Xem kênh nào mang về khách theo từng ngày, tuần, tháng

Màn Hiệu quả kênh cho biết mỗi kênh (quảng cáo Facebook, Google, TikTok, tin nhắn Zalo, Messenger, WhatsApp, website, khách do nhân viên tạo) mang về bao nhiêu khách tiềm năng trong từng ngày, tuần hoặc tháng, và khách đó đã đặt lịch, đến khám, trả tiền bao nhiêu. Dùng nó để so các kênh với nhau và xem một kênh đang tốt lên hay kém đi.

Vào bằng menu bên trái, nhóm Chăm sóc khách hàng, mục Thống kê, mục con Kênh. Màn này dành cho người có quyền xem khách tiềm năng của mọi nhân viên.

Thanh tiêu đề có ba nút icon chuyển cách xem: Tổng quan (mở sẵn), Theo kỳ và Phễu. Rê chuột lên nút để xem tên.

Tổng quan

• Các ô đầu trang là tổng của kỳ, mỗi ô kèm mức tăng giảm so với kỳ liền trước cùng số ngày. Ví dụ đang xem tháng 10 thì so với 31 ngày trước đó. Màu xanh là tốt lên, màu đỏ là kém đi. Kỳ trước chưa có số thì ô chỉ ghi con số của kỳ này.
• Dưới các ô là hai tab Xếp hạng kênh và Cần chú ý, cùng kiểu tab với màn Thống kê quảng cáo.
• Tab Cần chú ý là các việc marketing cần xử lý, cùng bảng với tab Cần chú ý của màn Thống kê quảng cáo. Số trên tab là số việc đang có. Cột Trạng thái bật hoặc tạm dừng chiến dịch ngay trên dòng, người có quyền Bật, tạm dừng chiến dịch quảng cáo mới đổi được.
• Tab Xếp hạng kênh có số khách, đặt lịch, đến khám, tỷ lệ đặt lịch, tỷ lệ đến khám, doanh thu, đã chi, chi phí mỗi khách, lãi gộp và ROAS của từng kênh, dòng đầu là Tổng cộng. Các chỉ số còn lại, cột riêng và cột theo thẻ bật ở nút Cột hiển thị. Tab Nhóm cột trong hộp đó kéo đổi chỗ cả nhóm Cột riêng, Thẻ phân loại, bấm bút để đổi tên ô tiêu đề của nhóm, bỏ tích để ẩn cả nhóm. Kênh tốt nhất và kém nhất có nhãn riêng: xếp theo ROAS khi có chi phí quảng cáo, không thì theo tỷ lệ đến khám. Kênh dưới 5 khách tiềm năng không được xếp. Bấm tên cột để sắp xếp. Dòng kênh quảng cáo có nút mở ở đầu dòng để xem Tài khoản, Chiến dịch rồi từng Quảng cáo, gồm cả quảng cáo đã tốn tiền mà chưa có khách. Đang chọn quảng cáo ở bộ lọc thì bảng mở sẵn.
• Biểu đồ Khách tiềm năng theo kỳ chồng số khách của từng kênh theo ngày, tuần hoặc tháng đang chọn.

Xem theo kỳ

Bấm Theo kỳ để xem bảng chia theo kỳ.

• Hàng đầu là Tổng cộng, mỗi hàng sau là một kỳ.
• Dải tab trên bảng liệt kê các kênh có số trong kỳ. Bấm một kênh là xem riêng kênh đó, không cần mở Lọc, bấm Tất cả kênh để xem lại đủ. Tab dùng chung bộ lọc Kênh của nút Lọc, nên các ô số phía trên và tệp Excel đổi theo.
• Ở tab Tất cả kênh, ô chọn ở cuối dải tab kênh chọn một chỉ số, mỗi kênh một cột, nhóm Tổng đứng ngay sau cột Kỳ. Chọn Mọi chỉ số thì mỗi kênh là một nhóm cột, kéo ngang tên kênh bám theo ngay sau cột Kỳ. Bấm tab một kênh để xem đủ chỉ số của kênh đó. Kênh không có số liệu trong kỳ thì không có cột. Lọc còn một kênh thì bảng chỉ có cột của kênh đó, không có nhóm Tổng. Kênh không tốn tiền quảng cáo (tin nhắn tự nhiên, form website, nhân viên tạo) thì không có các cột chi phí và ROAS.
• Bấm Ngày, Tuần hoặc Tháng trên thanh tiêu đề để đổi cách chia kỳ. Theo ngày xem được tối đa 3 tháng, theo tuần tối đa một năm; chọn kỳ dài hơn thì phần mềm tự chia thô hơn.
• Rê chuột hoặc chạm dấu thông tin cạnh tên cột để xem cách tính của chỉ số đó.
• Bấm nút Cột hiển thị ở góc phải hàng tiêu đề. Ô Số dòng tiêu đề cho tiêu đề dài xuống tối đa 2 hoặc 3 dòng để bảng gọn hơn, chữ quá dài thì cắt bằng dấu ba chấm, rê chuột để xem đủ. Tab Nhóm cột ẩn hiện và kéo đổi thứ tự từng kênh, tab Chỉ số chọn và kéo đổi thứ tự các chỉ số. Lựa chọn lưu theo tài khoản của bạn, mở lại trang vẫn giữ; bấm Mặc định để về như cũ, người có quyền thấy thêm Áp dụng cho người khác.

