Quản lý và tính hoa hồng

Màn hình Sao kê hoa hồng (nhóm Hoa hồng, mục Sao kê ở menu bên trái) dành cho Chủ phòng khám và Quản lý: sinh sao kê hoa hồng theo kỳ, kiểm từng dòng, duyệt và đánh dấu đã chi. Mỗi người được hưởng có một sao kê riêng, dù là bác sĩ, phụ tá, kinh doanh hay lễ tân.

Mỗi dịch vụ chia cho nhiều vị trí

Ở tab Điều trị của phiếu khám, dưới mỗi dịch vụ có dòng Người phụ trách gồm một ô cho mỗi nhóm quyền bật Tính hoa hồng (ví dụ Bác sĩ, Phụ tá, Kinh doanh), theo đúng thứ tự nhóm ở màn Phân quyền. Mỗi ô chỉ liệt kê nhân sự thuộc nhóm đó. Mỗi dịch vụ chọn người riêng, nên một phiếu có hai dịch vụ do hai bác sĩ làm thì mỗi bác sĩ hưởng đúng dịch vụ của mình. Dịch vụ đã thu tiền vẫn đổi được người.

• Chưa ai chọn thì phần mềm tự lấy người mặc định: ô của nhóm Bác sĩ lấy bác sĩ khám của phiếu, các ô khác lấy người đã chọn ở lịch hẹn mở ra phiếu đó. Ô đang dùng người mặc định có chữ (mặc định) sau nhãn.
• Mặc định mỗi ô chọn một người. Muốn mỗi ô chọn được nhiều người thì bật Chọn nhiều người phụ trách ở Cài đặt > Bán hàng & Kho > Bán hàng; khi đó phần hoa hồng của nhóm chia đều cho những người đã chọn.
• Bỏ hết người của một ô là nhóm đó không hưởng hoa hồng ở dịch vụ này.
• Phòng khám chưa bật Tính hoa hồng cho nhóm nào thì dòng Người phụ trách báo cần bật ở màn Phân quyền.
• Đổi người chỉ ảnh hưởng phần hoa hồng của các kỳ chưa sinh sao kê, kỳ đã sinh giữ nguyên.
• Chỉ người có quyền Chọn người phụ trách dịch vụ (màn Phân quyền, nhóm Tài chính) mới đổi được người; người chỉ xem được hoá đơn thì thấy tên. Quyền này tách khỏi quyền sửa hoá đơn, nên cấp được cho phụ tá mà không mở thu tiền.

Ở mục Phiếu điều trị của tab Điều trị, mỗi buổi có khối Người phụ trách với đủ các ô như dịch vụ, mặc định lấy theo dòng Người phụ trách của dịch vụ. Buổi do người khác làm thì chọn lại người ở ô đó, hoa hồng của buổi này về người mới, các buổi khác giữ nguyên. Chọn lại đúng người của dịch vụ là buổi lại đi theo dịch vụ. Khi một buổi đã đổi người, cấu hình Khi thu tiền chia tiền khách trả vào buổi 1, 2, 3 theo tiền từng buổi, phần của buổi nào về người phụ trách buổi đó. Dịch vụ không chia buổi thì khối này hiện đúng dòng Hoa hồng của dịch vụ, sửa ở đâu cũng là một. Phiếu khám đã khoá thì đổi người ở dòng Hoa hồng của dịch vụ.

Cấu hình hoa hồng

Ở menu bên trái, mở nhóm Hoa hồng, bấm Chính sách. Vị trí là các nhóm quyền bật Tính hoa hồng, nằm chung một danh sách theo thứ tự nhóm, cột Vị trí cho biết chính sách thuộc nhóm nào. Mỗi vị trí có các chính sách hoa hồng: một chính sách chung cho mọi người của nhóm, và chính sách riêng cho từng người cần mức khác. Nhóm tắt Tính hoa hồng thì chính sách của nhóm không hiện và không được tính. Mỗi chính sách là một dòng, kèm Thời điểm tính và các khoản Trừ chi phí. Hai cột Dịch vụ và Hàng hoá cùng một cách ghi: dòng trên là mức cho tất cả (ví dụ Tất cả 20%), dòng dưới là số dịch vụ, mặt hàng hoặc nhóm có mức riêng (ví dụ Riêng 2 dịch vụ, 1 nhóm). Ô trống là chính sách không đặt mức cho loại đó. Ô tìm trên thanh tiêu đề tìm theo tên nhân sự hoặc vị trí. Nút Lọc lọc theo Vị trí, Loại chính sách (chính sách chung hay chính sách riêng), Thời điểm tính hoa hồng và Trạng thái.

