Quản lý đối tác và chương trình giới thiệu

Phân hệ Giới thiệu giúp phòng khám quản lý những người và đơn vị mang khách tới: cộng tác viên, người có ảnh hưởng, đối tác doanh nghiệp, khách cũ hay giới thiệu người quen. Mỗi đối tác tham gia một chương trình giới thiệu thì có một mã giới thiệu riêng.

Vào bằng menu bên trái, nhóm Chăm sóc khách hàng, mục Giới thiệu. Bên trong có các mục: Đối tác, Chương trình, Khách được giới thiệu, Chính sách thưởng, Đối soát thưởng và Báo cáo giới thiệu.

Thêm một đối tác

1. Ở menu bên trái, bấm Giới thiệu, chọn Đối tác.
2. Bấm Thêm đối tác ở góc phải.
3. Nhập Tên đối tác, chọn Loại đối tác (cá nhân hoặc đơn vị) và Nhóm đối tác.
4. Nhập số điện thoại, email, chọn Người phụ trách nếu có.
5. Ở khối Thông tin chi thưởng, nhập mã số thuế, số CCCD, ngân hàng và số tài khoản để sau này chi thưởng.
6. Ở khối Liên kết, nếu đối tác là khách cũ của phòng khám thì tìm và chọn hồ sơ khách ở ô Hồ sơ khách hàng; nếu là nhân viên thì chọn ở ô Nhân viên.
7. Bấm Tạo đối tác. Phần mềm mở trang của đối tác vừa tạo.

Muốn sửa thông tin, mở trang đối tác rồi bấm Sửa, sửa xong bấm Lưu thay đổi.

Sửa danh mục nhóm đối tác

1. Vào Cài đặt, mục Giới thiệu khách hàng, tab Nhóm đối tác. Ở màn Đối tác, bấm Công cụ, chọn Nhóm đối tác cũng mở đúng chỗ này.
2. Bấm Thêm nhóm dưới danh sách, nhập tên rồi bấm Thêm nhóm. Đổi tên bằng nút bút trên dòng, kéo để sắp xếp.
3. Nhóm không dùng nữa thì tắt công tắc để ẩn khỏi ô chọn.

Đổi xong bấm Lưu thay đổi ở cuối mục, bấm Huỷ để bỏ phần vừa đổi. Nhóm đã có đối tác thì không xoá được, chỉ ẩn được.

Tạo một chương trình giới thiệu

1. Ở menu bên trái, bấm Giới thiệu, chọn Chương trình.
2. Bấm Tạo chương trình.
3. Nhập Tên chương trình, ngày bắt đầu và kết thúc (để trống là không giới hạn).
4. Chọn Dịch vụ áp dụng: mọi dịch vụ hoặc một số dịch vụ.
5. Ở khối Điều kiện áp dụng, đặt Thời hạn quy kết (mặc định 60 ngày) và Khách được tính (mặc định chỉ khách mới).
6. Nếu phòng khám có chương trình khuyến mãi, chọn ô Ưu đãi cho người được giới thiệu để khách mới nhận ưu đãi khi đọc mã giới thiệu.
7. Bấm Tạo chương trình.

Cho đối tác tham gia chương trình

1. Mở trang chương trình, chọn tab Đối tác.
2. Bấm Thêm đối tác ở góc phải, chọn đối tác, chọn Vai trò.
3. Ô Mã giới thiệu để trống thì phần mềm tự cấp mã 6 ký tự; muốn đặt mã dễ nhớ thì gõ vào.
4. Bấm Thêm đối tác.

Cũng làm được từ trang đối tác: tab Chương trình, bấm Tham gia chương trình ở góc phải.

Bấm nút chép cạnh mã để gửi mã cho đối tác. Mã giới thiệu không được trùng mã khác hay mã giảm giá của phòng khám.

