấy thư mục Hồ sơ nhân sự. Muốn quản lý xem được, bấm nút ba chấm cạnh thư mục, chọn Sửa thư mục, chọn nhóm ở ô Được xem hoặc Được sửa.
• Mở nhanh hồ sơ của một người: vào trang của nhân viên đó, bấm Hồ sơ tài liệu.
• Thư mục của nhân sự không xoá được và không đổi tên được, tên luôn theo họ tên của nhân sự.

Soạn tài liệu

Quy trình, nội quy, hướng dẫn công việc thì soạn thẳng trong phần mềm, như soạn văn bản Word:

1. Bấm Tạo tài liệu ở góc phải. Đang mở một thư mục thì tài liệu mới vào sẵn thư mục đó.
2. Nhập Tên tài liệu, chọn Thư mục, gắn Thẻ, ghi Ngày hết hạn nếu cần ở cột phải.
3. Soạn ở khung Nội dung: tiêu đề, chữ đậm, nghiêng, gạch chân, danh sách, trích dẫn, đường kẻ ngang, ảnh, video, hoặc dán link YouTube để hiện khung phát. Bấm nút chèn ảnh trên thanh công cụ, hoặc dán, kéo thả ảnh vào giữa nội dung.
4. Kéo thả tệp vào khung Tệp đính kèm nếu cần kèm biểu mẫu, bản scan (chọn được nhiều tệp).
5. Bấm Tạo tài liệu ở góc phải hoặc cuối trang.

Tài liệu chỉ cần có tên, không bắt buộc có nội dung hay tệp. Tìm kiếm ở danh sách tìm cả trong nội dung đã soạn.

Tải tệp lên

Giấy phép, hợp đồng đã có sẵn tệp thì tải lên nhanh, mỗi tệp thành một tài liệu:

1. Bấm Tải lên ở góc phải.
2. Chọn Thư mục và gắn Thẻ nếu cần.
3. Kéo thả tệp vào khung hoặc bấm vào khung để chọn tệp. Chọn được nhiều tệp một lần.
4. Bấm Tải lên.

Nhận tệp PDF, ảnh, Word, Excel, PowerPoint, mỗi tệp tối đa 64MB. Tệp và ảnh trong nội dung tính vào dung lượng lưu trữ của gói.

Xem, tải về, sửa tài liệu

Mỗi tài liệu có một mã riêng dạng TL-00012 ở cột Mã, bấm nút chép cạnh mã để gửi cho đồng nghiệp.

• Bấm tên hoặc mã tài liệu để mở trang của tài liệu: nội dung, tệp đính kèm, thư mục, thẻ, ngày hết hạn, ghi chú. Tab Nhật ký ghi ai tạo, ai sửa, ai tạo liên kết chia sẻ, ai xoá.
• Bấm tên tệp đính kèm để xem ngay trên màn hình, bấm biểu tượng tải về ở cuối dòng để tải tệp.
• Bấm Sửa ở góc phải để sửa nội dung, thêm hoặc gỡ tệp đính kèm, đổi tên, chuyển thư mục, gắn thẻ, ghi Ngày hết hạn và ghi chú ngay trên trang, rồi bấm Lưu thay đổi.
• Ở danh sách, nút ba chấm cuối dòng có sẵn Xem, Tải về (tài liệu chỉ có một tệp), Mở tài liệu (tài liệu có nội dung soạn), Sửa, Chia sẻ và Xoá.

Giấy tờ có ngày hết hạn trong vòng 30 ngày hiện chữ màu cam ở cột Hết hạn, đã quá hạn hiện chữ màu đỏ.

Chủ phòng khám nhận thông báo ở chuông (và điện thoại nếu đã cài ứng dụng) khi giấy tờ còn 30 ngày, còn 7 ngày và đúng ngày hết hạn. Đổi sang ngày hết hạn mới (đã gia hạn) thì phần mềm nhắc lại từ đầu theo ngày mới. Tài liệu trong thùng rác không được nhắc.

