Tuyển dụng nhân viên

Mục Tuyển dụng giúp phòng khám theo dõi việc tuyển người ngay trong phần mềm: đăng vị trí cần tuyển, ghi hồ sơ từng ứng viên, chuyển ứng viên qua các giai đoạn và biết vị trí nào đã tuyển đủ người.

Vào bằng menu bên trái, nhóm Vận hành, mục Tuyển dụng. Mục này có ba màn: Vị trí tuyển dụng, Ứng viên và Phỏng vấn của tôi. Danh sách theo chi nhánh đang chọn ở thanh bên.

Tạo vị trí tuyển dụng

1. Mở Tuyển dụng, chọn Vị trí tuyển dụng, bấm Thêm vị trí.
2. Kéo thả hoặc bấm vào ô Ảnh đại diện để chọn ảnh, cắt theo khung ngang. Ảnh lưu đúng 1200 x 630, cỡ ảnh xem trước khi chia sẻ đường dẫn lên Facebook, Zalo, và hiện ở danh sách vị trí, trang tuyển dụng.
3. Nhập Tên vị trí, chọn Hình thức làm việc, nhập Số lượng cần tuyển.
4. Ô Hạn nhận hồ sơ để trống là nhận hồ sơ tới khi đóng vị trí.
5. Chọn Người phụ trách và Nhóm phân quyền sau khi tuyển nếu cần.
6. Soạn Mô tả công việc: công việc chính, yêu cầu, quyền lợi, giờ làm việc.
7. Bấm Tạo vị trí. Phần mềm cấp mã vị trí dạng TD-0001 và mở trang vị trí.

Thanh bên đang ở Tất cả chi nhánh thì form có thêm ô Chi nhánh để chọn nơi tuyển.

Tuyển lại vị trí cũ thì không cần soạn từ đầu: ở danh sách vị trí, bấm nút ba chấm cuối dòng, chọn Sao chép vị trí. Form mở sẵn ảnh đại diện (dùng chung ảnh của vị trí cũ, không tốn thêm dung lượng), tên, mô tả công việc, hình thức, số lượng, người phụ trách, nhóm phân quyền; hạn nhận hồ sơ để trống, chưa đăng lên trang tuyển dụng. Sửa những gì cần rồi bấm Tạo vị trí.

Đổi trạng thái vị trí

Bấm vào nhãn trạng thái cạnh tên vị trí để đổi: Nháp, Đang tuyển, Tạm dừng, Đã đóng. Vị trí Đã đóng không thêm ứng viên mới được. Vị trí chưa có ứng viên nào thì xoá được, đã có ứng viên thì chỉ đóng được.

Đăng vị trí lên trang tuyển dụng

Phòng khám có một trang tuyển dụng công khai ở tên miền của phòng khám kèm /jobs, người tìm việc mở bằng máy tính hoặc điện thoại, không cần tài khoản.

1. Mở trang vị trí, bấm Sửa, bật Đăng lên trang tuyển dụng, bấm Lưu thay đổi.
2. Ở tab Thông tin, dòng Trang tuyển dụng hiện đường dẫn của vị trí. Bấm biểu tượng chép để dán lên Facebook, Zalo, hoặc bấm biểu tượng máy in để in tờ mã QR dán ở quầy.
3. Đường dẫn trang chung (mọi vị trí đang tuyển) nằm ở Cài đặt, nhóm Nhân sự, mục Tuyển dụng, tab Ứng tuyển, tab con Trang tuyển dụng, kèm mã QR và đường dẫn gắn sẵn từng kênh (Facebook, Zalo, TopCV...).

Vị trí có ảnh đại diện thì dán đường dẫn lên Facebook, Zalo sẽ hiện ảnh đó cùng tên vị trí ở khung xem trước.

Vị trí chỉ hiện khi đang ở trạng thái Đang tuyển và chưa quá Hạn nhận hồ sơ. Chuyển sang Tạm dừng, Đã đóng hoặc quá hạn thì vị trí tự ẩn, không cần tắt đăng tin. Mô tả công việc hiện cho mọi người xem.

Người ứng tuyển điền họ tên, số điện thoại, email, giới tính, ngày sinh, kinh nghiệm, mức lương mong muốn, ngày có thể đi làm, lời giới thiệu, gửi CV và tích ô đồng ý cho phòng khám xử lý thông tin. Ô nào hiện, ô nào bắt buộc, tên ô và thứ tự do phòng khám đặt ở tab Ứng tuyển, tab con Phiếu ứng tuyển (mục Cài đặt bên dưới). Hồ sơ vào ngay giai đoạn đầu tiên, người phụ trách vị trí nhận thông báo trên chuông (vị trí chưa có người phụ trách thì người tạo vị trí nhận).