Đầu trang có các ô tổng của kỳ: Khách tiềm năng, Đặt lịch, Đến khám, Đã chốt, và với người có quyền xem báo cáo tài chính thêm Doanh thu, Lãi gộp sau quảng cáo, Đã chi marketing, ROAS. Ở cách xem Theo kỳ và Phễu, nút Thống kê trên thanh tiêu đề ẩn hoặc hiện các ô này (ở Phễu ẩn luôn khối Hình phễu) để bảng có thêm chỗ.

Xem phễu theo kênh

Bấm Phễu trên thanh tiêu đề để xem mỗi kênh đưa khách đi được tới đâu. Mỗi dòng là một kênh, mỗi nhóm cột là một giai đoạn của phễu khách tiềm năng (Mới, Đang tư vấn, Báo giá...), tô theo màu và icon của giai đoạn đó. Mỗi giai đoạn có hai cột: Đã tới là số khách đã từng tới giai đoạn đó hoặc xa hơn, và Tỷ lệ trên số khách của kênh. Khách đã đi tiếp hoặc đã chuyển sang mất khách vẫn được tính ở các giai đoạn đã qua, nên số giảm dần từ trái sang phải. Số khách đang nằm ở từng giai đoạn xem ở màn Khách tiềm năng. Dòng Tổng cộng đứng ngay dưới hàng tiêu đề. Bấm tên cột để sắp xếp; nút Cột hiển thị có tab Giai đoạn (ẩn hiện, kéo đổi thứ tự giai đoạn) và tab Cột con (Đã tới, Tỷ lệ).

Thẻ phần trăm trên bảng có màu theo mức chung của cùng giai đoạn (dòng Tổng cộng): xanh lá là cao hơn mức chung từ 10% trở lên, đỏ là thấp hơn từ 10% trở lên, vàng là quanh mức chung. Kênh dưới 5 khách tiềm năng và dòng Tổng cộng để màu xám.

Phía trên bảng là khối Hình phễu vẽ cùng số liệu đó thành dải dòng chảy, giống khối Trạng thái khách tiềm năng ở màn Khách tiềm năng: mỗi cột một giai đoạn với tên và số khách ở trên, dải mang màu của giai đoạn, thẻ giữa dải là phần trăm trên số khách tiềm năng. Dải tab đầu khối có Tất cả kênh (mở sẵn) và từng kênh, bấm một kênh để xem riêng kênh đó.

• Khách đã chốt thành công được tính là đã qua mọi giai đoạn.
• Khách đi thẳng từ Mới sang Thất bại chỉ được tính ở Mới.
• Dòng kênh quảng cáo có nút mở ở đầu dòng: bấm để xem Tài khoản, Chiến dịch rồi từng Quảng cáo, mỗi dòng có số khách đã tới từng giai đoạn. Google và TikTok ghi theo chiến dịch nên chỉ mở tới chiến dịch. Mặc định thu gọn; khi đang chọn quảng cáo ở bộ lọc thì bảng mở sẵn tới các quảng cáo đó.
• Phễu luôn tính theo ngày khách vào trong kỳ đang chọn, không theo Cách tính ngày ở bộ lọc.

Muốn bớt giai đoạn trên phễu thì vào Cài đặt, nhóm Kết nối, mục Quảng cáo, tab Phễu và tắt giai đoạn đó.

Xem khách đứng sau một con số

Số khách trên các bảng bấm được, bấm một số thì panel bên phải liệt kê đúng các khách đó theo kỳ và bộ lọc đang xem, số dòng bằng con số vừa bấm:

• Tổng quan, tab Xếp hạng kênh: các cột đếm khách, cột riêng và cột theo thẻ.
• Theo kỳ: các cột đếm khách (Khách tiềm năng, Đã gắn hồ sơ, Đặt lịch, Đến khám, Đã chốt), cột riêng và cột theo thẻ. Bấm số ở một hàng là khách của đúng kỳ đó, hàng Tổng cộng là cả kỳ đang xem, nhóm cột Tổng là mọi kênh.
• Phễu: cột Khách tiềm năng và cột Đã tới của từng giai đoạn.

