Quản lý hoá đơn, thu nợ và in lại bill

Hóa đơn của phòng khám nằm ở mục Tài chính, màn Hóa đơn (quản lý từng hóa đơn, công nợ và trạng thái chứng từ). Từng lần thu tiền thật phát sinh theo ngày nằm ở tab Phiếu thu cạnh tab Hóa đơn trên thanh tiêu đề. Đơn đang bán dở ở quầy, chưa lập hóa đơn, xem ở màn Tạo đơn: bấm Tác vụ rồi chọn Danh sách đơn.

Thống kê nhanh và tra cứu danh sách

Màn hình Hóa đơn cung cấp cái nhìn tổng quan về dòng tiền bán hàng của chi nhánh:

1. Bốn thẻ số liệu tổng quan: Nằm ở đầu màn hình, hiển thị tổng số đơn, tổng doanh thu, số tiền đã thu và số tiền còn nợ của kỳ đang lọc. Bấm nút Ẩn/Hiện thống kê ở góc trên bên phải nếu cần mở rộng tối đa không gian xem bảng.
2. Ô tìm kiếm nhanh: Gõ mã hóa đơn (ví dụ HD-000001), tên khách hàng, mã hồ sơ khách, số điện thoại hoặc mã ca khám để tra cứu tức thì mà không cần tải lại trang.
3. Dòng tổng kết bảng: Dòng cuối cùng của bảng tính trên toàn bộ hóa đơn khớp bộ lọc (không chỉ trang đang xem): số đơn, số lượng khách hàng, số ca khám, số bác sĩ, số nhân viên tạo, số lượng dịch vụ và sản phẩm, tổng doanh thu tạm tính, tiền giảm giá, tổng cộng, tiền đã thu và tổng nợ chưa thanh toán.
4. Chia trang: Bảng chỉ tải trang đang xem nên mở nhanh dù chi nhánh có nhiều hóa đơn. Chọn số dòng mỗi trang và chuyển trang ở cuối bảng; bấm tiêu đề cột để sắp xếp trên toàn bộ danh sách.

---

Tra cứu hóa đơn qua Bộ lọc chi tiết

Khi cần tìm kiếm chứng từ theo các tiêu chí chuyên sâu, bấm nút Bộ lọc (có biểu tượng phễu) ở thanh công cụ phía trên để mở bảng điều khiển bộ lọc nâng cao.

Bảng bộ lọc chi tiết cung cấp các tiêu chí lọc đa chiều:

• Kiểu lọc thời gian: Chọn một trong hai chế độ:
  • Lọc theo ngày lập hoá đơn: Mặc định, theo dõi các hóa đơn được lập trong khoảng thời gian chỉ định.
  • Lọc theo ngày thanh toán: Lọc theo mốc thu tiền gần nhất, giúp kế toán đối soát chính xác số tiền thực thu phát sinh trong kỳ.
• Khoảng thời gian: Chọn nhanh các mốc định sẵn (Hôm nay, Hôm qua, 7 ngày qua, 30 ngày qua, Tháng này, Tháng trước) hoặc chọn Tùy chọn để nhập khoảng ngày từ ngày đến ngày.
• Tổng tiền (Mốc tiền): Phân loại hóa đơn theo các khoảng doanh thu: Dưới 1 triệu, 1 đến 5 triệu, 5 đến 10 triệu hoặc Trên 10 triệu.
• Trạng thái hóa đơn: Tích chọn một hoặc nhiều trạng thái vòng đời chứng từ:
  • Nháp: Hóa đơn vừa tạo, có thể chỉnh sửa dòng hàng, chưa ghi nhận doanh thu chính thức.
  • Đã phát hành: Hóa đơn đã chốt và đóng băng giá, sẵn sàng ghi nhận thu tiền.
  • Thu một phần: Khách đã thanh toán một phần tiền, đơn vẫn còn công nợ.
  • Đã thu đủ: Khách đã thanh toán toàn bộ 100% giá trị hóa đơn.
  • Đã hoàn tiền: Hóa đơn đã được hoàn tiền cho khách một phần hoặc toàn bộ.
  • Đã hủy: Hóa đơn phát hành sai đã bị hủy bỏ và ngừng giao dịch.
• Lý do hoàn tiền: Lọc danh sách hóa đơn theo các lý do hoàn tiền cụ thể đã được nhân viên ghi nhận.
• Phương thức thanh toán: Lọc hóa đơn có phát sinh thanh toán qua Tiền mặt, Chuyển khoản, VietQR, Thẻ POS hoặc Chưa có phương thức.
• Trạng thái xuất HĐĐT: Lọc theo mức đã xuất hóa đơn điện tử, tính bằng tiền (Chưa xuất, Còn khoản chưa xuất, Đã xuất phần đã thu, Đã xuất đủ, Đang xuất). Ý nghĩa từng mức ở mục Trạng thái xuất hoá đơn điện tử bên dưới.
• Nhóm dịch vụ & Nhóm hàng hoá: Tích chọn một hoặc nhiều nhóm để xem các hóa đơn có bán ít nhất một dịch vụ hoặc mặt hàng thuộc nhóm đó.
• Dịch vụ & Hàng hoá: Tích chọn một hoặc nhiều dịch vụ, thuốc hoặc sản phẩm cụ thể để tìm nhanh các hóa đơn có bán những mặt hàng đó.
• Bác sĩ phụ trách & Nhân viên tạo: Lọc chính xác theo bác sĩ điều trị phụ trách ca khám hoặc nhân viên thu ngân lập hóa đơn.