Muốn biết hồ sơ đến từ đâu, dán đúng đường dẫn của từng kênh ở tab Ứng tuyển, tab con Trang tuyển dụng (mục bên dưới), đừng dùng chung một đường dẫn cho mọi nơi. Hồ sơ nộp qua đường dẫn của kênh nào thì ghi đúng Kênh tuyển dụng đó:

Ứng viên nộp qua	Kênh tuyển dụng	Chi tiết kênh
Đường dẫn chung	Trang tuyển dụng	Trống
Đường dẫn Facebook, Zalo	Facebook, Zalo	Trống
Đường dẫn TopCV, Vietnamworks, Chợ Tốt Việc Làm	Trang việc làm	Tên trang
Mã QR in ra (trang chung hoặc trang vị trí)	Mã QR	Trống
Đường dẫn của kênh tự thêm	Kênh đó	Trống

Nhân viên giới thiệu, Đến trực tiếp, Khác không có đường dẫn, chọn khi thêm ứng viên. Thêm &utm_campaign=tuyen-le-tan vào cuối đường dẫn để ghi tên đợt đăng tin vào Chi tiết kênh.

Thêm ứng viên

1. Mở trang vị trí, bấm Thêm ứng viên. Hoặc ở màn Ứng viên, bấm Thêm ứng viên rồi chọn Vị trí ứng tuyển.
2. Nhập Họ tên, Số điện thoại, Email, Giới tính, Ngày sinh, Kinh nghiệm, Mức lương mong muốn, Ngày có thể đi làm.
3. Chọn Kênh tuyển dụng (Facebook, Zalo, trang việc làm, nhân viên giới thiệu, đến trực tiếp) và ghi Chi tiết kênh nếu cần (ví dụ TopCV, tên nhóm Facebook).
4. Ứng viên do nhân viên giới thiệu thì chọn Nhân viên giới thiệu.
5. Bấm vào sao ở ô Mức ưu tiên để đánh dấu ứng viên đáng chú ý.
6. Kéo thả CV, bằng cấp vào ô tệp. Nhận PDF, Word hoặc ảnh chụp, tối đa 20MB mỗi tệp.
7. Bấm Thêm ứng viên. Phần mềm cấp mã ứng viên dạng UV-00001.

Ở màn Ứng viên, nút Lọc lọc được theo kinh nghiệm, mức lương mong muốn, thời gian có thể đi làm (tính từ hôm nay); dạng bảng có cột cho cả ba thông tin này.

Số điện thoại đã từng ứng tuyển trước đó thì trang ứng viên hiện khung vàng liệt kê các lần ứng tuyển khác, kèm vị trí và kết quả.

Chuyển giai đoạn

Ở màn Ứng viên dạng cột, mỗi giai đoạn là một cột. Kéo thẻ ứng viên sang cột khác để chuyển giai đoạn. Ở trang ứng viên, bấm vào bước trên dải giai đoạn ở đầu trang.

Chuyển ứng viên sang giai đoạn Đã tuyển thì vị trí tính thêm một người đã tuyển.

Bấm nút bảng ở thanh tiêu đề để xem dạng danh sách. Bấm nút lọc để lọc theo Vị trí, Giai đoạn, Trạng thái, Kênh tuyển dụng và Ngày nhận hồ sơ. Mỗi cột giai đoạn hiện 20 ứng viên mới nhất kèm tổng số, bấm Xem thêm ở cuối cột để tải tiếp. Dạng danh sách chuyển trang ở cuối bảng. Ô tìm kiếm tìm theo tên, mã, số điện thoại, email, vị trí trên mọi hồ sơ.

Từ chối ứng viên

1. Mở trang ứng viên, bấm Từ chối.
2. Chọn Lý do, ghi thêm Ghi chú nếu cần.
3. Bấm Từ chối.

Hồ sơ bị từ chối nằm ở cột Đã từ chối cuối bảng. Bấm Mở lại hồ sơ để xét tiếp ứng viên đó.

Hẹn phỏng vấn

1. Mở trang ứng viên, chọn tab Phỏng vấn, bấm Hẹn phỏng vấn.
2. Chọn Thời gian, Thời lượng, Hình thức (Tại phòng khám, Trực tuyến, Gọi điện).
3. Ghi Địa điểm, hoặc Đường dẫn phòng họp khi phỏng vấn trực tuyến. Để trống địa điểm là địa chỉ chi nhánh.
4. Chọn Người phỏng vấn, có thể chọn nhiều người.
5. Bấm Lưu.