Ghi nhận khách do ai giới thiệu

Có hai cách:

• Ở quầy: lúc thanh toán, bấm dòng Ưu đãi, gõ mã giới thiệu khách đọc rồi bấm Kiểm tra. Dưới mã hiện dòng Giới thiệu bởi kèm tên đối tác và chương trình. Nếu chương trình có ưu đãi cho người được giới thiệu thì phần giảm giá tự tính như mã giảm giá.
• Nhân viên ghi tay: ở menu Giới thiệu, mục Khách được giới thiệu, bấm Ghi nhận giới thiệu. Trang Ghi nhận giới thiệu mở ra: chọn khách, chọn Người giới thiệu (nhập mã giới thiệu hoặc chọn đối tác trong chương trình), chọn ngày giới thiệu rồi bấm Ghi nhận. Ở hồ sơ khách, tab Giới thiệu cũng có nút này, khi đó ô khách đã điền sẵn.

Ghi nhận xong phần mềm mở trang của lượt vừa ghi và báo kết quả xét theo chương trình:

• Nguồn chính: khách được tính cho đối tác này tới hết thời hạn quy kết.
• Chờ xử lý: khách đang có người giới thiệu khác. Người có quyền chọn một trong ba việc ở cuối dòng.
• Từ chối: không tính cho đối tác, cột Lý do nói vì sao (khách cũ, chương trình đã dừng...).
• Điểm chạm: vẫn lưu để thống kê nhưng không tính cho đối tác.

Xem một lượt giới thiệu

Ở màn Khách được giới thiệu, bấm vào dòng (hoặc mã lượt ở cột Mã) để mở trang của lượt đó:

• Thông tin ghi nhận: khách, đối tác, chương trình, mã giới thiệu, cách ghi nhận, ngày giới thiệu, hết hạn quy kết, lý do, ghi chú và người ghi. Bấm tên khách, đối tác hay chương trình để mở trang của nó.
• Khách đi tới đâu (chỉ với nguồn chính): khách đã đặt lịch, đã đến khám chưa; người có quyền xem doanh thu toàn phòng khám thấy thêm Tiền đã thu.
• Thưởng đã lên sao kê: người có quyền xem thưởng thấy các khoản thưởng từ lượt này, bấm mã sao kê để mở.
• Các lượt khác của khách: những lần khác khách này được giới thiệu.

Xử lý lượt chờ xử lý

1. Ở màn Khách được giới thiệu, bấm nút Lọc, ô Trạng thái chọn Chờ xử lý.
2. Mở trang của lượt, bấm Chọn làm nguồn chính, Giữ làm điểm chạm hoặc Từ chối ở góc phải. Cũng làm được ngay ở danh sách: bấm nút ba chấm cuối dòng rồi chọn việc cần làm.
3. Ghi chú nếu cần rồi xác nhận.

Chọn làm nguồn chính thì nguồn chính cũ của khách trong cùng khoảng thời gian chuyển thành điểm chạm.

Gửi liên kết và mã QR cho đối tác

1. Mở trang chương trình, tab Đối tác (hoặc trang đối tác, tab Chương trình).
2. Bấm nút ba chấm cuối dòng, chọn Liên kết giới thiệu.
3. Hộp mở ra có liên kết Trang đặt lịch, và liên kết website nếu phòng khám đang theo dõi website. Bấm nút chép để gửi liên kết cho đối tác.
4. Bấm vào một liên kết để xem mã QR của nó, bấm In mã QR để in tờ mã có tên phòng khám, tên chương trình và mã giới thiệu.

Khách mở liên kết rồi đặt lịch thì phần mềm tự ghi khách do đối tác đó giới thiệu. Khách mở liên kết website rồi để lại số điện thoại mà chưa có hồ sơ thì lượt này nằm ở trạng thái Chưa có hồ sơ của màn Khách được giới thiệu; khi tạo hồ sơ cùng số điện thoại, phần mềm tự gắn.

