Chia một chi nhánh thành nhiều kho và sơ đồ kho

Một chi nhánh thường cất hàng ở nhiều nơi: kho tổng, tủ thuốc ở quầy, tủ lạnh. Khi bật tính năng Nhiều kho và sơ đồ kho, mỗi nơi có số tồn riêng, và bạn biết ngay món nào còn ở đâu.

Thêm kho cho chi nhánh

1. Ở menu bên trái, bấm Cài đặt, mở mục Chi nhánh và bấm vào chi nhánh cần chia kho.
2. Mở tab Kho.
3. Bấm Thêm kho, nhập Tên kho, rồi bấm Thêm kho lần nữa để lưu.

Khi bạn thêm kho đầu tiên, phần mềm tự tạo thêm một kho mang nhãn Kho gốc. Toàn bộ hàng đang có của chi nhánh nằm ở kho gốc. Kho gốc đổi tên được nhưng không ngừng dùng được.

Kho mới chưa có hàng. Muốn đưa hàng vào, bạn chuyển từ kho gốc sang (xem mục chuyển kho bên dưới), hoặc lập phiếu kiểm kê cho kho mới để ghi số đang có.

Chọn kho trên chứng từ

Khi chi nhánh có từ hai kho, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và phiếu kiểm kê có thêm ô Kho. Ô này mặc định là kho gốc.

• Phiếu xuất chỉ xét số tồn của kho đã chọn. Kho đó không đủ thì phiếu không duyệt được, dù kho khác còn hàng.
• Phiếu kiểm kê chỉ đếm một kho. Các kho khác vẫn nhập xuất bình thường trong lúc bạn đếm.
• Trả hàng nhà cung cấp trừ ở đúng kho của phiếu nhập gốc.

Chuyển hàng giữa các kho

1. Ở menu bên trái, mở Quản lý kho, chọn Chuyển kho nội bộ.
2. Bấm Chuyển kho. Trang lập phiếu mở ra.
3. Chọn Kho đi và Kho đến.
4. Gõ tên, mã hoặc quét mã vạch ở ô tìm mặt hàng, hoặc bấm Chọn từ danh mục bên phải ô tìm để chọn nhiều mặt hàng một lượt. Sau đó nhập số lượng từng dòng.
5. Bấm Chuyển kho, rồi bấm xác nhận.

Chuyển xong, phần mềm mở trang của phiếu vừa lập. Ở danh sách, bấm vào một dòng để xem lại phiếu đó. Danh sách chỉ tải trang đang xem, chuyển trang ở cuối bảng; ô tìm nhận mã phiếu, tên kho, người lập, ghi chú, tên hoặc mã mặt hàng. Trên trang của phiếu, bấm In phiếu để in phiếu chuyển kho. Mẫu in sửa được ở phần cài đặt mẫu in, mục phiếu kho.

Hàng rời kho đi và vào kho đến ngay, đúng số lô đã lấy. Phiếu chuyển kho không sửa và không hủy được. Nếu nhập nhầm, bạn lập một phiếu chuyển ngược lại.

Nút Gợi ý bổ sung liệt kê các mặt hàng mà kho bán hàng đã xuống tới định mức tồn tối thiểu trong khi kho khác còn hàng. Bấm Lập phiếu chuyển để mở phiếu đã điền sẵn mặt hàng và số lượng, bạn xem lại rồi bấm Chuyển kho.

Chọn kho mà phần mềm trừ khi bán

Khi bán hàng, chốt toa hay dùng vật tư trong ca khám, phần mềm tự trừ kho. Mỗi mặt hàng chỉ trừ ở một kho. Bạn chọn kho đó ở mục Kho của chi nhánh, tab Kho xuất khi bán và dùng (tab này hiện khi chi nhánh có từ hai kho):

• Kho xuất mặc định: kho dùng cho mọi mặt hàng chưa khai riêng. Bạn cũng đổi được bằng công tắc Kho xuất mặc định khi sửa một kho ở tab Danh sách kho.
• Nhóm hàng xuất từ kho riêng: chọn kho cho cả một nhóm hàng, ví dụ nhóm thuốc lấy ở tủ thuốc quầy.
• Mặt hàng xuất từ kho riêng: chọn kho riêng cho một mặt hàng.

Phần mềm xét theo thứ tự: mặt hàng, rồi nhóm hàng, rồi kho xuất mặc định. Mỗi lựa chọn lưu ngay khi bạn chọn.