Nút Xóa bộ lọc ở chân bảng cho phép thiết lập lại toàn bộ các tiêu chí về trạng thái mặc định ban đầu.

---

Toàn bộ tính năng trên Trang Chi tiết hóa đơn

Để mở trang chi tiết của một hóa đơn, bấm trực tiếp vào mã hóa đơn (ví dụ HD-000001) từ danh sách. Giao diện chi tiết được thiết kế theo cấu trúc chuyên nghiệp: cột bên trái là toàn bộ chứng từ nghiệp vụ, cột bên phải là khối tài chính dính màn hình phục vụ thao tác thu tiền và theo dõi công nợ tức thì.

1. Thanh tiêu đề và các nút tác vụ trên đầu trang

• Mã hóa đơn & Trạng thái: Mã đơn hiển thị dạng khối mã rõ ràng kèm nút sao chép một chạm. Huy hiệu trạng thái bên cạnh thể hiện rõ hóa đơn đang ở trạng thái nào.

• Thời điểm tạo và cập nhật: Ghi nhận chính xác ngày giờ lập và ngày giờ cập nhật chứng từ gần nhất.

• Nút "Hồ sơ bệnh án": Tự động xuất hiện nổi bật ngay đầu thanh tác vụ khi hóa đơn được sinh ra từ một ca khám lâm sàng. Giúp nhân viên hoặc bác sĩ chuyển thẳng về hồ sơ bệnh án chỉ với một lần bấm.

• Nút menu "In": Gộp toàn bộ các tác vụ in ấn thường gặp:

  • In lại hóa đơn: Mở hộp thoại in nhiệt K80 hoặc in phiếu thu A4/A5 gửi khách tại quầy.
  • In phiếu thu: Xem trước và in phiếu thu tiền theo mẫu chuẩn.
  • In toa thuốc: Tự động hiển thị khi hóa đơn có chứa danh mục thuốc hoặc dược phẩm, mở bản in đơn thuốc chuẩn y tế kèm liều dùng và hướng dẫn sử dụng.
  • In hợp đồng: Có khi hóa đơn đã có hợp đồng, mở tờ hợp đồng để in.

• Nút "Phát hành": Xuất hiện khi hóa đơn đang ở trạng thái Nháp, dùng để chốt chứng từ và đóng băng đơn giá.