• Bấm vào một dòng để mở trang chi tiết của chính sách đó. Bấm Thêm chính sách để tạo chính sách mới: chọn vị trí và người hưởng ngay đầu trang. Chọn mục Tất cả của vị trí (ví dụ Tất cả bác sĩ) để tạo chính sách chung, hoặc chọn một hay nhiều người của nhóm: chọn nhiều người thì mỗi người nhận một chính sách giống nhau. Vị trí đã có chính sách chung thì chọn mục Tất cả sẽ mở chính sách đó.
• Cột Đang dùng có công tắc để tắt tạm cả chính sách rồi bật lại sau: chính sách đang tắt không được tính hoa hồng nhưng vẫn nằm trong danh sách.
• Nút tác vụ cuối dòng có Sửa, Sao chép và Xoá. Sao chép mở trang tạo chính sách điền sẵn mọi mức của chính sách đó, bạn chỉ cần chọn người hưởng khác rồi bấm Tạo chính sách.
• Nút Công cụ trên thanh tiêu đề có Xuất Excel để tải toàn bộ các mức của mọi vị trí, và Nhập Excel để cài mức hàng loạt.
• Ở hộp Nhập Excel, bấm tải tệp mẫu: tệp có sẵn mọi nhóm dịch vụ, dịch vụ và hàng hoá đang bán, kèm mức hiện tại của chính sách chung của nhóm Bác sĩ. Mỗi dòng là một mức: dòng không có Nhóm lẫn Mã là mức Tất cả, dòng chỉ có Nhóm là mức của cả nhóm, dòng có Mã là mức riêng của dịch vụ, mặt hàng đó. Điền ô Hoa hồng ở dòng cần đặt mức, đổi cột Vị trí (tên nhóm quyền) và Người hưởng (mã nhân sự, để trống là chính sách chung) cho chính sách cần cài. Dòng để trống ô Hoa hồng được bỏ qua; mức đang có mà không nằm trong tệp giữ nguyên.
• Từng nhân viên tự xem mức áp cho mình ở màn Hoa hồng của tôi, cách xem Mức hoa hồng.

Trang chi tiết chính sách hoa hồng

Ở chính sách đã có, chọn vị trí hoặc người khác trong khối Người hưởng là mở chính sách của người đó; người chưa có chính sách thì mở trang tạo chính sách điền sẵn các mức đang xem, chính sách hiện tại giữ nguyên. Khối này còn có công tắc Đang dùng để tắt tạm cả chính sách (cùng công tắc ở cột Đang dùng của danh sách), bật tắt ở đây có hiệu lực ngay, không cần lưu.

Trang có hai tab Dịch vụ và Hàng hoá (tab Hàng hoá chỉ có khi gói có Hàng hoá). Mỗi tab liệt kê hết các nhóm, không chia trang. Nhóm mặc định thu gọn, bấm tên nhóm để mở ra các dịch vụ, mặt hàng của nhóm. Ô tìm cạnh dải tab lọc theo tên nhóm hoặc tên dòng, nhóm có kết quả tự mở ra. Dòng đầu là Tất cả dịch vụ (hoặc Tất cả hàng hoá): mức chung cho mọi dòng chưa có mức của nhóm hay mức riêng.

Mỗi dòng có:

• Hoa hồng: gõ con số; nút đơn vị nằm trong ô nhập, bấm để đổi giữa % (theo phần trăm) và đ (số tiền cố định mỗi lượt, theo buổi thì mỗi buổi). Dòng chưa có mức riêng đổi đơn vị thì chưa ghi gì cho tới khi gõ số; dòng đã có mức đổi đơn vị thì mức về 0 để nhập lại.
• Ghi nhận khi: thời điểm hoa hồng được tính, xem phần dưới.
• Trừ chi phí (chỉ khi tính theo phần trăm): dịch vụ có Vật tư, Labo, Giá vốn; hàng hoá chỉ có Giá vốn. Phần mềm trừ hết chi phí trước rồi mới tính hoa hồng: tiền khách trả bù chi phí của dịch vụ trước, phần dư mới là tiền tính hoa hồng. Ví dụ dịch vụ 10 triệu, chi phí 4 triệu, hưởng 30%: khách trả 3 triệu thì chưa có hoa hồng, trả 6 triệu thì tính trên 2 triệu (600.000đ), trả đủ thì tính trên 6 triệu (1.800.000đ). Dịch vụ chia nhiều buổi do nhiều người làm thì chi phí trừ một lần trên cả dịch vụ, phần còn lại chia theo tiền từng buổi. Vật tư tính theo phiếu xuất kho đã duyệt của phiếu khám, labo tính theo đơn gửi labo chỉ định ở Phiếu điều trị (đơn đã huỷ không tính). Giá vốn là giá vốn lúc lập hoá đơn nhân số lượng, nên sửa giá vốn sau đó không đổi hoa hồng của hoá đơn đã lập. Chi phí ghi sau khi kỳ trước đã tính thì kỳ sau tự điều chỉnh, có thể hiện thành một dòng âm.
• Trạng thái: công tắc của từng dòng. Tắt thì dịch vụ, mặt hàng của dòng đó không sinh hoa hồng, mức đã nhập vẫn giữ để bật lại sau. Tắt dòng nhóm là tắt cả nhóm, kể cả dòng có mức riêng. Nhớ bấm Lưu thay đổi.

Cách các dòng ảnh hưởng nhau:

• Nhập mức cho dòng nhóm thì mọi dòng trong nhóm theo đúng mức đó. Dịch vụ thêm vào nhóm sau này cũng hưởng mức của nhóm.
• Sửa một dòng cho khác mức của nhóm thì nhóm không còn mức chung, các dòng còn lại trong nhóm giữ mức đang có. Dòng nhóm khi đó hiện khoảng mức bằng chữ mờ (ví dụ 10 đến 20), các dòng khác đơn vị thì ghi Nhiều mức; các dòng trong nhóm cùng một mức thì dòng nhóm hiện mức đó bằng chữ mờ.
• Đổi Ghi nhận khi, Trừ chi phí hoặc tắt ở dòng nhóm là áp cho cả nhóm, con số của dòng có mức riêng giữ nguyên.
• Nhóm Chưa xếp nhóm cũng nhập mức như một nhóm: mức ghi cho từng dòng hiện có trong nhóm, dòng thêm sau mà chưa xếp nhóm theo dòng Tất cả.
• Dòng chưa có mức riêng hiện mức nó đang hưởng bằng chữ mờ. Trong chính sách của một người, dòng chưa cài hiện mức của chính sách chung.
• Nút Mở hết / Thu gọn mở hoặc thu gọn mọi nhóm một lần.
• Nút ba chấm ở cuối mỗi dòng chép mức của dòng đó (mức, Ghi nhận khi, trừ chi phí, bật tắt) sang dòng khác: Áp cho các dòng phía trên, Áp cho các dòng phía dưới hoặc Áp cho tất cả dòng, tính theo các dòng đang hiện trên bảng. Dòng ngoài phạm vi giữ nguyên mức. Dòng Tất cả chỉ đổi khi chọn áp cho tất cả dòng mà ô tìm không giấu dòng nào.
• Nút Công cụ có hai mục: Chép từ chính sách khác thay mọi mức của chính sách đang sửa (cả dịch vụ lẫn hàng hoá) bằng mức của một chính sách khác, của vị trí bất kỳ; Hoàn tác thay đổi chưa lưu trả chính sách về lần lưu gần nhất.
• Sửa xong bấm Lưu thay đổi. Mức không đổi giữ nguyên, mức đã đổi chỉ áp cho khoản tính từ lúc lưu.

Hàng hoá là thuốc, sản phẩm bán kèm trong hoá đơn của phiếu khám; người hưởng là người của phiếu khám đó (bác sĩ khám, phụ tá và nhân viên kinh doanh của lịch hẹn). Mức cho dịch vụ không áp cho hàng hoá và ngược lại. Hàng bán ở quầy không gắn phiếu khám không có người hưởng. Mặt hàng có biến thể là một dòng, áp cho mọi biến thể của nó.

Thứ tự ưu tiên trong cùng một vị trí: chính sách riêng của người đó (dịch vụ, rồi nhóm, rồi dòng Tất cả), sau đó tới chính sách chung của vị trí (dịch vụ, rồi nhóm, rồi dòng Tất cả). Hàng hoá theo đúng thứ tự đó, với mặt hàng và nhóm hàng hoá.