Số tồn hiện ở màn bán hàng là số tồn của kho sẽ trừ, không phải của cả chi nhánh.

Vật tư tiêu hao trong phiếu khám: trừ đúng kho của phòng

Chi nhánh có nhiều kho lẻ, ví dụ Phòng mổ 1 và Phòng mổ 2, thì vật tư dùng ở phòng nào nên trừ kho phòng đó. Bạn chọn kho ngay ở tab Vật tư tiêu hao của từng bước trong phiếu khám:

1. Mở phiếu khám, vào bước cần ghi vật tư, mở tab Vật tư tiêu hao.
2. Ở ô Kho xuất, chọn kho của phòng đã làm. Ô tìm vật tư hiện số tồn của kho đó, dòng nào không đủ hàng thì thẻ tồn chuyển màu đỏ.
3. Thêm vật tư, bấm Lưu vật tư, rồi bấm Đã dùng. Phiếu xuất chờ duyệt mang tên kho đã chọn.

Ô Kho xuất mặc định là kho đã chọn lần trước của bước đó, chưa chọn lần nào thì là kho xuất mặc định của chi nhánh. Phiếu đang chờ duyệt mà đổi kho thì phiếu đổi theo ngay, không phải bấm lại Đã dùng. Vật tư dùng thêm sau khi đã duyệt ra phiếu bổ sung cùng kho.

Kho đã chọn thắng cài đặt kho xuất theo nhóm hàng và theo mặt hàng, nhưng chỉ cho vật tư tiêu hao của phiếu khám. Thuốc theo toa và hàng bán ở quầy vẫn trừ theo kho xuất đã cài.

Kho đã chọn không đủ hàng thì không duyệt xuất được, câu báo ghi rõ kho nào thiếu. Bạn chuyển hàng vào kho đó ở Chuyển kho nội bộ rồi duyệt lại.

Ở màn Hàng hoá, mở Lọc và chọn Tồn theo kho để cột Tồn kho hiện số của một kho.

Sơ đồ kho: món nào để ở đâu

Sơ đồ kho ghi lại vị trí cất từng mặt hàng. Nó không đổi số tồn, chỉ giúp tìm hàng và đi kiểm kê nhanh hơn.

1. Ở menu bên trái, mở Quản lý kho, chọn Sơ đồ kho. Chi nhánh có nhiều kho thì bấm tên kho ở dải tab phía trên.
2. Bấm Thêm khu để tạo một khu, ví dụ Khu A.
3. Trong khu, bấm Thêm vị trí để tạo từng vị trí, ví dụ Kệ 2, tầng 3. Bạn chọn thêm Hình và Màu cho vị trí để dễ phân biệt trên sơ đồ.
4. Bấm vào một vị trí. Ở ô Thêm mặt hàng vào vị trí này, gõ tên, mã hoặc quét mã vạch, hoặc bấm Chọn từ danh mục để chọn nhiều mặt hàng một lượt.

Mỗi mặt hàng có một vị trí trong mỗi kho. Chọn một mặt hàng đang ở vị trí khác thì nó được chuyển về vị trí mới.

Muốn đổi tên khu, bấm cây bút sau tên khu rồi gõ tên mới và nhấn Enter. Muốn đổi tên, hình hoặc màu của một vị trí, bấm vào vị trí đó rồi bấm Sửa.

Muốn biết một mặt hàng để ở đâu, gõ tên hoặc mã mặt hàng vào ô tìm ở đầu trang. Sơ đồ chỉ còn các vị trí có mặt hàng đó, kèm tên mặt hàng khớp. Ô tìm cũng tìm theo tên khu và tên vị trí.

Khi có vị trí chứa mặt hàng đã xuống dưới định mức tồn tối thiểu, đầu trang hiện thẻ đỏ ghi số vị trí đó. Bấm thẻ thì sơ đồ chỉ còn các vị trí cần bổ sung hàng, bấm lần nữa để xem lại đủ.

Trên sơ đồ, mỗi vị trí ghi số mặt hàng đang đặt ở đó và số mặt hàng dưới định mức. Phiếu kiểm kê xếp các dòng theo vị trí để bạn đi đếm một vòng. Phiếu xuất kho ghi vị trí dưới tên mặt hàng.

Câu hỏi thường gặp