• Mục "Hủy hóa đơn" (trong nút ba chấm cuối thanh tiêu đề): Hủy hóa đơn lập sai hoặc khách trả lại cả lần mua. Hộp xác nhận liệt kê đúng những việc sẽ làm với hóa đơn đó trước khi bạn bấm. Một lần bấm, phần mềm:

  • hoàn lại khách số tiền còn giữ của từng phiếu thu. Ở mục Tiền hoàn trả về đâu chọn Như lúc thu (tiền mặt ra từ ca quỹ đang mở, chuyển khoản trả lại tài khoản), Vào số dư của khách (khách để lại dùng lần sau), hoặc Tiền mặt / tài khoản ngân hàng. Phần khách đã trả bằng số dư hoặc tiền cọc mặc định quay về số dư / tiền cọc của khách;
  • nhập lại kho hàng đã xuất, hủy gói dịch vụ đã bán, thu hồi thẻ bảo hành cấp theo hóa đơn, hủy kế hoạch thanh toán theo đợt;
  • đưa các dịch vụ của phiếu khám về chưa thu ở tab Thu phí, rồi hỏi bạn có muốn mở phiếu khám để thu lại không;
  • điều chỉnh giảm toàn bộ hóa đơn điện tử đã xuất. Nhà cung cấp báo lỗi thì phần mềm báo số tờ để bạn làm lại ở tab Hóa đơn điện tử; hóa đơn điện tử còn đang chờ gửi thì đợi vài phút rồi hủy lại.

  Hóa đơn đã hủy vẫn nằm trong danh sách với trạng thái Đã hủy, phiếu thu hiện Đã hoàn trong Sổ phiếu thu để tra soát. Hóa đơn còn giữ tiền chỉ người có quyền Hủy hóa đơn đã thu tiền mới hủy được (mặc định chỉ Chủ phòng khám); hóa đơn chưa thu tiền thì người có quyền hủy hóa đơn là hủy được.

2. Khối thông tin khách hàng và chủ thể khám

Nằm ở đầu tab Dịch vụ, hiển thị đầy đủ ngữ cảnh của giao dịch:

• Ảnh đại diện & Tên khách hàng: Hiển thị tên người mua, mã hồ sơ khách hàng và biểu tượng liên kết. Bấm vào tên khách hàng để mở ngăn xem nhanh bên phải tóm tắt thông tin liên hệ mà không cần rời trang.
• Chủ thể khám liên kết: Thể hiện rõ tên và thông tin của đối tượng thụ hưởng dịch vụ gắn với hóa đơn. Bấm vào thẻ để mở ngăn trượt xem tóm tắt thông tin chủ thể khám.
• Nhân viên tạo đơn & Ca khám: Thể hiện rõ ai là người lập hóa đơn và mã ca khám gốc liên kết.
• Ghi chú hóa đơn: Hiển thị ghi chú của thu ngân hoặc bác sĩ kèm cờ cho phép in hoặc không in trên bill.

3. Bảng dòng hàng chi tiết và tổng tiền chứng từ

• Danh sách khoản mục: Liệt kê chi tiết từng dịch vụ, thuốc, hàng hóa hoặc gói combo. Mỗi dòng thể hiện rõ: tên hàng hóa, ghi chú chuyên môn, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, số tiền giảm giá của từng dòng và thành tiền sau giảm. Bảng dữ liệu không bị ngắt trang nhằm đảm bảo người xem đọc đủ 100% chứng từ tài chính.
• Hoa hồng của từng dòng: Người có quyền Nhập hoa hồng trên dòng hàng thấy nút hình bàn tay cầm tiền ở cuối mỗi dòng, kể cả hoá đơn đã thanh toán. Bấm vào để chọn người hưởng và mức hưởng theo % hoặc số tiền, rồi bấm Lưu, giống ô Hoa hồng của dòng hàng ở màn Bán hàng. Dòng đã nhập tay thì chính sách hoa hồng không áp cho dòng đó nữa; xoá hết người hưởng là dòng quay về tính theo chính sách. Tiền của dòng đã nằm trong sao kê hoa hồng đã duyệt thì không sửa được: mở lại sao kê đó ở màn Quản lý hoa hồng trước.
• Khối tổng kết tài chính:
  • Tạm tính: Tổng giá trị các dòng hàng trước khi áp dụng chiết khấu chung.
  • Giảm giá: Số tiền giảm trừ toàn đơn kèm lý do giảm giá nếu có.
  • Thuế VAT: Tổng tiền thuế giá trị gia tăng được tính tự động từ thuế suất của từng dòng hàng.
  • Tổng cộng: Số tiền cuối cùng khách hàng cần thanh toán.