Người phỏng vấn đang nghỉ, ngoài ca làm việc, làm ở chi nhánh khác hoặc đã có buổi phỏng vấn khác cùng giờ thì hộp hiện khung vàng ghi rõ từng người. Phần mềm chỉ báo, không chặn. Người phỏng vấn nhận thông báo trên chuông.

Bấm nút ba chấm của buổi phỏng vấn để Sửa buổi phỏng vấn, Đánh dấu đã phỏng vấn hoặc Huỷ buổi phỏng vấn. Ứng viên đã bị từ chối thì mở lại hồ sơ trước khi hẹn phỏng vấn.

Phỏng vấn của tôi và phiếu đánh giá

Người được xếp phỏng vấn mở Tuyển dụng, chọn Phỏng vấn của tôi. Màn này có hai tab Sắp tới và Đã qua. Người phỏng vấn không cần quyền Ứng viên: họ chỉ thấy đúng ứng viên của buổi mình được giao, xem được hồ sơ, lời giới thiệu và CV, không thấy số điện thoại và email.

1. Bấm vào buổi phỏng vấn để mở trang buổi đó.
2. Ở khối Phiếu đánh giá, bấm sao (1 tới 5) cho từng tiêu chí.
3. Chọn Kết luận: Rất phù hợp, Phù hợp, Chưa phù hợp, Không phù hợp.
4. Ghi Nhận xét nếu cần, bấm Lưu phiếu đánh giá.

Mỗi người phỏng vấn có một phiếu cho mỗi buổi, chấm lại là sửa phiếu cũ. Phiếu của mọi người phỏng vấn hiện ở tab Phỏng vấn của trang ứng viên, kèm điểm trung bình. Buổi đã huỷ thì không chấm được nữa.

Gửi email cho ứng viên

1. Mở trang ứng viên, chọn tab Email đã gửi, bấm Gửi email.
2. Chọn Mẫu email: Xác nhận đã nhận hồ sơ, Mời phỏng vấn, Thư mời nhận việc, Thư cảm ơn và từ chối. Phần mềm điền sẵn tên ứng viên, vị trí, giờ và địa điểm của buổi phỏng vấn gần nhất.
3. Sửa Tiêu đề, Nội dung nếu cần, bấm Xem thử để xem email kèm vỏ bọc, rồi bấm Gửi email.

Thư đi từ máy chủ email riêng của phòng khám, ứng viên trả lời thẳng về hộp thư đó. Phòng khám chưa cài đặt máy chủ email (Cài đặt chung, mục Email) thì nút Gửi thư bị khoá; bấm Sao chép nội dung để dán vào hộp thư của phòng khám rồi gửi. Thư đã gửi hiện ở tab Thư đã gửi, kèm người gửi và giờ gửi.

Nhận việc

Ứng viên ở giai đoạn Đã tuyển thì trang ứng viên có nút Nhận việc. Bước này tạo hồ sơ nhân viên từ hồ sơ ứng viên, không phải gõ lại.

1. Mở trang ứng viên, bấm Nhận việc.
2. Kiểm tra Họ tên, Số điện thoại, Email, Giới tính, Ngày sinh phần mềm điền sẵn.
3. Chọn Ngày bắt đầu làm việc. Ô Nhóm quyền lấy sẵn theo nhóm khai ở vị trí tuyển dụng, đổi được.
4. Nhập Số chứng chỉ hành nghề nếu có.
5. Phòng khám có Tài liệu: bật Chép tệp đính kèm vào hồ sơ nhân sự để CV, bằng cấp vào thư mục hồ sơ của nhân viên đó. Hồ sơ ứng viên vẫn giữ tệp gốc.
6. Ứng viên có Nhân viên giới thiệu và phòng khám có Tính lương: bật Thưởng giới thiệu, nhập Số tiền, chọn Tháng lương. Phần mềm ghi một khoản cộng vào bảng lương tháng đó của người giới thiệu.
7. Bấm Nhận việc.

Nhân viên mới làm ở chi nhánh của vị trí và chưa có tài khoản đăng nhập. Trang ứng viên hiện khung Đã nhận việc với nút Mở hồ sơ nhân sự (tạo tài khoản đăng nhập, xin giấy tờ còn thiếu ở đó) và Thiết lập hồ sơ lương. Đã nhận việc thì hồ sơ ứng viên không chuyển giai đoạn, không từ chối, không xoá được nữa.