Gắn hồ sơ cho lượt chưa có hồ sơ

1. Ở màn Khách được giới thiệu, bấm nút Lọc, ô Trạng thái chọn Chưa có hồ sơ.
2. Bấm nút ba chấm cuối dòng, chọn Gắn hồ sơ.
3. Tìm và chọn khách, bấm Gắn hồ sơ.

Lượt quá thời hạn quy kết thì hiện Hết hạn, không gắn được nữa.

Nhập mã giới thiệu khi tạo hồ sơ khách

Ở hộp tạo hồ sơ khách, mở khối Thông tin bổ sung, nhập mã vào ô Mã giới thiệu. Tạo hồ sơ xong phần mềm ghi nhận người giới thiệu và báo kết quả. Mã sai thì hồ sơ vẫn được tạo, chỉ có mã không được ghi.

Đặt chính sách thưởng

Chính sách nói đối tác của một chương trình được thưởng bao nhiêu. Có ba loại thưởng:

• Số tiền cố định mỗi lượt đến: khách được giới thiệu đến khám thì đối tác được một số tiền, cho một số lượt đến đầu tiên.
• Phần trăm số tiền khách đã trả: tính trên tiền khách thật sự trả, hoàn tiền thì trừ lại. Loại này chỉ hiện khi phòng khám đã bật ở Cài đặt, mục Giới thiệu khách hàng.
• Số tiền cố định mỗi dịch vụ bán ra: mỗi dịch vụ đã chọn bán cho khách được giới thiệu thì đối tác được một số tiền.

1. Ở menu bên trái, bấm Giới thiệu, chọn Chính sách thưởng.
2. Bấm Thêm chính sách. Trang Thêm chính sách mở ra: nhập Tên chính sách, chọn Chương trình.
3. Chọn Áp cho vai trò (để Mọi vai trò nếu áp cho mọi đối tác của chương trình) và Loại thưởng. Loại thưởng không đổi được sau khi tạo.
4. Bấm Tạo chính sách. Phần mềm mở trang của chính sách.
5. Bấm Thêm phiên bản, chọn Áp dụng từ ngày, nhập mức thưởng, chọn Nhận thưởng dưới dạng, rồi bấm Thêm phiên bản.

Cũng tạo được từ trang chương trình: tab Chính sách thưởng, bấm Thêm chính sách ở góc phải, chương trình đã điền sẵn. Muốn sửa tên, vai trò hay ngày kết thúc, mở trang chính sách rồi bấm Sửa, sửa xong bấm Lưu thay đổi.

Thưởng nhận bằng tiền, cộng vào số dư, điểm thưởng hoặc phiếu quà tặng. Ba dạng sau chỉ dành cho đối tác là khách của phòng khám.

Phiếu quà tặng: khi ghi nhận đã chi, phần mềm phát một phiếu có mã dạng QUA-XXXXXX cho hồ sơ khách gắn với đối tác. Phiếu trừ vào tổng đơn một lần ở quầy, không ghi khoản chi nào. Hạn dùng tính từ ngày chi, đặt ở ô Hạn dùng phiếu quà trong Cài đặt, mục Giới thiệu khách hàng.

Duyệt phiên bản

Phiên bản mới ở trạng thái Nháp và chưa được tính. Người có quyền duyệt mở trang chính sách, bấm nút ba chấm ở dòng phiên bản, chọn Duyệt. Người tạo phiên bản không tự duyệt được, trừ chủ phòng khám.

Phiên bản đã duyệt không sửa, không xoá được. Muốn đổi mức thưởng thì thêm phiên bản mới với ngày áp dụng mới: sự kiện trước ngày đó vẫn tính theo mức cũ. Chính sách đã có phiên bản duyệt thì không xoá được.