4. Hệ thống 6 Tab nghiệp vụ chuyên sâu (Cột trái)

Giao diện chi tiết hóa đơn chia thành 6 tab chuyên biệt:

1. Tab Chi tiết: Chứa thông tin khách hàng, bảng dòng hàng, tổng tiền và khối theo dõi số buổi điều trị đã thanh toán (đối với các gói dịch vụ nhiều buổi).
2. Tab Lịch sử thanh toán: Danh sách từng phiếu thu tiền thật phát sinh cho hóa đơn này. Hiển thị rõ: phương thức thanh toán, số tiền thu, thời điểm xác nhận, quỹ/tài khoản nhận tiền và mã giao dịch. Mục Hoàn tiền nằm trong nút ba chấm cuối mỗi phiếu thu, hỗ trợ hai phương án: hoàn tiền mặt/chuyển khoản trả lại khách hoặc hoàn tiền và ghi nhận thành công nợ tích lũy cho khách hàng. Hóa đơn có từ hai dịch vụ thì dưới mỗi phiếu thu ghi phiếu đó trả cho dịch vụ nào bao nhiêu. Mục Chia theo dịch vụ (trong nút ba chấm) mở hộp chia lại tiền của phiếu thu giữa các dịch vụ; tổng không đổi và mỗi lần sửa được ghi lại. Phiếu đã hoàn tiền hoặc đã xuất hoá đơn điện tử theo phiếu thu thì không chia lại được. Hoá đơn đã thu đủ thì không có mục này, vì mọi dịch vụ đã nhận đủ tiền. Chi nhánh đã kết nối hoá đơn điện tử thì mỗi phiếu thu có nút Xuất hoá đơn điện tử: hoá đơn ghi đúng các dịch vụ phiếu đó trả và đúng số tiền chia vào từng dịch vụ (xem mục Xuất hoá đơn theo phiếu thu bên dưới). Phiếu đã xuất thì nút đổi thành số hoá đơn. Thu ngân chọn nhầm phương thức (ghi Tiền mặt trong khi khách chuyển khoản, hoặc ngược lại) thì bấm mục Đổi phương thức trong nút ba chấm của phiếu thu đó, chọn Tiền mặt, Chuyển khoản hoặc VietQR rồi bấm Đổi phương thức. Số tiền giữ nguyên; sổ quỹ ngày, sổ phiếu thu, báo cáo doanh thu theo phương thức và tài khoản nhận tiền đổi theo, dưới phiếu ghi Đã đổi từ phương thức cũ. Mặc định chỉ Chủ và Quản lý làm được (quyền Đổi phương thức thanh toán ở màn Phân quyền). Phần mềm không cho đổi và nói rõ lý do trong hộp thoại khi: phiếu đã hoàn tiền, hoá đơn đã xuất hoá đơn điện tử, khoản tiền mặt nằm trong ca quỹ đã đóng (két đã đếm), khoản trừ vào Số dư trả trước hoặc Tiền cọc, hoặc khoản do ngân hàng tự xác nhận. Trong hộp Hoàn tiền, chọn Hoàn cả phiếu thu (hoàn hết phần còn lại theo hình thức đã chọn) hoặc Hoàn theo dịch vụ (nhập số hoàn cho từng dịch vụ, được hoàn một phần và hoàn nhiều lần tới khi hết tiền của phiếu). Hoàn theo dịch vụ chỉ trả tiền cho khách, không nhập lại kho; hoá đơn hiện còn nợ đúng số đã hoàn. Dịch vụ khách bỏ hẳn thì huỷ hoá đơn rồi lập lại.
