Báo cáo doanh thu và lãi lỗ phòng khám

Mục Tài chính ở menu bên trái cung cấp hệ thống báo cáo số liệu toàn diện cho cấp quản lý và chủ phòng khám. Trong đó, Báo cáo Doanh thu và Báo cáo Lãi lỗ là hai công cụ then chốt phản ánh sức khỏe tài chính và hiệu quả hoạt động của phòng khám.

[!NOTE] Để xem hướng dẫn quản lý công nợ khách hàng và lộ trình thanh toán theo đợt, vui lòng xem bài Báo cáo công nợ và theo dõi thanh toán theo đợt. Để xem quy trình tính và duyệt hoa hồng, vui lòng xem bài Quản lý và tính hoa hồng bác sĩ.

Báo cáo Doanh thu

Tổng tiền THỰC THU trong kỳ (đã trừ hoàn tiền), không phải tổng hóa đơn đã lập. Chọn khoảng ngày, phương thức và tài khoản nhận tiền ở nút Lọc; chi nhánh lấy theo thanh bên. Dải tab ở góc phải thanh tiêu đề có hai cách xem:

• Chi tiết (mặc định): mỗi dòng là một lượt thu rơi vào một dịch vụ của hoá đơn. Hoá đơn có ba dịch vụ mà khách trả một lần thì ra ba dòng. Các cột gồm mã khách hàng, khách hàng, ngày thanh toán, mã hoá đơn (bấm để mở hoá đơn), dịch vụ kèm mã phiếu khám, nhóm dịch vụ, bác sĩ, phụ tá, nhân viên kinh doanh, lễ tân (kèm ảnh đại diện), thành tiền, giảm giá, Thu đợt này, Phải thanh toán, Tổng đã thanh toán (mọi lượt thu của dịch vụ tính tới hiện tại), Còn nợ, tiến độ điều trị, nguồn quỹ (tài khoản nhận tiền), nguồn khách, người lập phiếu và ngày cập nhật (lần gần nhất chia lại tiền của phiếu thu). Dòng hoàn tiền mang số âm và trả lại đúng dịch vụ của phiếu thu gốc. Tiền vào dịch vụ nào là do lễ tân chọn lúc thu hoặc chia lại ở trang hóa đơn; không chọn thì hệ thống chia theo tỷ lệ số còn nợ. Tiến độ của dịch vụ chia buổi là số buổi đã làm trên tổng số buổi; dịch vụ không chia buổi là 100% khi phiếu khám đã chốt hoặc đã ghi kết quả điều trị. Bấm nút cột trên bảng để ẩn bớt cột. Ô Tìm kiếm trên thanh tiêu đề tìm theo mọi cột của bảng (mã, tên khách, dịch vụ, nhân viên, ngày, số tiền). Nút Lọc có thêm các bộ lọc riêng của bảng này: loại phiếu (thu hay hoàn), công nợ, nhóm dịch vụ, bác sĩ, phụ tá, kinh doanh, lễ tân, nguồn khách, người lập phiếu. Xuất Excel xuất đúng các dòng đang lọc. Mặc định bảng ẩn các dịch vụ đã thu rồi hoàn lại hết trong kỳ (ví dụ phiếu khám đã hủy và hoàn tiền), vì lượt thu và lượt hoàn cộng lại bằng 0 nên thực thu không đổi. Muốn xem lại các dòng đó, trong Lọc chọn ô Khoản đã hoàn hết là Hiện. Thu ở kỳ trước rồi hoàn ở kỳ đang xem thì dòng hoàn vẫn hiện, vì nó làm giảm doanh thu của kỳ này.
• Theo ngày: hai bảng chia doanh thu theo ngày và theo chi nhánh kèm tỷ trọng.

Mục Xuất Excel trong menu Công cụ tải bảng của cách xem đang chọn, kèm trang Tổng quan và các trang theo phương thức, chi nhánh, tài khoản.

