Gửi mẫu xét nghiệm ra Labo

Mẫu bệnh phẩm gửi ra trung tâm xét nghiệm ngoài (máu, da, mô bệnh học) được theo dõi bằng đơn Labo, khỏi phải nhớ bằng giấy ghi chú.

Mục Xét nghiệm & Labo ở menu bên trái (một số chuyên khoa gọi là Labo) có bốn mục con: Đơn gửi mẫu, Sản phẩm labo, Nhóm sản phẩm labo và Xưởng labo.

Khai xưởng labo và sản phẩm labo

1. Vào Xưởng labo, bấm thêm xưởng: tên, số điện thoại, người liên hệ, địa chỉ.
2. Vào Nhóm sản phẩm labo nếu muốn xếp sản phẩm theo nhóm (ví dụ theo loại sản phẩm hoặc chất liệu). Xoá nhóm còn sản phẩm thì chọn nhóm nhận các sản phẩm đó.
3. Vào Sản phẩm labo, bấm Thêm sản phẩm. Sản phẩm labo là thứ xưởng làm cho phòng khám (ví dụ mão, khay, nẹp), khác hàng hoá bán cho khách. Nhập tên, nhóm, đơn vị tính (danh sách đơn vị dùng chung với hàng hoá, gõ đơn vị mới là thêm được). Mã sản phẩm phần mềm tự cấp khi lưu; muốn đổi kiểu mã thì vào Cài đặt chung, mục Mã chứng từ, dòng Sản phẩm labo. Ở khối Bảng giá theo xưởng, bấm Thêm xưởng rồi nhập giá labo của từng xưởng. Bấm hình ngôi sao để chọn xưởng mặc định, bấm Tạo sản phẩm để lưu. Sản phẩm thôi dùng thì sửa và tắt Đang dùng; sản phẩm đã có trong đơn labo thì không xoá được.
4. Muốn nhập nhiều sản phẩm một lần, bấm Công cụ rồi Nhập Excel (tải tệp mẫu ngay trong hộp). Cột Bảng giá ghi mỗi xưởng một đoạn "Tên xưởng: giá", ngăn bằng dấu chấm phẩy; tên xưởng phải có sẵn ở Xưởng labo. Dòng mang mã đã có thì cập nhật sản phẩm đó. Công cụ rồi Xuất Excel ra tệp cùng bộ cột, sửa xong nhập lại được.

Sản phẩm mới gần giống sản phẩm đang có thì bấm nút ba chấm trên dòng sản phẩm, chọn Sao chép (trên trang chi tiết cũng có nút Sao chép). Trang thêm sản phẩm mở ra với nhóm, đơn vị và bảng giá theo xưởng đã điền sẵn.

Tạo đơn gửi mẫu

1. Vào Đơn gửi mẫu, bấm Tạo đơn Labo. Trang tạo đơn mở ra.
2. Ở khối Thông tin đơn, tìm và chọn khách hàng. Khách đang có phiếu khám mở thì chọn ở ô Gắn vào phiếu khám để kết quả về hiện ngay trong phiếu khám đó. Ô Bác sĩ chỉ định tự lấy bác sĩ khám của phiếu khám vừa chọn, đổi được.
3. Ở khối Sản phẩm labo, điền Ngày đặt mẫu (để trống là ngày tạo đơn), Ngày thử mẫu và Ngày nhận mẫu. Đơn gắn phiếu khám thì chọn Dịch vụ điều trị: sản phẩm thêm sau đó mang sẵn vị trí đã chọn cho dịch vụ đó ở kế hoạch điều trị.
4. Tìm sản phẩm ở ô Tìm sản phẩm labo, hoặc bấm Chọn từ danh mục để chọn theo nhóm. Mỗi sản phẩm thành một dòng, số lượng mặc định là 1. Đơn giá labo điền sẵn theo giá của xưởng đang chọn, sửa được; cột Thành tiền tự tính. Bấm nút vị trí dưới tên sản phẩm để đổi vị trí của dòng. Chuyên khoa nào cần ghi thêm thông số cho xưởng thì có thêm ô riêng cho từng dòng.
5. Ở khối Xưởng và giao nhận, ô Xưởng labo tự điền xưởng mặc định của sản phẩm đầu tiên. Đổi xưởng thì đơn giá các dòng đổi theo bảng giá của xưởng mới; sản phẩm chưa có giá ở xưởng đó thì trang nhắc dưới bảng và giữ đơn giá đang có.
6. Chọn hoặc gõ Loại mẫu gửi, ghi Yêu cầu gửi labo nếu có, rồi bấm Tạo đơn labo. Trang chuyển sang chi tiết đơn vừa tạo. Ô Loại mẫu gửi bật tắt ở Cài đặt, mục Quy trình khám, tab Bệnh án, nhóm Điều trị, dòng Loại mẫu gửi labo. Phòng khám có chuyên khoa ít gửi mẫu thì ô này tắt sẵn. Ô này mặc định không bắt buộc; muốn bắt buộc thì bật dòng Bắt buộc chọn loại mẫu gửi ngay bên dưới.