3. Tab Thanh toán theo đợt: Cho phép thiết lập và theo dõi lộ trình thanh toán nhiều đợt đối với các hóa đơn điều trị lớn, ghi rõ số tiền và hạn nộp từng đợt.
4. Tab Hóa đơn điện tử: Chi nhánh chưa kết nối nhà cung cấp hoá đơn điện tử thì tab chỉ hiện lời nhắc, không có ô nhập nào. Chi nhánh đã kết nối thì đầu tab là dòng tóm tắt: trạng thái xuất, số tiền đã thu, số tiền đã xuất hoá đơn và tổng hoá đơn. Bên dưới là khối Khoản thu chưa xuất hoá đơn điện tử (mỗi lần thu một dòng, kèm nút Xuất hoá đơn), rồi tới các hoá đơn điện tử đã xuất của đơn kèm nút Xem bản PDF; hoá đơn xuất theo phiếu thu ghi số tiền và giờ thu của phiếu đó. Hoá đơn thu đủ một lần mà chưa xuất gì thì có nút Xuất hoá đơn điện tử cho cả hoá đơn. Không còn khoản thu nào chờ xuất thì tên tab có dấu tích xanh. Trạng thái xuất cũng hiện cạnh trạng thái hoá đơn ở đầu trang.
5. Tab Hợp đồng: Mỗi hóa đơn lập được một hợp đồng. Bấm Tạo hợp đồng (cơ sở có nhiều mẫu dùng cho hóa đơn thì chọn mẫu trước), phần mềm dựng nội dung từ mẫu hợp đồng ở Cài đặt chung, Mẫu in và điền sẵn thông tin hai bên, hàng hoá, dịch vụ và tổng tiền của hóa đơn, rồi mở tờ hợp đồng. Trên tờ hợp đồng bấm Chỉnh sửa, sửa chữ ngay trên tờ (thanh bên phải có in đậm, in nghiêng, gạch chân, căn lề, cỡ chữ, thêm hàng và xoá hàng của bảng, hoàn tác), bấm Lưu: nội dung đã sửa được giữ theo hợp đồng này, lần sau mở lại sửa tiếp được. Tab hiện số hợp đồng, ngày tạo, lần sửa cuối cùng các nút Sửa nội dung, In hợp đồng và Xoá (xoá xong tạo lại được từ mẫu). Hóa đơn đã có hợp đồng thì tên tab có dấu tích xanh. Hóa đơn đã hủy hoặc chưa gắn khách hàng thì không tạo được hợp đồng. Mẫu dùng cho hóa đơn là mẫu đã tích ô Hoá đơn ở Cài đặt chung, Mẫu in, Hợp đồng. Mẫu Hợp đồng khác được tích sẵn; các mẫu hợp đồng điều trị mặc định chỉ tích Phiếu khám. Cũng ở màn đó, bấm Thêm mẫu ở cuối dải mẫu để tạo mẫu riêng (chép từ một mẫu đang có), sửa ô Tên mẫu để đổi tên, và bấm Ngừng dùng mẫu khi không dùng mẫu tự tạo nữa.
6. Tab Nhật ký hoạt động: Dòng thời gian trực quan ghi nhận đầy đủ từng sự kiện trong vòng đời chứng từ: từ lúc lập đơn, phát hành, từng lần khách đóng tiền, hoàn tiền cho đến khi hủy đơn, kèm ảnh đại diện và tên nhân viên thực hiện.

