Sổ phiếu thu và đối soát dòng tiền

Sổ phiếu thu là tab Phiếu thu ở màn Hóa đơn (mục Tài chính ở menu bên trái), nằm cạnh tab Hóa đơn trên thanh tiêu đề. Đây là nơi quản lý chi tiết từng lần thu tiền thật phát sinh tại phòng khám. Tab này chỉ hiện với người được xem số liệu tài chính (chủ phòng khám, quản lý).

Nếu như màn Hóa đơn quản lý tổng thể nghĩa vụ thanh toán của từng tờ hóa đơn, thì Sổ phiếu thu ghi nhận chính xác từng đợt tiền vào tài khoản hoặc két tiền của phòng khám theo mốc thời gian thực, giúp thu ngân và kế toán đối soát dòng tiền cuối ngày không bị thất thoát.

Thống kê nhanh và Bộ lọc thời gian

Mặc định khi mở màn hình, phần mềm tự động hiển thị các khoản thu phát sinh trong Hôm nay:

• Bốn thẻ số liệu nhanh trên đầu trang:
  • Tổng tiền thu: Tổng số tiền thực thu của tất cả các phương thức cộng lại trong kỳ đang lọc.
  • Tiền mặt: Tổng số tiền thu bằng tiền mặt tại quầy (tự động liên kết với ca quỹ đang mở).
  • Chuyển khoản & VietQR: Tổng số tiền thu qua tài khoản ngân hàng và quét mã Napas QR.
  • Thẻ POS: Tổng số tiền khách hàng quẹt thẻ qua máy POS tại phòng khám.
• Bộ lọc thời gian linh hoạt: Bấm nút bộ lọc để tra cứu nhanh theo các mốc: Hôm nay, Hôm qua, 7 ngày qua, 30 ngày qua, Tháng này, Tháng trước hoặc chọn Tùy chọn để xem chính xác theo khoảng ngày bạn cần.
• Lọc theo khách: trong Lọc, phần điều kiện có Giới tính, Quốc gia, Nguồn khách hàng, Khách VIP và Thẻ của khách trên hoá đơn (cần quyền xem hồ sơ khách, thẻ cần thêm quyền xem thẻ). Phiếu thu của khách lẻ không khớp điều kiện nào. Bấm số trên ô tổng quan doanh thu chia theo nhóm khách cũng mở màn này theo đúng các điều kiện đó.
• Ô tìm kiếm trên thanh tiêu đề tìm theo mã hoá đơn, tên hoặc mã khách, tên người thu. Bảng chuyển trang ở cuối; thẻ số liệu, hàng tổng và Xuất Excel luôn tính trên mọi phiếu thu đang lọc, không riêng trang đang xem.

---

Phân loại theo Phương thức thanh toán

Dải tab ở thanh công cụ cho phép kế toán chuyển đổi nhanh để kiểm tra riêng từng luồng tiền:

1. Tab Tất cả: Toàn bộ các giao dịch thu tiền phát sinh, không phân biệt hình thức.
2. Tab Tiền mặt: Danh sách các khoản tiền mặt khách nộp tại quầy. Dùng để đối chiếu trực tiếp với thẻ Quỹ kỳ vọng trong màn hình Sổ quỹ ngày.
3. Tab Chuyển khoản: Các giao dịch khách chuyển khoản thủ công vào số tài khoản ngân hàng của phòng khám.
4. Tab VietQR: Các giao dịch khách quét mã QR động được sinh tự động từ màn hình Tạo đơn hoặc Chi tiết đơn hàng. Giao dịch VietQR được ngân hàng xác nhận tức thời, an toàn tuyệt đối.
5. Tab Thẻ POS: Các giao dịch thanh toán qua máy cà thẻ ngân hàng tại phòng khám.

---

Bảng chi tiết phiếu thu và Thao tác

Bảng danh sách hiển thị đầy đủ thông tin pháp lý và kế toán của từng phiếu thu:

• Mã phiếu thu: Mã chứng từ thu tiền duy nhất (ví dụ PT-000123).
• Mã hóa đơn gốc: Mã đơn hàng tương ứng (HD-...). Bấm trực tiếp vào mã hóa đơn để mở ngay trang chi tiết đơn hàng kiểm tra danh mục dịch vụ khách đã làm.
• Khách hàng: Tên khách hàng và mã hồ sơ.
• Thời điểm xác nhận: Ngày và giờ chính xác khi nhân viên xác nhận đã nhận được tiền.
• Phương thức & Tài khoản nhận: Thể hiện rõ hình thức thanh toán và tên quỹ tiền mặt hoặc tài khoản ngân hàng nhận tiền.
• Số tiền thu: Số tiền thực nhận của lần giao dịch đó.
• Nhân viên thu tiền: Người thực hiện thao tác ghi nhận phiếu thu trên hệ thống.
• Hoá đơn điện tử: Chỉ có khi chi nhánh đã kết nối hoá đơn điện tử. Ghi trạng thái hoá đơn điện tử của phiếu thu (Chưa xuất, Đang xuất, Đã xuất kèm số hoá đơn, Đã xuất theo dịch vụ, Xuất lỗi, Cần điều chỉnh giảm). Phiếu còn phải xuất có nút Xuất HĐĐT ngay trong cột; mũi tên cạnh nút có Đánh dấu đã xuất cho hoá đơn đã lập ở ngoài phần mềm (phiếu đó ghi thêm Lập ngoài phần mềm). Khoản thu từ hôm qua trở về trước mà chưa xuất ghi chữ đỏ Quá hạn xuất. Phiếu Cần điều chỉnh giảm có nút Điều chỉnh giảm để lập hoá đơn điều chỉnh đúng số đã hoàn. Thẻ Chưa xuất hoá đơn trên đầu trang đếm số phiếu và số tiền còn phải xuất trong kỳ đang xem.

Thao tác trên phiếu thu:

• Xem hoá đơn điện tử: Phiếu đã có hoá đơn có mục này trong nút ba chấm cuối dòng, mở tab Hóa đơn điện tử của hoá đơn. Cuối ngày, vào Lọc, chọn Hoá đơn điện tử là Chưa xuất hoá đơn để xuất nốt mọi khoản đã thu trong ngày.
• Xuất hàng loạt: Tích ô đầu dòng các phiếu thu chưa xuất, mở Công cụ rồi chọn Xuất HĐĐT phiếu đã chọn. Mỗi phiếu xuất một hoá đơn theo nội dung của hoá đơn gốc; phiếu nào chưa xuất được (thiếu thông tin người mua...) thì vẫn được tích để bạn mở xuất riêng.
• In phiếu thu: Bấm vào biểu tượng in trên dòng để in phiếu thu tiền theo mẫu chuẩn A4, A5 hoặc phiếu in nhiệt K80 gửi cho khách hàng.
• Xử lý Hoàn tiền (Refund): Khi khách hàng đổi trả hàng hoặc không tiếp tục thực hiện dịch vụ, bấm nút ba chấm cuối dòng phiếu thu rồi chọn Hoàn tiền. Chọn Khách trả lại hàng / Hủy đơn để trả tiền và nhập lại hàng vào kho, hoặc Chuyển thành công nợ khi khách còn nợ lại khoản đó để thu sau. Mục Tiền hoàn trả về đâu chọn trả như lúc thu, cộng Vào số dư của khách để khách dùng lần sau, hoặc trả bằng Tiền mặt (ra từ ca quỹ đang mở) / tài khoản ngân hàng. Phiếu thu trừ số dư hoặc tiền cọc thì mặc định tiền quay về số dư / tiền cọc của khách. Mục Mở hoá đơn trong cùng menu mở hoá đơn của phiếu thu.
• Hủy hóa đơn: Chủ phòng khám (hoặc người được cấp quyền Hủy hóa đơn đã thu tiền) thấy thêm mục Hủy hóa đơn cuối menu ba chấm của phiếu thu còn giữ tiền. Mục này hủy cả hóa đơn của phiếu thu, kéo theo mọi phiếu thu khác của cùng hóa đơn: phần mềm hoàn lại khách toàn bộ số còn giữ rồi hủy hóa đơn. Phiếu thu vẫn nằm trong sổ với nhãn đã hoàn, hóa đơn chuyển sang Đã hủy. Hộp xác nhận liệt kê từng khoản sẽ hoàn và các việc kèm theo trước khi bạn bấm.

---

Quy trình đối soát dòng tiền cuối ngày

Để đảm bảo sổ sách kế toán luôn chuẩn xác, thu ngân và quản lý nên thực hiện đối soát theo 2 bước đơn giản trước khi chốt ca:

1. Đối soát tiền mặt:
   • Mở tab Tiền mặt trên Sổ phiếu thu.
   • Đối chiếu tổng số tiền mặt với tổng thu trên màn hình Sổ quỹ ngày. Hai số này phải khớp nhau hoàn toàn.
2. Đối soát tiền ngân hàng:
   • Mở tab Chuyển khoản và VietQR trên Sổ phiếu thu.
   • Đối chiếu tổng số tiền với sao kê biến động số dư trên ứng dụng ngân hàng của phòng khám trong ngày.

---

Câu hỏi thường gặp