Cài đặt thưởng

Vào Cài đặt, mục Giới thiệu khách hàng, tab Cấu hình thưởng. Ở màn Chính sách thưởng, bấm Công cụ, chọn Cài đặt thưởng cũng mở đúng chỗ này. Đổi xong bấm Lưu thay đổi ở cuối mục:

• Thưởng theo phần trăm số tiền khách trả và Thưởng cho đối tác là người hành nghề y: chỉ chủ phòng khám bật tắt được. Cơ sở khám chữa bệnh cho người tắt sẵn. Bật thì phần mềm hỏi phòng khám đã được bộ phận pháp chế duyệt chưa.
• Tự khấu trừ thuế thu nhập cá nhân: khi chi thưởng cho cá nhân bên ngoài phòng khám.
• Chi thưởng cho nhân viên: qua Bảng lương hoặc Sổ chi phí. Gói không có Tính lương thì chỉ có sổ chi phí.
• Hạn dùng phiếu quà: số ngày phiếu quà tặng còn dùng được kể từ ngày chi thưởng, từ 7 đến 730 ngày. Đổi số này chỉ áp cho phiếu phát sau.

Đối soát thưởng

1. Ở menu bên trái, bấm Giới thiệu, chọn Đối soát thưởng.
2. Mặc định là tháng này. Muốn xem kỳ khác thì bấm Bộ lọc, chọn Kỳ đối soát.
3. Mỗi đối tác có một sao kê cho kỳ đang xem. Bấm mã sao kê để xem từng khoản: khách, chương trình, chính sách và phiên bản, căn cứ, mức thưởng, số tiền.

Sao kê Nháp tự cập nhật mỗi lần mở màn, theo khách đã đến và tiền khách đã trả trong kỳ. Chứng từ bị huỷ sau khi sao kê đã duyệt thì ra khoản âm ở kỳ huỷ.

Thêm khoản nhập tay

Phí cố định theo hợp đồng hay khoản nghiệm thu không tự tính được thì nhập tay vào sao kê nháp:

1. Mở sao kê đang ở trạng thái Nháp, bấm Thêm khoản.
2. Nhập Nội dung và Số tiền, bấm Thêm khoản.

Khoản nhập tay giữ nguyên qua mỗi lần sao kê tự cập nhật và vẫn phải qua bước duyệt. Muốn sửa nội dung, số tiền hoặc bỏ khoản thì bấm nút ba chấm cuối dòng của khoản đó, chọn Sửa hoặc Bỏ khoản. Khoản tự tính không sửa được ở đây: muốn để sang kỳ sau thì bỏ chọn khoản đó lúc Duyệt.

Khoản vượt ngân sách

Chương trình có khai ngân sách thì khoản nào làm tổng thưởng của chương trình vượt ngân sách mang nhãn Vượt ngân sách ở cột Nội dung, và đầu sao kê nháp hiện dải nhắc số khoản như vậy. Phần mềm không chặn duyệt: người duyệt quyết giữ hay loại các khoản này sang kỳ sau.

Duyệt sao kê

1. Mở sao kê Nháp, bấm Duyệt.
2. Khoản nào chưa muốn trả kỳ này thì tích vào ô của khoản đó ở danh sách Loại sang kỳ sau. Khoản bị loại chuyển sang sao kê nháp kỳ sau của đối tác. Khoản vượt ngân sách đã được tích sẵn, bỏ tích nếu vẫn muốn trả trong kỳ này.
3. Ghi chú nếu cần, bấm Duyệt.

Lúc duyệt, phần mềm tự khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho phần tiền nếu đối tác là cá nhân bên ngoài phòng khám, chưa nộp cam kết, phòng khám bật khấu trừ và tổng tiền từ ngưỡng trở lên. Ô Khấu trừ thuế và Thực chi ở đầu sao kê cho biết số tiền sau khấu trừ.

Ghi nhận đã chi

1. Mở sao kê Đã duyệt, bấm Ghi nhận đã chi.
2. Chọn Ngày chi. Nếu có phần tiền chi qua sổ chi phí thì chọn Nguồn chi.
3. Ghi chú nếu cần, bấm Ghi nhận đã chi.