Xuất hoá đơn điện tử từ danh sách

Danh sách hoá đơn có cột Hoá đơn điện tử: trạng thái xuất của hoá đơn (xem mục Trạng thái xuất hoá đơn điện tử bên dưới) và nút Xuất HĐĐT khi còn phải xuất (cần quyền Xuất hoá đơn điện tử, mặc định chủ phòng khám, quản lý và lễ tân có). Hoá đơn thu theo đợt hoặc thu một phần còn khoản thu chưa xuất thì nút mở hộp xuất cho từng phiếu thu chưa xuất, cũ nhất trước; xuất xong phiếu này thì hộp tự chuyển sang phiếu kế tiếp. Hoá đơn thu đủ một lần mà chưa xuất gì thì xuất một hoá đơn cho cả đơn. Hộp xuất chia hai bên: bên trái là thông tin người mua và danh sách hàng hoá, dịch vụ; bên phải là bản xem trước hoá đơn, đổi ngay khi bạn sửa.

• Tên, địa chỉ và số CCCD điền sẵn từ hồ sơ khách. Đơn đã xuất hoá đơn cho đợt trước thì hộp điền sẵn người mua của hoá đơn gần nhất, khỏi gõ lại mỗi đợt. Khách nước ngoài thì nhập Số hộ chiếu.
• Khách lấy hoá đơn công ty thì chọn Công ty ở đầu hộp (mặc định là Cá nhân).
• Mọi dòng hàng được chọn sẵn. Bỏ chọn dòng nào thì dòng đó vẫn chờ xuất ở một hoá đơn điện tử khác, ví dụ phần cho công ty và phần cho cá nhân. Đơn có giảm giá cả đơn thì phải xuất một hoá đơn cho cả đơn.
• Mỗi dòng sửa được tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá; doanh nghiệp sửa thêm thuế suất. Tên, giá trong đơn hàng giữ nguyên, chỉ hoá đơn điện tử đổi. Thành tiền và tiền thuế phần mềm tự tính.
• Ô tìm phía dưới thêm hàng hoá, dịch vụ trong danh mục (điền sẵn tên, đơn vị tính, giá); nút Thêm dòng thêm một dòng gõ tay.
• Công tắc Giá đã bao gồm VAT (doanh nghiệp, mặc định bật): đơn giá đang nhập đã có thuế, phần mềm tách thuế ra; tắt thì thuế cộng thêm vào đơn giá. Hộ kinh doanh xuất hoá đơn bán hàng nên không có công tắc và ô thuế suất.
• Khối tổng dưới bảng tách tiền chưa thuế, tiền thuế theo từng thuế suất, rồi tới tổng thanh toán và số tiền thật (số tiền phiếu thu, hoặc các dòng đã chọn). Hai số lệch nhau thì dòng chênh lệch hiện màu cam. Vẫn xuất được, kiểm tra kỹ trước khi bấm.
• Chọn Công ty: gõ mã số thuế là phần mềm kiểm tra số đúng chưa, rồi tự điền tên và địa chỉ đơn vị theo cơ quan thuế. Bạn vẫn sửa được nếu cần.
• Bản xem trước theo đúng mẫu hoá đơn của nhà cung cấp. Dịch vụ không chịu thuế ghi KCT ở cột thuế suất.
• Xuất nháp in bản dự thảo để kiểm tra, Xuất hoá đơn điện tử gửi chứng từ tới nhà cung cấp.
• Mẫu số ở cấu hình chi nhánh không khớp loại hoá đơn (hoá đơn bán hàng cần mẫu số bắt đầu bằng 2, hoá đơn giá trị gia tăng bắt đầu bằng 1) thì hộp hiện cảnh báo. Vẫn xuất được, kiểm tra lại với nhà cung cấp.
• Đơn chưa xuất hoá đơn nào mà hoá đơn đã lập ở ngoài phần mềm thì bấm mũi tên cạnh nút Xuất HĐĐT, chọn Đánh dấu đã xuất để ghi nhận cả đơn (ở tab Hóa đơn điện tử cũng có nút này).

Tab Hóa đơn điện tử liệt kê từng hoá đơn đã xuất của đơn (người mua, số dòng, số hoá đơn, nút Xem bản PDF) và báo còn bao nhiêu dòng chưa xuất. Hoá đơn đã sửa nội dung lúc xuất ghi Đã sửa nội dung kèm tổng của hoá đơn đó và chênh bao nhiêu so với số tiền thật. Hoá đơn đã xuất là chứng từ thuế, không sửa được nữa.

Xuất hoá đơn theo phiếu thu

Khách trả trước một phần dịch vụ (ví dụ dịch vụ A trả trước 1.000.000, dịch vụ B trả trước 5.000.000) thì xuất hoá đơn ngay lúc thu tiền: bấm Xuất hoá đơn điện tử trên phiếu thu ở tab Lịch sử thanh toán.