Bấm số ở dòng tài khoản, chiến dịch hay quảng cáo thì ra khách của các quảng cáo trong dòng đó. Số 0 không bấm được vì không có khách nào để xem.

Mỗi dòng có mã, tên khách, số điện thoại, giai đoạn, thẻ, thời gian vào và người phụ trách, cùng kiểu với danh sách ở màn Thống kê quảng cáo. Bấm số ở dòng Tổng cộng thì có thêm cột Kênh. Đổi Giai đoạn, gắn hoặc gỡ Thẻ ngay trên dòng thì con số trên bảng cập nhật theo.

Khi Cách tính ngày là Theo ngày phát sinh thì Đặt lịch, Đến khám mỗi khách một dòng, là lần khách vào đầu tiên, đúng cách đếm của ô.

Danh sách mang tên khách nên cần quyền xem khách của mọi nhân viên, thiếu quyền thì số không bấm được.

Khách thuộc kênh nào

• Khách bấm quảng cáo thuộc kênh quảng cáo đó, kể cả khi sau đó nhắn qua Messenger hay Zalo.

• Khách nhắn tin không qua quảng cáo thuộc kênh chat đã nhắn.

• Khách để lại số điện thoại ở form trên website thuộc Form website, khách nhắn qua khung chat trên website thuộc Chat trên website.

• Khách tiềm năng nhân viên tự tạo (khách gọi điện, khách vãng lai) thuộc Nhân viên tạo.

• Khoản chi ở Sổ chi phí chọn kênh Marketing khác (in tờ rơi, phí đối tác, làm website) có cột Marketing khác riêng: cột này chỉ có chi phí, không có khách.

Chọn Xem theo là Nhóm nguồn khách hàng để đếm theo các nhóm phòng khám tự khai ở Cài đặt (Facebook, Zalo, Google Ads...), hoặc Từng nguồn khách hàng để tách từng Trang, từng tài khoản. Hai cách này đọc nguồn ghi trên khách, nên khách chưa có nguồn nằm ở cột Chưa có nguồn. Chi phí quảng cáo của mỗi nền tảng tính vào nhóm khai nền tảng đó, chia cho mọi khách của nhóm kể cả khách tự nhiên, nên chi phí mỗi khách thấp hơn số ở màn Thống kê quảng cáo. Cách xem từng nguồn không có chi phí, vì nền tảng không báo chi phí theo từng Trang.

Chọn Xem theo là Nhóm kênh ở bộ lọc để gom thành các nhóm: Quảng cáo mạng xã hội, Quảng cáo tìm kiếm, Tin nhắn tự nhiên, Website, Nhân viên tạo, Marketing khác.

Cột riêng và cột theo thẻ

Cột riêng khai ở Cài đặt, nhóm Kết nối, mục Quảng cáo, tab Báo cáo, tab con Cột. Màn Thống kê quảng cáo đọc chung các cột này. Mỗi cột đếm khách theo thẻ, theo trường tuỳ chỉnh hoặc theo lúc khách để lại số, kèm cột $ là đã chi chia số đếm và đặt được tên riêng cho cột $ (ví dụ Giá 1 SĐT). Cột theo thẻ có sẵn cho mọi thẻ đang có khách trong kỳ, năm thẻ nhiều khách nhất hiện sẵn, thẻ còn lại bật ở nút Cột hiển thị.

Cột tính theo ngày ghi trong trường thì khách vào lúc nào cũng được, ngày đó rơi vào kỳ là tính. Ở cách xem Theo kỳ, số nằm ở đúng kỳ của ngày ghi đó.

Dòng báo cáo do phòng khám đặt

Vào Cài đặt, nhóm Kết nối, mục Quảng cáo, tab Báo cáo, tab con Dòng:

• Mặc định xem theo: cách xem khi mở màn này, ví dụ Nhóm nguồn khách hàng. Người xem vẫn đổi được ở bộ lọc.
• Tách dòng theo thị trường: ở cách xem Nhóm nguồn khách hàng, nhóm nguồn của nền tảng được bật tách thành một dòng mỗi thị trường. Thị trường khai ở tab Thị trường, nhận ra bằng chữ đánh dấu trong tên chiến dịch hoặc nhóm quảng cáo, cả khách lẫn chi phí đều chia theo đó. Khách không đến từ quảng cáo thuộc thị trường mặc định. Dòng của thị trường đã khai luôn hiện, kể cả khi kỳ đang xem chưa có số.
• Tách doanh thu theo lần thu: doanh thu lần đầu của khách về kênh gốc và cộng vào dòng F1. Lần thứ hai về dòng F2, lần thứ ba về dòng F3, dòng cuối gồm cả các lần sau đó, theo ngày lập hoá đơn, kể cả khách không có cơ hội mới. Các hoá đơn cùng ngày tính là một lần. Cơ hội mở sau khi khách đã có doanh thu thì vào dòng của lần sắp tới. Đặt được số dòng, tên dòng và tỷ lệ lãi riêng từng dòng. Bật rồi thì các dòng luôn hiện, chưa có doanh thu thì số là 0. Ở Xếp hạng kênh và Phễu, các dòng này nằm ngay dưới Tổng cộng, trên danh sách kênh; F1 + F2 + F3... cộng ra đúng Tổng cộng. Chi phí quảng cáo nằm ở F1. Bảng Phễu chỉ đếm khách có cơ hội: khách cũ thu thêm mà không mở cơ hội mới có doanh thu ở Xếp hạng kênh nhưng không có trong phễu. Không muốn xem thì tắt ở Cột hiển thị, tab Dòng tổng, chỉ đổi cho tài khoản của mình.
• Dòng tổng: dòng cộng một số nguồn, ví dụ Tổng các kênh Online. Dòng này đứng ngay dưới Tổng cộng ở Xếp hạng kênh và Phễu, là một nhóm cột ở Theo kỳ và có trong tệp Excel, chỉ ở hai cách xem theo nguồn khách hàng. Dòng khách quay lại không nằm trong dòng tổng.

Chi phí của nguồn không có kết nối quảng cáo (Zalo, các trang đối tác...) ghi ở Sổ chi phí, ô Kênh marketing chọn đúng nhóm nguồn đó. Xem theo nguồn thì tiền vào dòng của nhóm đó, xem theo kênh thì vào Marketing khác.

Nhân viên chỉ xem một phần

Mở trang nhân viên ở màn Nhân sự, bấm Sửa, ở hộp cạnh tab Chat có hai tab giới hạn màn này:

• Tab Quảng cáo: tắt nền tảng hoặc tài khoản quảng cáo. Người bị giới hạn ở đây chỉ thấy khách đến từ quảng cáo của nền tảng còn bật, không thấy khách tự nhắn hay khách nhân viên tạo.
• Tab Nguồn khách hàng: tắt nhóm nguồn hoặc từng nguồn. Đã giới hạn ở đây thì màn này chỉ có khách mang nguồn còn bật trên hồ sơ, kể cả khách tự nhắn không qua quảng cáo. Bật cả nhóm thì nguồn thêm sau vào nhóm đó cũng được xem.

Đã giới hạn nguồn thì nguồn quyết định khách nào lên bảng, tab Quảng cáo chỉ còn quyết định tiền chi. Cột Đã chi marketing của một nền tảng chỉ hiện khi bật cả nhóm nguồn nhận chi phí của nền tảng đó, và nền tảng đó còn bật ở tab Quảng cáo. Chi phí của nền tảng không chia được cho từng nguồn con, nên người chỉ được xem một nguồn con thì không thấy chi phí của cả nhóm. Doanh thu chỉ hiện với người có quyền xem tiền của quảng cáo.

Cách tính ngày

Ở bộ lọc, mục Cách tính ngày có hai lựa chọn:

• Theo ngày khách vào (mặc định): đặt lịch, đến khám, doanh thu của một khách đều tính về ngày khách vào. Dùng để so chất lượng khách giữa các tuần, các kênh. Số của kỳ gần đây còn tăng thêm khi khách quay lại đặt lịch sau.
• Theo ngày phát sinh: mỗi việc tính vào ngày nó xảy ra. Khách được tính cho kênh khách vào lần đầu trong một năm trước đó. Dùng để khớp với doanh thu theo ngày.

