Nhật ký cuộc gọi tổng đài

Mọi cuộc gọi qua tổng đài của phòng khám tự về màn Cuộc gọi (menu Thống kê, nhóm Chăm sóc khách hàng) trong khoảng một phút sau khi kết thúc; bấm Đồng bộ để đọc ngay cuộc gọi mới. Màn này chỉ có khi phòng khám đã kết nối tổng đài (xem bài Kết nối tổng đài và gán máy nhánh).

Ai thấy cuộc gọi nào

• Nhân viên thấy cuộc gọi của máy nhánh mình và cuộc gọi đến chưa máy nhánh nào nghe.
• Người có quyền Xem cuộc gọi của mọi người (mặc định chủ phòng khám, quản lý, lễ tân) thấy hết.

Số khách trùng với hồ sơ khách hoặc khách tiềm năng thì dòng hiện tên và bấm được để mở hồ sơ. Số chưa có hồ sơ thì hiện Tên gợi nhớ nhân viên đã đặt (sửa ở khung ghi kết quả của cuộc gọi).

Ai gọi đi được

Nhân viên có máy nhánh đang kết nối thấy biểu tượng điện thoại nhỏ cạnh số của khách (hồ sơ khách, cơ hội, hộp thư, danh sách); bấm vào là gọi qua tổng đài. Gọi đi cần quyền Gọi đi của dòng Cuộc gọi ở màn Phân quyền (mặc định mọi nhóm đang xem được cuộc gọi). Bỏ quyền đó thì máy nhánh của người dùng chỉ nghe cuộc gọi đến: không có biểu tượng gọi, không có bàn phím, không có nút gọi lại.

Ghi kết quả sau cuộc gọi

Gọi trong phần mềm xong, bảng điện thoại tự hiện khung ghi kết quả và ghi chú cho cuộc gọi vừa xong. Ghi chú và tên gợi nhớ đã gõ trong lúc gọi được lưu sẵn vào cuộc gọi. Có thể:

• Chọn Kết quả (đã tư vấn, đã đặt lịch, hẹn gọi lại...) và gõ Ghi chú, bấm Lưu ghi chú.
• Bấm Tạo cơ hội để đưa khách vào khách tiềm năng, số điện thoại được điền sẵn.
• Bấm Hẹn gọi lại để tạo công việc gọi lại.

Cuộc gọi với một khách còn xem được ngay ở chỗ đang làm việc với khách đó: hồ sơ khách có tab Cuộc gọi, trang khách tiềm năng có tab Cuộc gọi ở cột bên phải, cột thông tin của Chat có nút Cuộc gọi (chỉ hiện khi khách đã từng gọi hoặc được gọi). Bấm biểu tượng điện thoại ở một dòng để gọi lại.

Ở màn Cuộc gọi, bấm vào một dòng để mở lại khung đó, nghe ghi âm (Nghe ghi âm) khi tổng đài có ghi âm.

Phân tích ghi âm bằng AI

Ghi âm của cuộc gọi trong 7 ngày gần nhất được phần mềm tự chép về sau vài phút, nằm trong hộp chi tiết cuộc gọi ở trạng thái Chưa phân tích, kèm giờ gọi và thời lượng, nghe lại được. Cuộc gọi đã gắn với hội thoại của khách thì bản ghi còn hiện trong khối Ghi âm & phân tích của hội thoại đó (hộp thư Chat và trang khách tiềm năng), nhãn Tổng đài. Chép về không tốn điểm AI nhưng tính vào dung lượng lưu trữ.

Bấm Phân tích trên bản ghi (hoặc trong menu ba chấm của bản ghi) để Trợ lý AI chép lời cuộc gọi, tóm tắt, chỉ ra việc cần làm (hẹn lịch, gọi lại) trong ít phút. Mỗi lần phân tích tốn điểm AI theo số phút ghi âm. Cần gói có Trợ lý AI, và phòng khám bật ghi âm cùng quyền cho AI phân tích nội dung ở Cài đặt, Trợ lý AI. Bản chữ là ghi chú tham khảo, không sửa được nội dung; xoá bản ghi không xoá ghi âm gốc ở tổng đài.

Cuộc gọi nhỡ

Cuộc gọi đến không ai nghe hiện chữ Cần gọi lại và nằm ở tab Cần gọi lại. Gọi lại số đó và khách nghe máy thì cuộc gọi nhỡ tự đóng. Gọi lại bằng điện thoại ngoài thì mở cuộc gọi nhỡ, bấm Đánh dấu đã gọi lại.

Có cuộc gọi nhỡ mới, phần mềm báo vào chuông thông báo (và điện thoại nếu đã cài ứng dụng AVENIX Clinic):

• Khách gọi vào máy nhánh của ai thì báo người đó.
• Khách gọi qua hotline chưa máy nào nghe thì báo nhân viên có máy nhánh thuộc chi nhánh của hotline đó.
• Chưa ai có máy nhánh thì báo người xem được cuộc gọi của mọi người.

Bấm thông báo để mở thẳng tab Cần gọi lại. Thông báo không ghi số hay tên khách.

Thống kê cuộc gọi

Người xem được cuộc gọi của mọi người có thêm tab Thống kê ở màn Cuộc gọi: tổng cuộc gọi, tỷ lệ gọi đến được nghe, cuộc nhỡ đã gọi lại và còn cần gọi lại, thời gian đàm thoại trung bình, biểu đồ theo ngày và bảng theo nhân viên. Số liệu theo chi nhánh đang chọn ở thanh bên (cuộc gọi không qua hotline nào luôn được tính). Bấm nút Lọc để chọn:

• Kỳ (Thời gian gọi).
• Nhân viên: một hay nhiều nhân viên, hoặc Chưa gắn nhân viên.
• Hotline: cuộc gọi qua các hotline đã chọn, hoặc Không qua hotline.
• Kết quả: kết quả nhân viên đã ghi cho cuộc gọi, hoặc Chưa ghi kết quả.
• Điều kiện tuỳ chỉnh: lọc dòng của bảng theo nhân viên theo số liệu của cột, ví dụ cuộc nhỡ từ 5 trở lên hoặc tỷ lệ nghe gọi đến dưới 80. Điều kiện chỉ bớt dòng của bảng, ô số đầu trang và biểu đồ vẫn theo các ô lọc phía trên.

Bấm Công cụ, Xuất Excel để tải tệp theo đúng bộ lọc đang chọn (cần quyền Xuất Excel: Thống kê cuộc gọi). Trang chủ có ô Cuộc gọi tổng đài cho cùng số liệu.

Câu hỏi thường gặp