Hoa hồng nhập tay ở quầy

Ở màn Bán hàng, người bán có quyền Nhập hoa hồng trên dòng hàng ghi được người hưởng và mức hưởng cho từng hàng hoá, dịch vụ: bấm nút tác vụ cuối dòng, chọn Hoa hồng. Mỗi dòng ghi được nhiều người, mỗi người một mức theo phần trăm hoặc số tiền.

• Dòng đã nhập tay thì chỉ những người đã nhập được hưởng, chính sách theo vị trí không áp cho dòng đó.
• Hoa hồng nhập tay ghi nhận theo tiền khách đã trả cho dòng đó. Khách trả một phần thì hưởng một phần tương ứng, kể cả khi nhập theo số tiền.
• Trên sao kê, các dòng này mang vai Nhập tay.
• Sau khi bán, hoa hồng của dòng không sửa được. Cần bỏ thì bỏ tích dòng đó lúc duyệt sao kê.

Ghi nhận khi nào

• Khi thu tiền: tính trên số tiền khách đã trả trong kỳ. Đơn còn nợ thì phần chưa trả chưa tính, khách trả ở kỳ sau thì vào kỳ sau.
• Khi làm xong: dịch vụ chia buổi thì mỗi buổi làm xong tính trên tiền của buổi đó, tức là hưởng dần theo phần trăm liệu trình đã làm. Dịch vụ làm một lần thì tính lúc lập hoá đơn.
• Khi đã làm và đã thu: chỉ tính phần buổi đã làm mà khách đã trả. Tiền khách trả được chia vào các buổi theo thứ tự buổi.
• Khi thu tiền, theo tiến trình: lấy số tiền khách đã trả nhân với tỷ lệ các bước đã làm xong. Bước nào có người phụ trách riêng thì phần của bước đó về người đó. Dịch vụ không chia bước thì tính trên toàn bộ số tiền khách đã trả.

Ví dụ một liệu trình 50 triệu chia 10 buổi, mỗi buổi 5 triệu. Bác sĩ 10% Khi đã làm và đã thu, kinh doanh 3% Khi thu tiền, phụ tá 100.000đ cố định mỗi buổi Khi làm xong. Khách trả trước 20 triệu, làm xong 3 buổi: bác sĩ được tính trên 15 triệu (1,5 triệu), kinh doanh tính trên 20 triệu (600.000đ), phụ tá 300.000đ.

Ví dụ cho Khi thu tiền, theo tiến trình: một ca răng sứ 10 triệu chia bốn bước 10%, 30%, 30%, 30%, bác sĩ hưởng 30%. Đã làm xong hai bước đầu (40%). Khách trả 5 triệu thì bác sĩ được 5 triệu x 30% x 40% = 600.000đ. Khách trả đủ 10 triệu mà vẫn mới làm hai bước thì bác sĩ được 1.200.000đ, phần còn lại tính khi các bước sau làm xong.

Hoàn tiền và huỷ hoá đơn

Khách được hoàn tiền hoặc hoá đơn bị huỷ sau khi kỳ trước đã sinh sao kê thì kỳ có lượt hoàn sẽ có dòng hoa hồng âm, trừ lại đúng phần đã tính. Kỳ chỉ có hoàn tiền thì tổng sao kê có thể âm, nghĩa là người đó cần hoàn lại phần hoa hồng đã nhận.

---

Bốn thẻ thống kê

1. Tổng hoa hồng kỳ: toàn bộ hoa hồng của mọi người trong kỳ và doanh số tính tương ứng.
2. Chờ duyệt: sao kê ở trạng thái Nháp, tự cập nhật theo số liệu mới nhất.
3. Đã duyệt chờ chi: sao kê đã chốt số liệu, chờ chi trả.
4. Đã chi: hoa hồng đã trả xong.

---

Quy trình 4 bước

Bước 1: Chọn kỳ và chi nhánh

Bấm Bộ lọc trên thanh công cụ, chọn Kỳ sao kê (mặc định Tháng này). Sao kê theo chi nhánh đang chọn ở thanh bên; chọn Tất cả chi nhánh ở thanh bên để duyệt và chi một lượt cho mọi chi nhánh. Lọc Người nhận để xem sao kê của một người.