Cách tính các chỉ số

• Khách tiềm năng đếm theo điều kiện tự tạo ở Cài đặt, mục Khách tiềm năng, tab Tự tạo, cộng khách nhân viên tự tạo.
• Đặt lịch, Đến khám, Doanh thu chỉ tính được với khách tiềm năng đã gắn hồ sơ khách hàng, và chỉ tính việc xảy ra sau lúc khách vào. Lịch phần mềm tự tạo từ mốc chăm sóc sau khám không tính là đặt lịch. Tỷ lệ đặt lịch, đến khám chia cho số khách đã gắn hồ sơ.
• Đã chốt là khách tiềm năng ở giai đoạn thành công của phễu.
• Đã chi marketing gồm số tiền nền tảng quảng cáo đã nối báo về (nối ở Cài đặt, nhóm Kết nối, mục Quảng cáo) và khoản chi ở Sổ chi phí có chọn Kênh marketing, tính theo ngày phát sinh. Khoản chờ duyệt chưa tính. Chi phí mỗi khách, mỗi lịch hẹn, mỗi lượt đến khám chia số tiền này cho số tương ứng.
• ROAS bằng doanh thu chia đã chi marketing.
• Giá vốn của doanh thu lấy theo giá vốn trên từng dòng hoá đơn. Dòng chưa có giá vốn (dịch vụ chưa khai giá vốn) thì ước theo tỷ lệ lãi, mặc định 70%, nên con số chỉ để tham khảo. Đổi tỷ lệ chung hoặc đặt tỷ lệ riêng cho từng nhóm dịch vụ ở Cài đặt, nhóm Kết nối, mục Quảng cáo, tab Tỷ lệ lãi. Xem bài Đặt tỷ lệ lãi để tính lãi gộp sau quảng cáo. Chọn Cách tính lãi gộp là Luôn theo tỷ lệ lãi thì mọi dòng tính theo tỷ lệ, bỏ qua giá vốn đã khai, ví dụ lãi gộp = doanh thu × 70% trừ đã chi marketing.
• Lãi gộp sau quảng cáo bằng doanh thu trừ giá vốn trừ đã chi marketing.
• Ở dòng tổng, một khách vào nhiều lần chỉ tính tiền một lần.

Số tiền chỉ hiện với người có quyền xem báo cáo tài chính.

Chọn chỉ số hiện trên bảng

Mục Chỉ số hiện trên bảng ở bộ lọc chọn tạm cho lượt xem này (thắng lựa chọn ở nút Cột hiển thị). Chọn được các chỉ số: khách tiềm năng, đã gắn hồ sơ, đặt lịch, đến khám, đã chốt, doanh thu, đã chi, chi phí mỗi khách, mỗi lịch hẹn, mỗi lượt đến khám, tỷ lệ đặt lịch, tỷ lệ đến khám, tỷ lệ chốt, ROAS, giá vốn, lãi gộp sau quảng cáo. Bỏ trống thì hiện bộ mặc định. Bấm một bộ dựng sẵn ở ô chọn bộ chỉ số phía trên để chọn nhanh: Bộ chỉ số quảng cáo nhắn tin, Bộ chỉ số quảng cáo tìm kiếm, Bộ chỉ số chủ phòng khám, Bộ chỉ số gọi điện chăm sóc. Lựa chọn nằm trên đường dẫn của trang nên lưu được thành bộ lọc đã lưu.

Lọc khách tiềm năng

Bấm nút Lọc trên thanh tiêu đề:

• Tab Bộ lọc cơ bản: Thời gian, Kênh (hoặc Nhóm kênh khi xem theo nhóm kênh), Người phụ trách, Nguồn khách hàng, Giai đoạn, Thẻ phân loại, rồi Cách tính ngày, Xem theo, Chỉ số hiện trên bảng.
• Tab Lọc nâng cao: dựng điều kiện như ở màn Khách tiềm năng (giai đoạn, kênh tiếp nhận, quảng cáo, ngày tạo, đã có hồ sơ khách hàng...), nối bằng VÀ hoặc HOẶC.

Chọn kênh quảng cáo (Quảng cáo Facebook, Quảng cáo Google, Quảng cáo TikTok) thì bộ lọc có thêm ô Quảng cáo: gõ tên để tìm, số bên phải là số khách tiềm năng trong kỳ. Chọn quảng cáo thì báo cáo chỉ tính khách và chi phí của các quảng cáo đó. Kênh Facebook là khách nhắn Messenger tự nhiên, không phải quảng cáo nên không có ô này.

Lọc theo Kênh hoặc Quảng cáo vẫn tính chi phí. Lọc theo người phụ trách, nguồn, giai đoạn, thẻ hoặc điều kiện nâng cao chỉ lọc khách nên báo cáo không tính chi phí quảng cáo, ROAS, lãi gộp sau quảng cáo: chi phí quảng cáo không chia được theo từng khách.

Xuất Excel

Bấm Công cụ rồi Xuất Excel để tải bảng đang xem. Tệp có đúng các kênh và chỉ số đang hiện, mỗi kỳ một dòng, dòng cuối là tổng. Cần quyền Xuất Excel: Hiệu quả kênh.

Câu hỏi thường gặp