Sổ chi phí

Sổ chi phí ghi mọi khoản phòng khám chi ra ngoài mua hàng: tiền thuê mặt bằng, lương, điện nước. Ghi đủ ở đây thì Báo cáo lãi lỗ mới nói đúng phòng khám lời hay lỗ.

Ghi một khoản chi

1. Ở menu bên trái, mở nhóm Chi phí, chọn Sổ chi phí.
2. Bấm nút Thêm khoản chi.
3. Chọn Danh mục (danh mục quyết định khoản này là chi phí cố định hay biến động), nhập Số tiền và chi nhánh.
4. Hai ô ngày có nghĩa khác nhau:
   • Ngày phát sinh: khoản này thuộc về kỳ nào (ví dụ tiền điện tháng 7).
   • Ngày chi tiền: hôm nào thật sự trả tiền. Bỏ trống nếu chưa trả; khoản nằm ở tab Chưa trả và chưa tính vào báo cáo. Điền ngày là khoản tính vào báo cáo của kỳ có ngày đó.
5. Ô Lý do chi in lên phiếu chi, sau tên danh mục.
6. Bấm Thêm khoản chi.

Phiếu chi tay có chọn danh mục ở Sổ quỹ ngày tự chảy vào đây, không phải ghi lại. Khoản chi đến từ phiếu chi ở ca quỹ hoặc đơn labo không sửa được số tiền ở đây (sửa ở chứng từ gốc), chỉ sửa được danh mục, người nhận, hoá đơn và chứng từ kèm theo.

Chứng từ cho kế toán

Trong hộp thêm hoặc sửa khoản chi:

1. Mở khối Người nhận và hoá đơn. Chọn Nhà cung cấp thì người nhận, tên và mã số thuế người bán tự điền, sửa lại được.
2. Nhập Số hoá đơn, Ký hiệu hoá đơn, Ngày hoá đơn nếu khoản chi có hoá đơn đầu vào.
3. Chọn Thuế suất GTGT: phần mềm tự tách Tiền trước thuế và Tiền thuế từ số tiền; sửa lại cho khớp tờ hoá đơn. Hai số cộng lại phải bằng số tiền chi.
4. Ở khối Chứng từ gốc, kéo thả hoặc chọn tệp PDF, tệp XML hoá đơn điện tử hoặc ảnh chụp biên nhận (tối đa 10 tệp).

Ở trang chi tiết khoản chi, bấm In phiếu chi để in phiếu chi. Sửa nội dung phiếu chi ở Cài đặt, mục Mẫu in, nhóm Thu chi & nhân sự, tab Phiếu chi. Trang chi tiết cũng có Nhật ký ghi ai đã tạo, sửa, hủy khoản chi.

Tài khoản kế toán không in trên phiếu chi mà nằm ở cột TK Nợ, TK Có của tệp Xuất dữ liệu kế toán. TK Nợ lấy Tài khoản hạch toán của danh mục (khai khi mở ô Danh mục, bấm Quản lý, sửa danh mục), TK Có là 111 khi chi tiền mặt, 112 khi chuyển khoản.

Khoá sổ theo tháng

Kế toán chốt số liệu tháng nào thì khoá tháng đó để không ai sửa nữa:

1. Ở màn Sổ chi phí, bấm Công cụ, chọn Khoá sổ theo tháng.
2. Bấm Khoá sổ ở dòng tháng cần khoá. Bấm Mở khoá khi cần sửa lại.

Tháng đã khoá thì không thêm khoản chi, không sửa số tiền, danh mục, hoá đơn và không hủy khoản chi của tháng đó, kể cả phiếu chi ở ca quỹ, đơn labo, bảng lương. Trả tiền cho khoản của tháng đã khoá vào một ngày của tháng sau vẫn ghi được. Người nhận, lý do chi và chứng từ vẫn bổ sung được.

Chi tiền mặt và ca quỹ

Ghi khoản chi tiền mặt có ngày chi là hôm nay thì phần mềm ghi luôn một phiếu chi vào ca quỹ đang mở của bạn ở chi nhánh đó, để két khớp với tiền thật. Chưa mở ca thì khoản chi vẫn lưu nhưng không trừ két. Khoản đã trừ két không sửa được số tiền; ghi nhầm thì hủy khoản chi, ca còn mở thì phần mềm ghi phiếu thu hoàn lại. Khoản trả làm nhiều lần thì ghi thành nhiều khoản chi.

Duyệt chi

Phòng khám muốn khoản chi lớn phải được duyệt trước khi chi tiền:

1. Ở màn Sổ chi phí, bấm Công cụ, chọn Duyệt chi.
2. Bật Duyệt khoản chi trước khi chi tiền, nhập mức tiền ở ô Khoản chi từ, bấm Lưu.

Khoản chi nhập tay từ mức đó trở lên ở trạng thái Chờ duyệt và chưa ghi được ngày chi. Người có quyền duyệt chi mở khoản đó, bấm Duyệt chi hoặc Từ chối; khoản bị từ chối chuyển sang Đã hủy. Người có quyền duyệt chi tự ghi khoản chi thì được duyệt luôn.