Bước 2: Sao kê nháp tự cập nhật

Không cần bấm nút nào. Mỗi lần mở màn hình hoặc đổi kỳ, chi nhánh, phần mềm tính lại mọi khoản phát sinh trong kỳ (tiền thu, tiền hoàn, buổi làm xong, hoá đơn lập hoặc huỷ) và cập nhật sao kê Nháp của từng người được hưởng. Sao kê đã duyệt hoặc đã chi giữ nguyên; bản nháp tính tiếp từ đúng lúc bản trước được chốt, nên tiền thu sau lúc duyệt trong cùng ngày vẫn được tính ở bản nháp mới.

Bước 3: Xem chi tiết và duyệt

Bấm tên người nhận để mở trang chi tiết sao kê.

Mỗi dòng ghi mã hoá đơn, Tên khách hàng, dịch vụ (kèm Buổi nếu tính theo buổi), mã phiếu khám, trạng thái phiếu khám, Ngày thanh toán, Vai, Ghi nhận khi, Tỷ lệ thanh toán, Doanh số tính, Tỷ lệ tính và số hoa hồng. Tỷ lệ thanh toán là số tiền khách trả cho dịch vụ đó trong đúng ngày ở cột Ngày thanh toán, so với số phải trả của dịch vụ. Tích chọn những dòng muốn duyệt rồi bấm Duyệt sao kê; dòng không chọn bị loại khỏi sao kê này và tự chuyển sang bản nháp kế tiếp của người đó để duyệt sau.

Không cần bỏ dòng nào thì duyệt ngay ở bảng sao kê: bấm vào ô Trạng thái của dòng rồi chọn Duyệt. Phần mềm hỏi xác nhận kèm số dịch vụ và tổng hoa hồng, và duyệt tất cả dịch vụ của sao kê đó.

Mở lại sao kê đã duyệt để sửa

Duyệt nhầm hoặc cần duyệt lại thì bấm Mở lại để sửa ở trang chi tiết sao kê (hoặc bấm vào ô Trạng thái của dòng sao kê). Sao kê quay về Nháp, số liệu được tính lại theo kỳ của sao kê, các dòng đã bỏ khi duyệt hiện lại để chọn lần nữa. Sửa xong thì duyệt lại như Bước 3.

Không mở lại được khi:

• Sao kê đã chi, hoặc đã nằm trong bảng lương đã duyệt (mở lại bảng lương trước).
• Người đó có sao kê khác cùng kỳ duyệt sau sao kê này (mở lại sao kê duyệt sau trước).
• Dòng đã bỏ của sao kê này đã được duyệt ở một sao kê khác.

Bước 4: Xác nhận đã chi

Chi tiền xong thì bấm Xác nhận đã chi ở trang chi tiết sao kê hoặc ở ô Trạng thái của dòng sao kê. Đây là trạng thái cuối, không đổi được nữa.

---

Xem hoa hồng từng ngày

Cột Dịch vụ của bảng sao kê liệt kê luôn các dịch vụ của sao kê đó. Bấm nút mũi tên trước tên người nhận để mở từng ngày ngay dưới dòng, thẳng theo các cột của bảng: ngày nằm ở cột Kỳ sao kê, rồi các dịch vụ phát sinh trong ngày, Doanh số tính và Hoa hồng, ngày cũ đứng trước. Ngày có hoàn tiền mang số âm. Cộng các ngày đúng bằng số trên dòng sao kê, không tính dòng đã loại khi duyệt. Khoản được tính từ trước khi phần mềm lưu chi tiết theo ngày nằm ở dòng Chưa rõ ngày. Bấm nút dấu trừ để thu gọn.

Tổng hoa hồng của từng người trong tháng

Phòng khám duyệt và chi nhiều lần trong tháng thì mỗi người có nhiều sao kê. Bấm nút biểu tượng Theo nhân viên trên thanh tiêu đề (rê chuột vào nút để xem tên) để gộp lại: mỗi người một dòng, gồm Số sao kê, Doanh số tính, Chờ duyệt, Đã duyệt chờ chi, Đã chi và Tổng hoa hồng của kỳ đang lọc. Sao kê đã hủy không tính.

Bấm vào một dòng để xem các sao kê của người đó. Tệp Excel có thêm trang Tổng theo nhân viên với cùng số liệu.

Hủy và xuất Excel

• Không cần hủy bản nháp: bản nháp tự tính lại theo dữ liệu mới nhất, và tự biến mất khi người đó không còn khoản nào trong kỳ.
• Xuất Excel: bấm Công cụ ở góc trên bên phải, chọn Xuất Excel.

---

Câu hỏi thường gặp