Cần quyền thêm Nhân viên ở màn phân quyền. Thưởng giới thiệu cần thêm quyền sửa Tính lương, mặc định chỉ chủ phòng khám có. Kỳ lương của tháng đã chọn đã duyệt thì chọn tháng khác.

Nhờ AI đọc CV

Phòng khám có Trợ lý AI thì trang ứng viên có tab Đánh giá CV.

1. Mở trang ứng viên, chọn tab Đánh giá CV.
2. Bấm Đọc CV ở tệp muốn AI đọc (PDF có chữ, Word hoặc ảnh chụp CV).
3. Đọc kết quả: tóm tắt hồ sơ, chức danh gần nhất, số năm kinh nghiệm, học vấn, kỹ năng, chứng chỉ, điểm mạnh, điểm nên hỏi thêm khi phỏng vấn. Vị trí có mô tả công việc thì kèm Phù hợp, điểm từ 0 tới 100.

Mỗi lần đọc tính điểm AI như các tính năng AI khác. Kết quả chỉ để tham khảo, phần mềm không tự chuyển giai đoạn hay từ chối ứng viên. PDF quét từ giấy không có chữ thì chụp ảnh CV rồi tải ảnh lên.

Kho ứng viên

Mục Kho ứng viên liệt kê người từng ứng tuyển và đã bị từ chối, còn trong thời hạn lưu hồ sơ. Mỗi số điện thoại một dòng, kèm vị trí đã ứng tuyển, lý do từ chối và số lần đã ứng tuyển. Người đang có hồ sơ đang xét ở vị trí khác không nằm trong kho.

1. Mở Kho ứng viên, lọc theo lý do từ chối, vị trí, kênh tuyển dụng hoặc ngày từ chối.
2. Bấm biểu tượng ba chấm ở dòng ứng viên, chọn Mời ứng tuyển vị trí khác (hoặc bấm nút cùng tên ở trang ứng viên đã từ chối).
3. Chọn Vị trí đang tuyển, bật chép tệp đính kèm nếu cần, bấm Thêm vào vị trí.

Phần mềm tạo hồ sơ mới ở giai đoạn đầu tiên, chép họ tên, liên hệ và kênh tuyển dụng. Hồ sơ cũ giữ nguyên lý do từ chối. Ghi chú nội bộ và nhân viên giới thiệu không được chép sang.

Báo cáo tuyển dụng

Mục Báo cáo tuyển dụng tính theo hồ sơ nộp trong kỳ chọn ở nút Lọc (mặc định tháng này).

Ô đầu trang luôn hiện ở mọi tab: hồ sơ nộp, tới phỏng vấn, đã tuyển, đã từ chối, đang xét (chưa tuyển, chưa từ chối), đã nhận việc, thời gian tuyển (số ngày từ lúc nộp hồ sơ tới lúc chuyển sang Đã tuyển), mức lương mong muốn ở giữa của các hồ sơ có khai. Rê chuột vào con số để xem tỷ lệ tuyển, thời gian trung bình.

Phần bên dưới đổi theo dải tab biểu tượng trên thanh tiêu đề (rê chuột để xem tên tab):

• Tổng quan: Phễu tuyển dụng (số hồ sơ đã tới từng giai đoạn, kể cả hồ sơ bị từ chối ở giai đoạn đó), Hồ sơ theo kênh, Hồ sơ theo ngày (hồ sơ nộp và được tuyển mỗi ngày), Lý do từ chối.
• Vị trí: biểu đồ hiệu quả của 8 vị trí nhiều hồ sơ nhất và bảng đủ mọi vị trí.
• Kênh: Hiệu quả theo kênh (mỗi kênh bao nhiêu hồ sơ, bao nhiêu tới phỏng vấn, bao nhiêu được tuyển và tỷ lệ tuyển, để biết kênh nào đáng bỏ công đăng tin), Hồ sơ theo kênh và bảng. Kênh có ghi chi tiết (TopCV, Vietnamworks, tên nhóm Facebook) tách thành dòng riêng.
• Kinh nghiệm, Mức lương, Ngày đi làm (tính từ ngày nộp hồ sơ): biểu đồ hiệu quả theo từng nhóm và bảng. Hồ sơ không khai thông tin đó nằm ở dòng Chưa khai.
• Lý do từ chối: biểu đồ và bảng các lý do.

Đường dẫn trang ghi tab đang xem, gửi cho người khác là mở đúng tab đó.