• Hoá đơn ghi đúng các dịch vụ phiếu thu đã chia tiền vào, mỗi dịch vụ đúng số tiền đã thu. Dịch vụ mới thu một phần ghi số lượng 1, đơn giá bằng số tiền đã thu (có thuế thì tách ra theo thuế suất của dịch vụ).
• Lần thu sau thì xuất tiếp hoá đơn của phiếu thu đó cho phần còn lại.
• Dịch vụ đã nằm trọn trên một hoá đơn xuất theo dòng hàng thì không ghi lại, hộp xuất nêu tên dịch vụ đó.
• Hình thức thanh toán trên hoá đơn là hình thức của chính phiếu thu.
• Hoá đơn của phiếu thu đã lập ở ngoài phần mềm (trên cổng nhà cung cấp hoặc phần mềm khác) thì bấm mũi tên cạnh nút Xuất HĐĐT, chọn Đánh dấu đã xuất, nhập số hoá đơn (nếu có) và ngày lập rồi bấm Ghi nhận đã xuất. Phần mềm chỉ ghi nhận trạng thái, không gửi gì đi; phiếu thu tính là đã xuất, có số hoá đơn thì khoản này vào Sổ doanh thu. Ghi nhận nhầm thì bấm Bỏ ghi nhận ở tab Hoá đơn điện tử.
• Hoàn bớt tiền một phiếu thu đã xuất hoá đơn: phiếu đó chuyển sang Cần điều chỉnh giảm. Bấm Điều chỉnh giảm (cần quyền duyệt hoá đơn), nhập lý do rồi bấm Lập hoá đơn điều chỉnh: phần mềm lập hoá đơn điều chỉnh giảm đúng số đã hoàn, hoá đơn gốc vẫn còn hiệu lực. Hoá đơn đã sửa nội dung lúc xuất thì điều chỉnh giảm toàn bộ hoá đơn đó rồi xuất lại cho số tiền còn lại.
• Khoản đã thu từ hôm qua trở về trước mà chưa xuất hoá đơn ghi chữ đỏ Quá hạn xuất, và trang chủ có dòng nhắc số khoản thu quá hạn xuất hoá đơn điện tử.
• Thu tiền xong ở trang hoá đơn, ở tab Thanh toán theo đợt, ở tab Thu phí của phiếu khám hay ở màn Tạo đơn, thông báo đã thu có thêm nút Xuất hoá đơn điện tử khi khoản vừa thu chưa có hoá đơn. Phần mềm chỉ mời, không tự xuất: hoá đơn đã gửi cơ quan thuế thì không sửa được.

Xuất hoá đơn khi khách nạp số dư

Phòng khám muốn xuất hoá đơn ngay lúc khách nạp tiền trả trước thì vào Cài đặt chung, Bán hàng, bật Xuất hoá đơn điện tử khi nạp số dư (mặc định tắt).

• Nạp tiền xong, thông báo đã nạp có nút Xuất hoá đơn điện tử. Sổ số dư của khách cũng có cột Hoá đơn điện tử với nút Xuất HĐĐT trên từng lượt nạp.
• Hoá đơn có một dòng, mặc định Tiền dịch vụ trả trước, số lượng 1, đúng số tiền đã nạp, không chịu thuế. Tên dòng và số tiền sửa được trong hộp xuất.
• Khoản khách trả bằng số dư về sau ghi Đã xuất lúc nạp, không phải xuất hoá đơn nữa. Hoá đơn có cả phần trả bằng số dư và phần trả tiền khác thì chỉ xuất cho phần trả tiền khác.

Trạng thái xuất hoá đơn điện tử

Thu theo đợt thì mỗi lần thu phải có hoá đơn của lần đó, nên phần mềm so số tiền đã xuất hoá đơn với số đã thu (sau hoàn tiền) và với tổng hoá đơn:

• Chưa xuất: đã thu tiền mà chưa có hoá đơn điện tử nào.
• Còn khoản chưa xuất: đã xuất một phần, còn khoản đã thu chưa có hoá đơn. Dòng Chưa xuất bên dưới ghi số tiền còn phải xuất.
• Đã xuất phần đã thu: mọi khoản đã thu đều có hoá đơn, khách còn nợ phần sau. Đây là trạng thái đúng khi đang thu theo đợt.
• Đã xuất đủ: hoá đơn điện tử đã phủ toàn bộ hoá đơn.
• Đang xuất: có hoá đơn đang gửi tới nhà cung cấp, trang tự cập nhật khi có kết quả.

Mỗi phiếu thu có trạng thái riêng ở tab Lịch sử thanh toán và ở Sổ phiếu thu: Chưa xuất, Đang xuất, Đã xuất (kèm số hoá đơn), Đã xuất theo dịch vụ (các dịch vụ phiếu đó trả đã nằm trọn trên hoá đơn xuất theo dòng hàng, không phải xuất riêng), Xuất lỗi (bấm Xuất lại hoá đơn điện tử), Cần điều chỉnh giảm (phiếu đã hoàn bớt tiền sau khi xuất) và Đã xuất lúc nạp (khoản trả bằng số dư khi phòng khám xuất hoá đơn lúc khách nạp tiền).