Chia sẻ tài liệu ra ngoài

Gửi một tài liệu cho người ngoài phòng khám (đơn vị kiểm tra, đối tác, kế toán thuê ngoài) mà không cần tạo tài khoản cho họ: bấm nút ba chấm ở dòng tài liệu, chọn Chia sẻ, chọn Thời hạn của liên kết (1, 7, 30 hoặc 90 ngày) rồi bấm Tạo liên kết. Ở trang chi tiết tài liệu, nút Chia sẻ nằm ở góc phải. Sao chép liên kết hoặc cho người nhận quét mã QR.

Người nhận mở liên kết không cần đăng nhập, đọc được nội dung và xem, tải được các tệp đính kèm của đúng tài liệu đó. Hộp chia sẻ hiện số lượt mở và lần mở gần nhất. Mỗi tài liệu có một liên kết đang dùng; muốn đổi thời hạn thì bấm Thu hồi rồi tạo liên kết mới. Liên kết tự ngừng khi hết hạn, khi bị thu hồi hoặc khi tài liệu bị xoá.

Chỉ người sửa được thư mục của tài liệu mới tạo và thu hồi được liên kết.

Xin tài liệu từ người ngoài

Cần khách, nhân viên mới hay nhà cung cấp gửi giấy tờ vào một thư mục mà không cần tạo tài khoản cho họ:

1. Mở thư mục ở cột trái, bấm Công cụ, chọn Xin tài liệu (hoặc bấm nút ba chấm cạnh thư mục, chọn Xin tài liệu).
2. Nhập Cần gửi gì và Lời nhắn nếu cần. Hai ô này hiện trên trang người nhận mở.
3. Chọn Thời hạn của liên kết và Số tệp tối đa.
4. Bấm Tạo liên kết, sao chép liên kết hoặc cho người nhận quét mã QR.

Người nhận mở liên kết, ghi tên người gửi rồi chọn tệp. Họ không thấy tên thư mục và không thấy tài liệu nào đã có trong thư mục. Tệp gửi vào hiện ở thư mục với nhãn Chờ xem và tên người gửi ở cột Ngày tải lên; người tạo liên kết nhận thông báo ở chuông.

• Lọc tài liệu chờ xem: bấm Lọc, ở ô Trạng thái chọn Chờ xem. Cột trái hiện số tài liệu chờ xem cạnh từng thư mục.
• Xem xong, bấm nút ba chấm ở dòng tài liệu (hoặc nút ở góc phải trang chi tiết), chọn Đánh dấu đã xem.
• Muốn dừng nhận tệp, mở lại Xin tài liệu ở thư mục đó, bấm Thu hồi ở liên kết. Tệp đã gửi vẫn giữ nguyên.

Liên kết tự ngừng khi hết hạn, khi đã nhận đủ số tệp tối đa hoặc khi bị thu hồi. Tệp người ngoài gửi tính vào dung lượng lưu trữ của gói như mọi tệp khác.

Thẻ tài liệu

Bấm Công cụ, chọn Thẻ tài liệu để thêm, đổi tên, đổi màu hoặc xoá thẻ. Xoá thẻ thì thẻ được gỡ khỏi mọi tài liệu đang gắn. Lọc tài liệu theo thẻ bằng nút Lọc.

Thùng rác

Tài liệu xoá nằm ở Thùng rác cuối cột thư mục. Mở thùng rác, bấm nút ba chấm để Khôi phục hoặc Xoá vĩnh viễn (trang chi tiết của tài liệu đã xoá cũng có hai nút này). Xoá vĩnh viễn thì tệp bị xoá hẳn, không lấy lại được.

Thư mục chỉ xoá được khi đã trống, kể cả trong thùng rác.

Ai làm được gì

Ở menu Nhân sự, mục Phân quyền, mở một nhóm, phần Nhân sự và Cài đặt có hai dòng: Tài liệu (xem, tải lên, sửa, xoá tài liệu) và Thư mục tài liệu (tạo, sửa, xoá thư mục). Mặc định chủ phòng khám và quản lý có đủ hai quyền này; bác sĩ, phụ tá, lễ tân chỉ xem được tài liệu, không tải lên và không xoá. Thư mục Giới hạn thu hẹp thêm: người có quyền Tài liệu mà nhóm không được chọn ở thư mục thì không thấy thư mục đó.

Câu hỏi thường gặp