Ở các tab có bảng, bấm Công cụ, chọn Xuất Excel để tải bảng đang xem. Báo cáo không có tên ứng viên. Trang chủ có ô Tuyển dụng cùng số liệu, bật ở Tuỳ biến; trợ lý AI cũng trả lời được câu hỏi về tuyển dụng.

Cài đặt giai đoạn và lý do từ chối

Mở Cài đặt, nhóm Nhân sự, mục Tuyển dụng. Mỗi phần nằm ở một tab riêng, danh sách nào cũng kéo tay cầm đầu dòng để sắp thứ tự, bấm bút ở cuối dòng để sửa, bấm thùng rác để xoá, công tắc để bật tắt:

• Giai đoạn: thêm, đổi tên, đổi màu, đổi icon, tắt giai đoạn. Mỗi giai đoạn có một Tác dụng (Mới nhận, Sàng lọc, Phỏng vấn, Mời nhận việc, Đã tuyển) để phần mềm biết ứng viên đang ở bước nào. Luôn cần ít nhất một giai đoạn Mới nhận và một giai đoạn Đã tuyển đang bật.
• Lý do từ chối: thêm, đổi tên, chọn màu thẻ, tắt. Lý do đã dùng cho ứng viên thì chỉ tắt được. Cùng tab có ô Giữ hồ sơ bị từ chối: số tháng giữ hồ sơ ứng viên bị từ chối, đổi xong bấm Lưu thay đổi.
• Mẫu email: bấm biểu tượng bút trên dòng (hoặc Thêm mẫu email) để mở trang sửa mẫu: tên mẫu, Vỏ bọc email, tiêu đề và nội dung soạn như mẫu in (chữ đậm, danh sách, căn lề). Nút Shortcode chèn thẻ (Họ tên ứng viên, Thời gian phỏng vấn); lúc gửi phần mềm thay thẻ bằng thông tin thật. Bấm Xem thử để xem email như ứng viên nhận, Nội dung mặc định để lấy lại bản có sẵn của mẫu hệ thống. Mẫu đã tắt không hiện khi gửi email.
• Đánh giá: thêm, đổi tên, chọn màu, tắt tiêu chí của phiếu đánh giá. Tắt tiêu chí thì phiếu cũ vẫn giữ điểm của tiêu chí đó.
• Kênh tuyển dụng: danh sách kênh ghi cho từng ứng viên (Facebook, Zalo, trang việc làm, nhân viên giới thiệu...). Bấm Thêm kênh để thêm kênh riêng (ví dụ TikTok), đổi tên, chọn màu, kéo để sắp thứ tự, tắt kênh không dùng. Kênh có sẵn và kênh đã có ứng viên chỉ tắt được, không xoá được. Báo cáo tuyển dụng so hiệu quả theo đúng danh sách này. Rê vào dấu thông tin cạnh tên kênh để xem kênh đó tự ghi hay chọn tay. Tắt kênh thì kênh rời ô chọn và tab Ứng tuyển không còn đường dẫn của kênh đó, nhưng hồ sơ nộp qua đường dẫn đã đăng trước đó vẫn ghi đúng kênh.
• Ứng tuyển: hai tab con. Phiếu ứng tuyển là các ô người ứng tuyển điền ở trang công khai. Kéo để sắp thứ tự, công tắc để ẩn ô không cần hỏi, bấm bút để đổi tên ô và bật Bắt buộc nhập. Họ tên và số điện thoại luôn hiện và bắt buộc. Trang tuyển dụng là điện thoại, Zalo, email tuyển dụng hiện ở đầu trang công khai (ô để trống thì trang không hiện), mã QR (tải ảnh, in tờ dán) và đường dẫn gắn sẵn từng kênh đang bật, theo thứ tự ở tab Kênh tuyển dụng, kể cả kênh tự thêm.

Nút Khôi phục mặc định dưới mỗi tab đưa phần đó về bộ ban đầu của phần mềm. Nút chỉ hiện khi phần đó đã khác bộ ban đầu.

Quyền

Ở màn phân quyền, nhóm Tuyển dụng có ba quyền: Vị trí tuyển dụng, Ứng viên và Xuất Excel: Báo cáo tuyển dụng. Quyền xem Ứng viên mở được kho ứng viên và báo cáo tuyển dụng. Mặc định chủ phòng khám và quản lý có đủ quyền. Quản lý chỉ thấy vị trí và ứng viên của chi nhánh mình được gán.

Câu hỏi thường gặp