Báo cáo lãi lỗ

Khối Kết quả kinh doanh trình bày theo khuôn báo cáo kế toán, mỗi dòng một mã số: 01 Doanh thu thực thu, 02 Giá vốn hàng bán (vật tư thuốc, dịch vụ), 10 Lợi nhuận gộp, 20 Chi phí hoạt động (cố định, biến động, khấu hao thiết bị, hoa hồng bác sĩ), 30 Lợi nhuận thuần. Ba cột số: Kỳ này, Kỳ trước (khoảng liền trước có cùng độ dài) và % trên doanh thu. Mặc định số liệu theo cơ sở tiền mặt: doanh thu tính theo ngày thu tiền và đã trừ hoàn tiền, chi phí theo ngày chi. Trong bộ lọc, ô Cơ sở tính chọn được Theo hoá đơn và ngày phát sinh: doanh thu tính theo hoá đơn phát hành trong kỳ trừ tiền hoàn, chi phí tính theo ngày phát sinh kể cả khoản chưa trả, chi phí trả trước chia đều theo tháng, khoản chi đang chờ duyệt không tính.

Khối Số liệu kê khai thuế đứng ngay dưới, tính theo hoá đơn đã phát hành trong kỳ chứ không theo tiền đã thu: số hoá đơn phát hành (và số đã huỷ), doanh thu chưa thuế, thuế giá trị gia tăng đầu ra, tổng thanh toán theo hoá đơn, số tờ đã xuất hoá đơn điện tử, số hoá đơn có mã số thuế người mua, kèm bảng chia theo từng thuế suất. Dùng khối này để đối chiếu với bảng kê bán ra khi nộp báo cáo thuế; không cộng nó vào kết quả kinh doanh ở trên vì hai khối đo hai thứ khác nhau.

Menu Công cụ có hai mục:

• Xuất Excel: tải chính bảng lãi lỗ đang xem.
• Xuất dữ liệu kế toán: tải một tệp nhiều trang của kỳ đang chọn cho kế toán. Ba trang đầu là biểu mẫu đã điền sẵn số: Bảng cân đối tài khoản (mẫu quản trị, đầu kỳ, phát sinh, cuối kỳ theo Nợ và Có), B01 Báo cáo tình hình tài chính và B03 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp trực tiếp (Thông tư 99/2025). Số trong ba trang này suy từ chứng từ trong phần mềm; ô nào phần mềm không theo dõi (vốn góp, vay, thuế đã nộp) để trống và cột Thuyết minh nói rõ, kế toán bổ sung trước khi nộp. Phòng khám dùng Tính lương thì lương phải trả, bảo hiểm phải nộp và thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ lên các tài khoản 334, 338, 3335 theo bảng lương đã duyệt. Các trang sau là dữ liệu chi tiết để nhập vào phần mềm kế toán (MISA): Bán hàng theo từng dòng hàng, Thu tiền (hoàn tiền ghi số âm), Chi phí, Mua hàng, Trả nhà cung cấp, Bảng lương (chỉ khi người xuất được xem bảng lương), và ba danh mục Khách hàng, Nhà cung cấp, Hàng hoá dịch vụ. Hàng đầu của mỗi trang chi tiết là hàng cột nên nhập thẳng được bằng chức năng "Nhập khẩu từ Excel" của họ; tên cột theo từ quen thuộc của kế toán (Ngày hạch toán, Ngày chứng từ, Số chứng từ, Diễn giải, Thành tiền, Tiền thuế GTGT). Trang Ghi chú cuối tệp nói rõ cơ sở ngày của từng bảng và các lưu ý của ba biểu mẫu. Mục này cần quyền Xuất Excel: Dữ liệu kế toán, mặc định chỉ chủ và quản lý có.

Muốn số đúng thì dữ liệu đầu vào phải đủ, báo cáo tự chỉ chỗ thiếu:

• Mặt hàng chưa khai giá vốn: nhập hàng qua phiếu nhập, hoặc vào màn Hàng hoá khai giá vốn cho món đó.
• Thiết bị chưa khai số tháng khấu hao: vào màn Thiết bị y tế điền vòng đời máy.
• Khoản chi chưa ghi vào Sổ chi phí thì báo cáo chưa trừ được.

Câu hỏi thường gặp