Phần mềm làm luôn các việc sau:

• Phần tiền: ghi một khoản chi ở Sổ chi phí. Đối tác là nhân viên nhận qua bảng lương thì cộng vào bảng lương tháng của ngày chi. Chi tiền mặt trong hôm nay thì phiếu chi ghi vào ca quỹ đang mở của bạn.
• Cộng vào số dư: số dư của khách tăng ngay.
• Điểm thưởng: điểm cộng thẳng vào hồ sơ khách.
• Phiếu quà tặng: phần mềm phát một phiếu cho hồ sơ khách gắn với đối tác. Khối Kết quả chi trả ghi mã phiếu, số tiền và hạn dùng, bấm nút chép cạnh mã để gửi cho khách.

Khối Kết quả chi trả ở cuối sao kê ghi số đã chi qua từng nơi, bấm mã khoản chi để mở khoản chi đó.

Khách dùng phiếu quà tặng

1. Lúc thanh toán ở quầy hoặc ở tab Thu phí của phiếu khám, bấm dòng Ưu đãi, gõ mã phiếu khách đưa rồi bấm Kiểm tra. Cũng chọn được trong danh sách mã hiện ra khi bấm dòng Ưu đãi: phiếu của khách mang chữ Phiếu quà tặng.
2. Dưới mã hiện dòng Phiếu quà tặng kèm số tiền trừ vào tổng đơn và hạn dùng. Phần trừ hiện ở dòng Phiếu quà tặng của phần tổng tiền.

Phiếu chỉ dùng được một lần. Huỷ hoá đơn đã dùng phiếu thì phiếu dùng lại được. Phiếu không trừ vào dịch vụ đã chia theo tiến trình hoặc thu theo đợt.

Xem phiếu của một khách ở hồ sơ khách, tab Giới thiệu, khối Phiếu quà tặng: mã, số tiền, hạn dùng, trạng thái và hoá đơn đã dùng. Người có quyền duyệt thưởng bấm biểu tượng huỷ cuối dòng để huỷ phiếu còn dùng được.

Huỷ sao kê

Sao kê đã duyệt mà chưa chi thì bấm Huỷ sao kê để huỷ. Các khoản của kỳ đó lên lại sao kê nháp ở lần mở màn Đối soát thưởng kế tiếp.

Báo cáo giới thiệu

1. Ở menu bên trái, bấm Giới thiệu, chọn Báo cáo giới thiệu.
2. Bấm một trong bốn icon cạnh nút Lọc để gom theo đối tác, chương trình, chi nhánh hoặc dịch vụ (rê chuột vào icon để thấy tên). Mặc định là tháng này, muốn xem kỳ khác thì bấm Bộ lọc, chọn Thời gian ghi nhận.
3. Mỗi dòng cho biết số lượt nguồn chính, điểm chạm, chờ xử lý, từ chối, số khách đã đặt lịch và đã đến khám. Người có quyền xem doanh thu toàn phòng khám thấy thêm cột Tiền đã thu, người có quyền xem thưởng thấy cột Thưởng. Theo chương trình thì có thêm cột Ngân sách. Theo dịch vụ thì mỗi dòng là một dịch vụ với cột Khách dùng dịch vụ (khách nguồn chính đã dùng dịch vụ đó), tiền đã thu và thưởng; dòng Không theo dịch vụ gồm thưởng theo lượt đến và khoản nhập tay.
4. Muốn tải về, bấm Công cụ, chọn Xuất Excel, chọn cột rồi bấm xuất.

Muốn xem nhanh ở trang chủ, thêm ô Khách được giới thiệu khi tuỳ biến trang chủ: ô này hiện số khách được giới thiệu, số đã đến khám và ba đối tác mang nhiều khách nhất.

Câu hỏi thường gặp