Đào tạo nhân viên bằng khoá học

Mục Đào tạo giúp phòng khám đào tạo nhân viên ngay trong phần mềm: soạn khoá học, giao cho từng người kèm hạn hoàn thành, xem ai đã học xong. Nhân viên học trên máy tính hoặc điện thoại.

Vào bằng menu bên trái, nhóm Vận hành, mục Đào tạo. Người soạn khoá thấy Khoá học và Khoá học của tôi; nhân viên chỉ được học thì chỉ thấy Khoá học của tôi.

Lọc danh sách khoá học

Bấm nút lọc (hình phễu) cạnh ô tìm kiếm ở màn Khoá học. Lọc được theo Trạng thái (Nháp, Đang mở, Ngừng dùng), Tiến độ học (chưa giao ai, còn người đang học, đã học xong hết), Giao tự động cho nhóm, Chứng chỉ (có hoặc không thời hạn), Người tạo và Ngày tạo. Mỗi lựa chọn kèm số khoá đang khớp. Bấm nút mũi tên vòng ở góc trái chân bảng lọc (đặt lại bộ lọc) để xem lại toàn bộ.

Tạo khoá học

1. Mở Đào tạo, chọn Khoá học, bấm Thêm khoá học.
2. Nhập Tên khoá học, Mô tả nếu cần.
3. Ô Hạn hoàn thành mặc định là số ngày kể từ lúc giao. Để trống là không có hạn.
4. Bấm Tạo khoá học. Khoá mới ở trạng thái Nháp, phần mềm mở trang khoá học để thêm bài.

Thêm bài học

Ở tab Bài học, bấm Thêm bài học rồi chọn Loại bài:

• Chương: tiêu đề để chia nhóm bài, không tính vào tiến độ.
• Bài đọc: soạn nội dung ngay trong phần mềm như soạn văn bản, chèn được ảnh bằng nút ảnh trên thanh công cụ.
• Tệp: tải lên PDF, tài liệu Word, Excel, PowerPoint, ảnh hoặc video quay thao tác.
• Video: ở ô Nguồn video, chọn Tải video lên (tệp mp4, webm, mov) hoặc Link YouTube, Vimeo. Phần mềm phát video ngay trong bài.
• Trắc nghiệm: bài kiểm tra có câu hỏi chọn một hoặc chọn nhiều đáp án.
• Thực hành: nhân viên làm thật trước người ký đánh giá, người ký chấm đạt hoặc chưa đạt.

Ô Thời lượng là số phút để học bài đó, phần mềm cộng lại thành thời lượng cả khoá.

Kéo tay cầm ở đầu dòng để sắp lại thứ tự bài, bấm nút bút để sửa, nút thùng rác để bỏ bài. Bỏ bài không làm mất tiến độ của người đã học bài đó.

Soạn bài trắc nghiệm

1. Chọn Loại bài là Trắc nghiệm.
2. Ô Điểm đạt mặc định 80%, ô Số lượt làm tối đa mặc định 3 lượt. Để trống ô số lượt là không giới hạn.
3. Nhập nội dung câu hỏi, chọn Cách trả lời là Chọn một đáp án hoặc Chọn nhiều đáp án, rồi nhập các đáp án và đánh dấu đáp án đúng. Câu chọn nhiều đáp án thì người học phải chọn đủ và đúng mới được tính câu đó.
4. Bấm Thêm câu hỏi để thêm câu, Thêm đáp án để thêm đáp án (tối đa 8 đáp án mỗi câu).
5. Muốn câu hỏi kèm hình (ví dụ nhìn ảnh rồi chọn đúng tên tổn thương), kéo thả ảnh hoặc video vào ô Kèm ảnh hoặc video cho câu hỏi ngay dưới nội dung câu. Mỗi câu kèm được một ảnh hoặc một video.

Người học phải đạt điểm mới tính là học xong bài trắc nghiệm. Người học không thấy đáp án đúng cho tới khi đạt hoặc đã hết lượt.

Soạn câu hỏi bằng trợ lý AI

Phòng khám có Trợ lý AI thì trong bài trắc nghiệm có nút Soạn bằng AI. Trợ lý đọc các bài đọc của chính khoá học rồi soạn 5 câu hỏi, thêm vào sau các câu đang có. Đọc lại từng câu, sửa hoặc bỏ câu chưa đúng rồi mới bấm Lưu. Mỗi lần bấm trừ điểm AI của phòng khám. Khoá chưa có bài đọc nào có nội dung thì chưa soạn được.

Soạn bài thực hành

1. Chọn Loại bài là Thực hành.
2. Ô Người ký đánh giá: chọn các nhóm phân quyền được chấm bài này, ví dụ nhóm Bác sĩ. Chủ phòng khám luôn chấm được. Không ai tự chấm bài của chính mình.
3. Ô Việc cần làm: ghi các bước nhân viên phải làm để người ký đối chiếu khi xem.

Người học không tự bấm xong bài thực hành. Bài tính là đã học khi người ký chấm Đạt.

