Phiếu xuất kho nội bộ và tiêu hao

Menu Phiếu xuất kho dùng để xuất hàng ra khỏi kho cho các mục đích ngoài bán hàng trực tiếp tại quầy hoặc kê đơn điều trị.

Khi nào cần lập phiếu xuất kho thủ công

Hệ thống đã tự động trừ tồn kho khi phát sinh các giao dịch thông thường:

• Bán hàng và thu tiền tại quầy (POS).
• Phát thuốc theo toa trong ca khám.

Vật tư tiêu hao của dịch vụ trong phiếu khám thì đi qua phiếu xuất kho do phần mềm tự lập, xem mục Phiếu xuất từ phiếu khám bên dưới.

Bạn chỉ cần lập phiếu xuất kho thủ công trong các trường hợp sau:

• Tiêu hao lâm sàng / nội bộ: xuất bông băng, cồn, găng tay, văn phòng phẩm hoặc vật tư dùng chung cho phòng khám.
• Hủy / Hỏng / Hết hạn: hàng hoá bị vỡ, hỏng bao bì hoặc quá hạn sử dụng cần loại bỏ khỏi kệ tồn.
• Xuất bán lẻ: các đợt xuất bán sỉ hoặc bán theo đơn đặt trước không qua màn hình POS thông thường.
• Xuất khác: các trường hợp điều chuyển nội bộ đặc thù hoặc bàn giao mẫu vật.

Các bước lập phiếu xuất kho

1. Vào menu Quản lý kho, chọn Phiếu xuất kho (đường dẫn /inventory/issues).
2. Bấm nút Tạo phiếu xuất.
3. Chọn Mục đích xuất: chọn đúng mục đích để báo cáo kho phân loại chính xác nguyên nhân xuất và tính toán chi phí hao hụt hợp lý.
4. Thêm các mặt hàng cần xuất: gõ tên hoặc quét mã vạch mặt hàng, chọn số lô cần xuất và nhập số lượng.
5. Ghi chú lý do xuất hàng nếu cần để tiện tra cứu về sau.
6. Bấm Tạo phiếu xuất để lưu ở trạng thái Nháp, hoặc bấm Duyệt xuất kho để trừ tồn kho ngay lập tức.

Quản lý danh sách phiếu xuất

Danh sách phiếu xuất kho hiển thị các thông tin quan trọng:

• Mã phiếu: bắt đầu bằng tiền tố PXK- kèm số thứ tự (ví dụ PXK-CN1-000012). Bấm mã phiếu hoặc bấm vào dòng để mở xem đầy đủ danh sách mặt hàng đã xuất.
• Mục đích xuất: gắn nhãn rõ ràng theo từng loại (Tiêu hao lâm sàng / nội bộ, Xuất bán lẻ, Hủy / Hỏng / Hết hạn).
• Ngày xuất: ngày giờ thực hiện xuất kho.
• Trạng thái: phiếu ở trạng thái Nháp có nút Sửa để chỉnh sửa mặt hàng; phiếu đã duyệt mang trạng thái Đã xuất kho và khóa chỉnh sửa để bảo đảm tính toàn vẹn số liệu.
• Người tạo: nhân viên lập phiếu xuất.

Danh sách chỉ tải trang đang xem nên mở nhanh dù có nhiều phiếu: chuyển trang và chọn số dòng mỗi trang ở cuối bảng. Các ô thống kê vẫn tính trên toàn bộ phiếu khớp bộ lọc; chưa chọn trạng thái thì phiếu đã hủy không hiện. Ô tìm nhận mã phiếu, mã phiếu khám, ghi chú, tên hoặc mã mặt hàng.

Sao chép phiếu xuất

Bấm nút ba chấm trên dòng phiếu, chọn Sao chép (trên trang chi tiết phiếu cũng có nút Sao chép). Phiếu mới mở ra với mục đích xuất, danh sách hàng, số lượng và đơn giá đã điền sẵn. Sửa lại rồi lưu, phiếu mới ở trạng thái nháp. Ngày xuất và ghi chú không chép theo.

Phiếu lập từ phiếu khám và phiếu hoàn kho không có mục này, vì chúng gắn với đúng ca khám đó.

Phiếu xuất từ phiếu khám

Khi bác sĩ hoặc phụ tá bấm Đã dùng ở tab Vật tư tiêu hao của một bước trong phiếu khám, phần mềm lập một phiếu xuất ở trạng thái Nháp với mục đích Tiêu hao lâm sàng / nội bộ. Mỗi bước tiến trình có phiếu xuất riêng. Cột Phiếu khám ghi mã phiếu khám, bấm vào là mở phiếu khám đó. Chi nhánh có nhiều kho thì phiếu xuất từ kho chọn ở ô Kho xuất của bước đó, cột Kho ghi tên kho này.

• Gõ mã phiếu khám vào ô tìm để lọc ra mọi phiếu xuất của phiếu khám đó. Tệp Excel xuất ra có cột Mã phiếu khám.
• Lọc trạng thái Bản nháp để thấy các phiếu đang chờ duyệt. Bấm nút ba chấm ở cuối dòng rồi chọn Duyệt xuất kho, kho trừ ngay lúc đó.
• Phiếu loại này không sửa tay được. Số lượng luôn theo số thực dùng ở phiếu khám: muốn đổi thì sửa ở phiếu khám, phiếu chờ duyệt đổi theo.
• Phiếu đã duyệt không sửa được: ở phiếu khám, phần đã duyệt hiện thành bảng chỉ xem, chỉ phần dùng thêm mới sửa được và ra phiếu xuất bổ sung. Phiếu Hoàn vật tư phiếu khám lập trước thay đổi này vẫn duyệt được bằng mục Duyệt hoàn kho.
• Hủy một phiếu chờ duyệt thì bước đó ở phiếu khám quay về chờ bấm Đã dùng.

In phiếu xuất kho

Phiếu đã duyệt (trạng thái Đã xuất kho) in được bằng nút In phiếu trên trang chi tiết, hoặc nút ba chấm ở cuối dòng trong danh sách rồi chọn In phiếu. Phiếu nháp và phiếu đã hủy không in.

Tờ phiếu gồm kho xuất, lý do xuất, bảng hàng xuất và chỗ ký của người lập phiếu, người nhận hàng, thủ kho, kế toán trưởng. Cột đơn giá và thành tiền chỉ in khi phiếu có ghi giá. Tờ in hiện ngay trên màn đang đứng, bấm In phiếu xuất kho để in hoặc lưu PDF, bấm nút quay lại ở góc trên để trở về đúng màn vừa bấm. Nội dung tờ in sửa ở Cài đặt, mục Mẫu in, nhóm Kho, tab Phiếu kho.

Câu hỏi thường gặp