Tiền labo của đơn bằng tổng thành tiền các dòng. Ở trang chi tiết đơn, khối Sản phẩm labo có nút Sửa để đổi số lượng, đơn giá, vị trí, thông số, thêm hoặc bỏ dòng khi đơn chưa hoàn tất. Dòng đã có kết quả hoặc nối chỉ định của phiếu khám thì không bỏ được. Ba ngày đặt mẫu, thử mẫu, nhận mẫu hiện ở khối thông tin đơn; ngày nhận mẫu cũng là ngày hẹn trả của đơn.

Ở Phiếu điều trị, tab Labo của từng bước tạo đơn cho đúng dịch vụ của bước đó: chọn sản phẩm labo như trên, vị trí điền sẵn theo kế hoạch điều trị.

Theo dõi đơn

Đơn gửi xét nghiệm chạy từ Đã gửi mẫu sang Đang phân tích, Đã có kết quả rồi Hoàn tất. Bấm vào đơn để cập nhật trạng thái và nhập kết quả khi lab trả về. Kết quả lab trả lỗi thì chuyển đơn về Đang phân tích để chạy lại, không cần tạo đơn mới.

Đơn sản phẩm labo chạy từ Đã gửi mẫu sang Đang làm, Thử mẫu, Đã giao rồi Hoàn tất. Xưởng giao mẫu thử thì chuyển đơn sang Thử mẫu; thử chưa đạt thì chuyển về Đang làm để xưởng sửa tiếp, rồi thử lại. Không cần thử mẫu thì chuyển thẳng sang Đã giao. Đơn sản phẩm không có ô nhập kết quả: khối Sản phẩm labo ở màn chi tiết liệt kê sản phẩm, vị trí, thông số.

Đơn chưa có kết quả mà đã qua ngày hẹn trả (ngày nhận mẫu) thì cột Hẹn trả hiện chữ đỏ kèm số ngày quá hạn, để gọi nhắc lab. Nút ba chấm cuối mỗi dòng gom các việc hay làm: Chuyển sang đang phân tích và Nhập kết quả (đơn xét nghiệm), Hoàn tất đơn, In phiếu giao nhận mẫu, In phiếu chi (khi đơn đã hoàn tất) và Hủy đơn. Mỗi đơn chỉ hiện những việc làm được ở trạng thái hiện tại.

Muốn đổi trạng thái nhanh thì bấm thẳng vào nhãn ở cột Trạng thái: danh sách chỉ hiện những trạng thái đơn chuyển sang được, trạng thái hiện tại có dấu tích. Hoàn tất đơn và Hủy đơn hỏi xác nhận trước khi chạy, ở cả danh sách lẫn màn chi tiết đơn. Ở dạng bảng cột (kanban), kéo thẻ đơn sang cột khác cũng đổi trạng thái theo cùng luật đó. Cột Phiếu khám ghi mã phiếu khám đã chỉ định đơn (đơn tạo rời thì để trống), cột SL ghi số lượng (dưới chi phí có dòng số lượng nhân đơn giá khi đơn nhiều đơn vị), cột Bác sĩ chỉ định ghi bác sĩ ra chỉ định, cột Người tạo ghi người lập đơn (hai người này có thể khác nhau).

Danh sách đơn chỉ tải trang đang xem, chuyển trang ở cuối bảng hoặc cuối lưới thẻ. Bấm tiêu đề cột để sắp xếp trên mọi đơn (trừ cột vị trí và ghi chú). Ở dạng cột trạng thái, mỗi cột hiện 20 đơn đầu, bấm Xem thêm ở cuối cột để tải tiếp. Bốn ô thống kê đầu trang đếm mọi đơn khớp ô tìm và bộ lọc, không theo bộ lọc trạng thái.

Phiếu giao nhận mẫu và phiếu chi Labo in ra theo mẫu của phòng khám. Muốn đổi nội dung, vào Cài đặt, mục Mẫu in, nhóm Lâm sàng, tab Labo.

Khi đơn Hoàn tất, tiền lab tính phòng khám tự vào Sổ chi phí ở trạng thái chưa trả, kế toán chỉ việc điền ngày chi khi thanh toán cho lab.