Dùng khoá học mẫu

Ở màn Khoá học, mở menu Công cụ, chọn Thư viện mẫu để xem các khoá học mẫu do AVENIX soạn. Bấm Dùng mẫu, phần mềm chép thành khoá học Nháp của phòng khám và mở trang khoá học. Sửa lại nội dung cho đúng quy trình của phòng khám, thêm tệp hoặc bài thực hành nếu cần, rồi mới mở cho nhân viên. Mẫu có nội dung chuyên môn ghi tên người hành nghề đã duyệt nội dung.

Mở khoá học và giao cho nhân viên

1. Thêm ít nhất một bài, bấm Mở khoá học. Khoá chuyển sang Đang mở.
2. Mở tab Người học, bấm Giao khoá học.
3. Chọn một hoặc nhiều nhân viên. Ô Hạn hoàn thành để trống thì tính theo hạn mặc định của khoá; tích Không đặt hạn nếu không cần hạn.
4. Bấm Giao khoá học. Nhân viên nhận thông báo ngay.

Người đã có khoá này thì phần mềm bỏ qua, không giao trùng.

Giao tự động theo nhóm phân quyền

Gắn khoá với một nhóm phân quyền thì nhân viên được gán vào nhóm đó tự được giao khoá, không ai phải nhớ giao. Ví dụ gắn khoá "Kiểm soát nhiễm khuẩn" với nhóm Phụ tá: phụ tá mới vào làm là tự có khoá này.

1. Mở tab Người học của khoá, bấm Giao tự động.
2. Chọn một hoặc nhiều nhóm phân quyền, bấm Lưu.
3. Nếu đang có nhân viên ở nhóm vừa chọn mà chưa có khoá, phần mềm hỏi: bấm Giao luôn cho để giao ngay cho họ, hoặc Chỉ người vào nhóm sau này để chỉ giao cho người mới.

Người đã từng có khoá, kể cả người đã bị gỡ khỏi khoá, không bị giao lại. Khoá còn ở trạng thái Nháp thì chỉ lưu nhóm, bấm Mở khoá học là phần mềm giao.

Phát hành bản mới khi đổi quy trình

Khi phòng khám đổi quy trình (ví dụ quy trình tiệt khuẩn từ 5 bước thành 6 bước), sửa bài học trong khoá rồi bấm Phát hành bản mới. Mọi người đang có khoá được giao lại để học lại từ đầu và nhận thông báo; tiến độ và chứng chỉ của bản cũ giữ làm lịch sử. Tab Thông tin cho biết khoá đang ở bản thứ mấy.

Chỉ sửa bài mà không phát hành bản mới thì người đã học xong vẫn giữ trạng thái Đã xong.

Theo dõi tiến độ

Tab Người học cho thấy từng người đã học bao nhiêu bài, trạng thái Chưa học, Đang học, Đã xong hoặc Quá hạn, hạn hoàn thành và ngày học xong. Danh sách Khoá học có cột Đã học xong cho biết bao nhiêu người đã học hết mỗi khoá.

Người làm sai hết lượt trắc nghiệm thì bấm nút ba chấm ở cuối dòng của người đó, chọn Mở thêm lượt làm bài trắc nghiệm.

Muốn gỡ một người khỏi khoá, bấm nút ba chấm ở cuối dòng của người đó, chọn Gỡ khỏi khoá học. Giao lại thì người đó học lại từ đầu.

Học khoá được giao

1. Mở Đào tạo, chọn Khoá học của tôi.
2. Dải ô đầu trang đếm khoá Đang học, Chưa học, Quá hạn, Đã xong và thời gian đã học; bấm một ô để chỉ xem khoá ở trạng thái đó. Khoá quá hạn đứng đầu, mỗi thẻ ghi số ngày còn lại tới hạn. Nút Bộ lọc lọc thêm theo ngày được giao, trạng thái, hạn hoàn thành (tới hạn trong 7 ngày, không có hạn) và chứng chỉ (đã có, sắp hết hạn trong 30 ngày, đã hết hạn). Ở mục Đào tạo ngoài, bộ lọc theo ngày học và trạng thái duyệt.
3. Bấm vào thẻ khoá học (hoặc Bắt đầu học, Tiếp tục học ở cuối thẻ). Cột trái là danh sách bài, bài đã học có dấu tích.
4. Đọc bài, xem video hoặc bấm Mở tệp, rồi bấm Đã học xong bài này. Phần mềm tự chuyển sang bài kế tiếp.
5. Ở bài trắc nghiệm, điểm đạt và số lượt còn lại hiện ở góc phải đầu bài. Chọn đáp án cho mọi câu (cạnh nút có dòng đếm số câu đã trả lời) rồi bấm Nộp bài ở cuối bài. Chưa đạt thì bấm Làm lại nếu còn lượt.
6. Học hết các bài là khoá được tính Đã xong.

Ký đánh giá bài thực hành

Người thuộc nhóm được ký mở Khoá học của tôi, chọn mục Chờ tôi đánh giá (mục này chỉ hiện khi có bài chờ). Mỗi thẻ là một nhân viên cần chấm.