5. Cột phải dính: Tình hình thanh toán và Form ghi nhận thu tiền

Cột bên phải luôn ghim cố định khi cuộn trang, giúp thu ngân nắm bắt tình hình công nợ và thao tác thu tiền siêu tốc:

• Khối tình hình thanh toán:
  • Thanh tiến độ thanh toán: Thể hiện trực quan tỷ lệ % số tiền đã thu trên tổng hóa đơn.
  • Hai ô số liệu lớn: Ô màu xanh lá hiển thị số tiền Đã thu, ô màu đỏ hiển thị số tiền Còn nợ.
• Khối ghi nhận thu tiền (cùng cách thao tác với màn thanh toán ở quầy):
  • Nhập tiền theo từng tài khoản: Mỗi quỹ tiền mặt, tài khoản ngân hàng, ví của phòng khám là một dòng có ô nhập tiền riêng. Gõ số khách trả vào đúng dòng; khách trả bằng nhiều nguồn thì gõ vào nhiều dòng, hệ thống tự tách thành từng phiếu thu. Phòng khám chỉ có một tài khoản thì số còn nợ được điền sẵn.
  • Tiền cọc và số dư trả trước: Khách còn tiền cọc của phiếu khám hoặc còn số dư thì có thêm dòng riêng ở trên để trừ vào số phải thu.
  • Chia tiền theo dịch vụ: Hóa đơn có từ hai dịch vụ mà khách trả thiếu thì hiện dòng gập Chia tiền theo dịch vụ. Không mở thì hệ thống chia theo tỷ lệ số còn nợ; mở ra để chỉ định tiền vào đúng dịch vụ khách muốn trả. Tổng các ô phải bằng số tiền thu.
  • Mã QR chuyển khoản: Dòng tài khoản ngân hàng có nút Hiện mã QR, mã mang đúng số tiền sắp thu và nội dung chuyển khoản là mã hóa đơn.
  • Nút Thanh toán: Ghi nhận các khoản vừa nhập, phím tắt F8. Hóa đơn đã thu một phần thì nút ghi Thu nốt. Nút tự khóa khi đang gửi để không thu trùng.

---

Sổ phiếu thu và đối soát dòng tiền

Vào Tài chính, chọn Hóa đơn, bấm tab Phiếu thu trên thanh tiêu đề: mỗi dòng là một lần thu tiền thật, mặc định hiện ngày hôm nay. Các tab lọc theo phương thức (Tiền mặt, Chuyển khoản, VietQR) hỗ trợ thu ngân và quản lý đối soát dòng tiền cuối ngày:

• Tổng tiền mặt khớp hoàn toàn với số dư trong ca quỹ.
• Tổng tiền chuyển khoản khớp với số dư trên sao kê tài khoản ngân hàng.

Bấm vào mã hóa đơn trên từng dòng phiếu thu để mở lại chứng từ gốc và tra cứu toàn bộ lịch sử thu tiền.

---

Xuất dữ liệu cho kế toán và nhập lịch sử bán hàng

Trên thanh công cụ của màn hình Hóa đơn có mục Công cụ:

• Xuất Excel danh sách: Tải tệp Excel chi tiết toàn bộ các dòng hàng của những hóa đơn trong kỳ đang lọc.
• Xuất dữ liệu kế toán: Xuất tệp Excel chuyên dụng gồm nhiều bảng tính chuẩn (Bảng cân đối tài khoản, Báo cáo tình hình tài chính B01, Lưu chuyển tiền tệ B03, Bán hàng, Thu tiền, Chi phí, Khách hàng, Hàng hóa) để nhập thẳng vào các phần mềm kế toán như MISA. Thao tác này yêu cầu tài khoản có quyền quản lý tài chính.
• Nhập lịch sử bán hàng: Lối vào tính năng nhập dữ liệu doanh số cũ từ phần mềm trước đây sang hệ thống.

---

Câu hỏi thường gặp