Gửi mẫu từ ca khám và nhập kết quả từng xét nghiệm

Nếu xét nghiệm đã được chỉ định trong ca khám, không cần gõ lại: ở mục Cận lâm sàng của ca khám, trên danh sách Đã chỉ định, bấm Gửi labo ngoài, tick các chỉ định cần gửi, chọn labo cho từng chỉ định rồi bấm Tạo đơn gửi mẫu. Chỉ định cùng labo gộp vào một đơn, khác labo thì tách thành từng đơn riêng. Đơn Labo sinh ra mang sẵn từng xét nghiệm. Trên chỉ định hiện mã đơn để bấm sang, kèm tên labo, ngày hẹn trả và trạng thái của đơn. Đơn gửi xét nghiệm chỉ hiện ở đây, không hiện ở mục Labo của tab Điều trị.

Mỗi chỉ định có ô Đơn giá để nhập giá labo báo (dịch vụ từng khai giá labo thì điền sẵn giá đó). Ô Tiền labo cộng đơn giá các chỉ định đã tick (gửi nhiều labo thì ghi riêng từng labo), và đó là tiền labo của đơn. Labo gửi bảng kê khác thì sửa ở màn chi tiết đơn.

Ở màn chi tiết đơn, khối Kết quả từng xét nghiệm liệt kê từng dòng. Dòng nối với chỉ định của ca khám có sẵn các ô chỉ số của xét nghiệm đó (số kèm đơn vị và khoảng bình thường, hoặc ô chọn Âm tính / Dương tính): điền rồi bấm Lưu kết quả, phần mềm tự đánh giá cao thấp và ghi thẳng vào hồ sơ khám, kể cả khi ca đã chốt nhưng chưa ký số. Dòng không nối chỉ định thì nhập chữ hoặc bấm Đính kèm để thêm tệp, chọn Bình thường hay Bất thường rồi bấm Lưu kết quả. Mỗi xét nghiệm đính được tối đa 10 tệp (chọn nhiều tệp một lần cũng được); tệp hiện thành ô ảnh thu nhỏ, bấm dấu X ở góc để gỡ. Dòng đã có kết quả vẫn sửa được bằng nút Sửa chừng nào đơn chưa hoàn tất và ca khám chưa ký số; bản mới thay bản cũ, lịch sử sửa nằm trong nhật ký hệ thống. Đủ kết quả mọi dòng thì đơn tự sang Đã có kết quả. Cột Về hồ sơ khám cho biết kết quả đã vào hồ sơ hay vì sao chưa (ca đã ký số). Nếu phòng khám đã gõ kết quả ngay trong phiếu khám thì dòng ở đây cũng tự thành đã có kết quả, không cần nhập lại.

Labo tự nhập kết quả qua mã QR

Phiếu giao nhận mẫu in kèm một mã QR ở cuối tờ. Mẫu đi tới đâu, tờ phiếu đi tới đó: kỹ thuật viên labo quét mã bằng điện thoại là mở đúng đơn này, không cần tài khoản. Tại đó labo:

1. Gõ tên kỹ thuật viên (điện thoại nhớ cho lần sau).
2. Bấm bước Đang phân tích ở khối Tiến độ khi bắt đầu chạy mẫu (dải bước vuốt ngang được), đặt Hẹn trả kết quả rồi bấm Lưu.
3. Nhập kết quả từng xét nghiệm như ở màn Labo của phòng khám, bấm Đính kèm để thêm tệp kết quả nếu có. Đủ kết quả thì đơn tự sang Đã có kết quả.

Với đơn sản phẩm labo, trang của labo hiện khối Sản phẩm cần làm (không có giá) thay cho ô nhập kết quả. Labo bấm Đang làm khi bắt đầu, Thử mẫu khi giao mẫu thử, Đã giao khi giao sản phẩm.

Kết quả labo nhập vào thẳng phiếu khám, không cần phòng khám duyệt lại, và bác sĩ phụ trách ca khám nhận thông báo. Trên dòng kết quả ghi rõ Labo nhập kèm tên kỹ thuật viên. Phòng khám muốn sửa thì sửa ngay trong phiếu khám như kết quả tự nhập. Labo không hoàn tất và không hủy được đơn, hai việc đó vẫn do phòng khám làm.

Ở màn chi tiết đơn, khối Labo tự nhập kết quả hiện cùng mã QR đó, nút chép liên kết để gửi qua Zalo, số lượt labo đã mở liên kết và lần gần nhất labo cập nhật. Lỡ đưa nhầm phiếu cho người khác thì bấm Đổi mã mới: mã cũ hết dùng được, nhớ in lại phiếu giao nhận mẫu.

Câu hỏi thường gặp