1. Xem nhân viên làm, bấm Đánh giá trên thẻ của họ.
2. Chọn Đạt hoặc Chưa đạt, ghi Nhận xét nếu cần, bấm Lưu đánh giá.

Chưa đạt thì nhân viên thấy nhận xét ở bài thực hành và làm lại, người ký chấm lần nữa. Mọi lần chấm đều được giữ lại.

Ghi khoá học ngoài

Khoá học, hội thảo nhân viên tham gia bên ngoài phần mềm (ví dụ hội thảo ở bệnh viện tỉnh) ghi ở Khoá học của tôi, mục Đào tạo ngoài.

1. Ở tab Đào tạo ngoài, bấm Thêm khoá học ở góc phải thanh tiêu đề.
2. Nhập Tên khoá học, Đơn vị tổ chức, Ngày học, Thời lượng theo giờ (nhập được số lẻ như 1,5).
3. Kéo thả giấy chứng nhận (PDF hoặc ảnh) vào ô Giấy chứng nhận nếu có.
4. Bấm Gửi duyệt.

Khoá học đang chờ duyệt thì sửa được hoặc Rút lại. Không được duyệt thì sửa theo nhận xét rồi bấm Lưu và gửi duyệt. Đã duyệt thì không sửa được nữa.

Duyệt khoá học ngoài

Người giao khoá học mở Đào tạo, chọn Đào tạo ngoài. Danh sách mở sẵn các khoá Chờ duyệt; nút lọc cạnh ô tìm kiếm đổi được trạng thái, đơn vị tổ chức, ngày học.

1. Bấm nút ba chấm cuối dòng, chọn Xem giấy chứng nhận để xem tệp.
2. Bấm vào dòng hoặc chọn Duyệt trong nút ba chấm, ghi Nhận xét nếu cần, rồi bấm Duyệt hoặc Không duyệt.

Nhân viên nhận thông báo kết quả. Chỉ khoá đã duyệt mới được tính vào giờ đào tạo.

Báo cáo đào tạo

Mở Đào tạo, chọn Báo cáo đào tạo, chọn năm trong nút lọc (mặc định năm nay). Dải số đầu trang cho biết số lượt đang giao, đã xong, quá hạn, chứng chỉ sắp hết hạn và tổng giờ đào tạo của năm. Dải tab biểu tượng trên thanh tiêu đề (rê chuột để xem tên tab) chọn cách xem:

• Tổng quan (mở mặc định): biểu đồ Tình trạng học (đã xong, đang học, chưa học, quá hạn), Tiến độ theo khoá (mỗi khoá một thanh chia theo trạng thái), Lượt học xong theo tháng và Nhân viên cần nhắc (số khoá quá hạn, chưa học của từng người, người nhiều khoá quá hạn nhất đứng đầu).
• Theo khoá học: mỗi khoá đã giao bao nhiêu người, bao nhiêu người xong, quá hạn.
• Theo nhân viên: cột Học nội bộ (thời lượng các khoá học xong trong năm), cột Đào tạo ngoài (khoá học ngoài đã duyệt) và Tổng giờ của từng người.
• Từng lượt học: từng nhân viên với từng khoá, tiến độ, hạn, chứng chỉ.

Ở các tab có bảng, bấm Công cụ, chọn Xuất Excel để tải bảng đang xem. Đường dẫn trang ghi tab đang xem, gửi cho người khác là mở đúng tab đó.

Trang chủ có ô Đào tạo nhân sự (thêm ở màn Tuỳ biến trang chủ) và dải cần chú ý báo khi có lượt học quá hạn hoặc khoá học ngoài chờ duyệt.

Chứng chỉ và đào tạo lại

Học xong khoá, nhân viên nhận một chứng chỉ có mã riêng, hiện ở thẻ khoá học và ở cột Chứng chỉ của tab Người học.

Ô Thời hạn chứng chỉ ở trang sửa khoá học là số tháng chứng chỉ còn hiệu lực, tính từ ngày học xong. Để trống là không hết hạn. Khi chứng chỉ sắp hết hạn, phần mềm báo nhân viên và người đã giao khoá trước 30 ngày và 7 ngày. Tới ngày hết hạn, phần mềm tự giao lại khoá cho nhân viên để học lại; chứng chỉ cũ vẫn giữ làm lịch sử.

Huy hiệu

Mỗi khoá có một huy hiệu, chọn ở ô Huy hiệu khi học xong của trang sửa khoá học (biểu tượng và màu). Nhân viên học xong khoá thấy huy hiệu ở trang cá nhân, khối Huy hiệu đào tạo. Chứng chỉ hết hạn thì huy hiệu ẩn cho tới khi học lại.

Ngừng dùng hoặc xoá khoá học

• Ngừng dùng: không giao thêm được, người đang học vẫn học tiếp. Bấm Mở khoá học để mở lại.
• Xoá: chỉ xoá được khoá chưa giao cho ai.

Câu hỏi thường gặp