Chi phí trả trước

Khoản trả một lần cho nhiều tháng (tiền thuê trả trước 6 tháng, sửa chữa lớn) thì nhập số tháng ở ô Phân bổ chi phí trả trước. Trang chi tiết khoản chi hiện số tiền của từng tháng. Báo cáo lãi lỗ ở cơ sở Theo hoá đơn và ngày phát sinh chia đều khoản đó cho từng tháng; cơ sở Theo tiền thực thu, thực chi vẫn tính cả khoản vào ngày chi tiền.

Chi phí marketing

Phòng khám có hộp thư đa kênh thì khoản chi có ô Kênh marketing. Khoản chi cho marketing (in tờ rơi, phí đối tác, làm website, nạp tiền quảng cáo trả tay) thì chọn kênh: Quảng cáo Facebook, Quảng cáo Google, Quảng cáo TikTok hoặc Marketing khác. Màn Hiệu quả kênh cộng khoản đó vào Đã chi marketing theo ngày phát sinh, khoản đang chờ duyệt chưa tính.

Nền tảng nào đã nối tài khoản quảng cáo thì không cần chọn kênh cho tiền nạp quảng cáo của nền tảng đó: số nền tảng báo về đã có, khoản ghi tay của nền tảng đó không được cộng để khỏi tính hai lần.

Tạm ứng cho nhân viên

Đưa tiền trước cho nhân viên đi mua vật tư hay trả hộ phòng khám thì lập tạm ứng, đừng ghi thẳng thành khoản chi: tạm ứng chưa phải chi phí, chỉ khoản nhân viên thật sự tiêu mới là chi phí.

1. Ở nhóm Chi phí, chọn Tạm ứng nhân viên, rồi bấm Lập tạm ứng.
2. Chọn Người nhận tạm ứng, nhập Số tiền, Ngày tạm ứng, Hình thức và Nội dung tạm ứng, bấm Lập tạm ứng. Tiền mặt đưa trong hôm nay trừ vào ca quỹ đang mở của bạn.
3. Nhân viên mua xong thì mở tạm ứng đó, bấm Thêm khoản chi và ghi từng khoản kèm hoá đơn. Khi thêm khoản chi ở Sổ chi phí, chọn tạm ứng ở ô Chi từ tạm ứng. Khoản chi từ tạm ứng không trừ két lần nữa.
4. Bấm Quyết toán. Phần mềm cộng các khoản đã chi: còn thừa thì nhân viên nộp lại, chi vượt thì phòng khám trả thêm, tiền mặt trong hôm nay ghi vào ca quỹ đang mở. Phòng khám dùng Tính lương thì chọn được Trừ vào lương (hoặc Cộng vào lương) và Kỳ lương: phần chênh lệch vào bảng lương tháng đó của nhân viên, không qua két. Bảng lương tháng đó phải còn nháp.

Bấm In ở trang chi tiết tạm ứng rồi chọn Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu số 03-TT) hoặc Giấy thanh toán tạm ứng (Mẫu số 04-TT). Sửa nội dung hai giấy ở Cài đặt, mục Mẫu in, nhóm Thu chi & nhân sự, tab Tạm ứng.

Còn khoản chi chờ duyệt thì chưa quyết toán được. Tạm ứng đã quyết toán thì các khoản chi của nó không sửa được số tiền và không hủy được. Lập nhầm tạm ứng mà chưa ghi khoản chi nào thì bấm Hủy tạm ứng.

Màn hình mở sẵn các tạm ứng Chưa quyết toán. Nút Bộ lọc đổi trạng thái (Đã quyết toán, Đã hủy, Tất cả trạng thái) và lọc thêm theo người nhận, hình thức, ngày tạm ứng. Ô tìm tìm theo mã tạm ứng, nội dung, tên người nhận hoặc số tiền. Bấm tiêu đề cột để sắp xếp, chuyển trang ở cuối bảng.

Khoản chi tháng nào cũng có

Tiền thuê nhà, lương, internet nên đặt thành khoản định kỳ:

1. Ở nhóm Chi phí, chọn Chi phí định kỳ, rồi bấm Thêm khoản định kỳ.
2. Đặt tên, danh mục, Số tiền hàng tháng và Ngày chạy tự động hàng tháng.
3. Tới ngày, phần mềm tự ghi khoản vào sổ ở trạng thái Chưa trả; trả xong thì mở khoản đó điền ngày chi.

Theo dõi

Ba tab chia khoản chi: Đã chi, Chưa trả (danh sách việc phải trả), Đã hủy. Bốn thẻ số trên đầu tách Chi phí cố định và Chi phí biến động trong kỳ. Ghi nhầm thì bấm Hủy khoản chi: khoản không tính vào báo cáo nữa nhưng vẫn lưu lại để tra soát.

Câu hỏi thường gặp