Hồ sơ chủ nuôi và thú cưng

Trong mô hình phòng khám thú y, hệ thống quản lý phân định rõ ràng giữa hai chủ thể cốt lõi:

• Khách hàng: Đại diện pháp lý, chịu trách nhiệm tài chính, nhận hóa đơn, tin nhắn nhắc hẹn và thực hiện các giao dịch thanh toán.
• Thú cưng (Thú nuôi): Đối tượng thụ hưởng lâm sàng, gắn liền với bệnh án điện tử, kết quả chẩn đoán, cân nặng, sinh hiệu và sổ tiêm chủng.

Hai phân hệ này được bố trí riêng biệt trên menu chính: Khách hàng (quản lý chủ nuôi) và Thú cưng (quản lý thú nuôi).

---

PHẦN 1: QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG

1. Danh sách chủ nuôi

Vào menu bên trái, bấm Khách hàng, chọn Khách hàng. Màn hình hiển thị danh sách toàn bộ chủ nuôi đã từng đến cơ sở:

• Tìm kiếm thông minh: Ô tìm kiếm hỗ trợ gõ tên chủ nuôi, số điện thoại hoặc mã khách hàng (ví dụ: KH-000137). Hệ thống hỗ trợ tìm kiếm không dấu và cho ra kết quả ngay tức thì.
• Bộ lọc phân loại: Lọc nhanh theo nhóm khách hàng: Khách mới, Khách quay lại, Khách VIP, hoặc Khách còn nợ để tiện theo dõi thu hồi công nợ.
• Thao tác nhanh:
  • Bấm nút Thêm khách hàng để tạo nhanh hồ sơ chủ nuôi mới (chỉ cần nhập Họ tên và Số điện thoại). Ô số điện thoại có mã vùng kèm lá cờ, mặc định là Việt Nam; khách dùng số nước ngoài thì bấm vào lá cờ để chọn nước. Số Việt Nam chỉ gõ được đúng đầu số nhà mạng và đủ số chữ số, bỏ số 0 đầu vẫn được. Khách có nhiều số thì bấm Thêm số điện thoại: tìm bằng số nào cũng ra hồ sơ, còn tin nhắc lịch chỉ gửi tới số đầu tiên. Khách chỉ nhớ năm sinh thì bấm Chỉ nhập năm cạnh nhãn Ngày sinh rồi gõ năm (gõ 88 là 1988); hồ sơ lưu ngày 1 tháng 1 của năm đó.
  • Mã chủ nuôi: Bấm nút Tạo mã ở khối ảnh đại diện để hiện ô nhập mã của riêng phòng khám (chữ không dấu, số, dấu gạch nối, dấu chấm, gạch dưới, tối đa 24 ký tự); không bấm thì phần mềm tự cấp mã. Mã đang gõ được kiểm trùng ngay, mã đã có hồ sơ khác dùng thì ô báo và không lưu được. Mã không đổi được sau khi tạo.
  • Ảnh đại diện của chủ nuôi và thú cưng: bấm vào ô ảnh để chọn nguồn ảnh: Camera (máy tính có camera, hoặc camera của điện thoại), Chụp ảnh (chỉ trên máy tính, hiện mã QR để chụp bằng điện thoại, chụp xong bấm Gửi ảnh là ảnh hiện ngay trong ô) hoặc Tải ảnh (chọn tệp có sẵn).
  • Ngay tại cột Danh sách thú cưng, bấm nút Thêm thú cưng để khai báo nhanh một con vật mới thuộc sở hữu của chủ nuôi đó.
  • Nút Công cụ hỗ trợ: Xuất Excel, Nhập Excel danh sách khách hàng và Nhập lịch sử bán hàng từ phần mềm cũ sang.
• Thẻ phân loại: Cột Thẻ hiện các thẻ phân loại của khách (Khách VIP, Khách tiềm năng...). Bấm dấu cộng cuối ô để gắn thêm thẻ, bấm dấu x trên thẻ để gỡ. Trong nút Lọc có ô Thẻ phân loại để chỉ xem khách mang thẻ đã chọn.

2. Trang chi tiết chủ nuôi

Bấm vào tên hoặc mã của khách hàng trong danh sách để mở Trang chi tiết chủ nuôi:

Trang chi tiết chủ nuôi được thiết kế theo chuẩn giao diện rộng rãi, chia thành các khối làm việc rõ ràng:

1. Thẻ định danh chủ nuôi:
   • Hiển thị Họ tên, Mã khách hàng, Số điện thoại, Địa chỉ, Nguồn khách và ảnh đại diện.
   • Thẻ phân loại nằm ngay dưới tên khách: bấm nút dấu cộng ở cuối dãy thẻ (rê chuột hiện Thêm thẻ) để gắn, bấm dấu x trên thẻ để gỡ. Thẻ gắn ở hồ sơ cũng hiện ở hội thoại chat của khách và ngược lại. Danh mục thẻ sửa ở Cài đặt, mục Khách tiềm năng, tab Thẻ phân loại.
   • Nút Sửa thông tin: chỉnh sửa thông tin hành chính của chủ nuôi.
   • Nút Gộp hồ sơ trùng: khi một khách hàng bị tạo trùng 2 mã hồ sơ, bấm để gộp lịch sử giao dịch và thú cưng vào một hồ sơ duy nhất.
2. Dải tài chính 3 khối (Thống kê ví & Công nợ):
   • Số dư trả trước: Hiển thị số tiền khách đã nạp sẵn vào ví. Bấm nút Nạp tiền để nạp thêm tiền vào tài khoản khách qua tiền mặt hoặc chuyển khoản VietQR.
   • Dư nợ: Hiển thị tổng số tiền khách còn nợ phòng khám.
   • Tổng chi tiêu: Lũy kế doanh số khách đã đóng góp cho phòng khám để xét hạng thẻ thành viên.
3. Hệ thống các Tab chức năng:
   • Tab Thông tin: Chi tiết hành chính, ghi chú chăm sóc khách hàng và lịch sử cập nhật.
   • Tab Thú cưng: Danh sách toàn bộ các bé cưng của chủ nuôi (chó, mèo, thỏ...). Bấm vào tên từng bé để mở thẳng hồ sơ bệnh án của con vật đó.
   • Tab Tài chính: chia bốn tab con ngay dưới dải tab. Hoá đơn (mở sẵn) là toàn bộ hóa đơn đã mua hàng và dịch vụ khám; bấm nút ba chấm trên từng dòng để Sao chép đơn hoặc Ghim lên đầu đối với đơn cần lưu ý. Công nợ là số tiền khách còn nợ, lọc theo mốc tuổi nợ, kèm các hóa đơn còn nợ và lịch thanh toán theo đợt. Số dư trả trước có nút Nạp tiền, Điều chỉnh và lịch sử nạp/trừ. Phân tích chi tiêu là biểu đồ chi tiêu theo tháng cùng hạng khách hàng, chi tiêu trung bình, lượt đến và lần đến gần nhất.
4. Nút tác vụ nhanh ở góc phải thanh tiêu đề:
   • Tạo phiếu khám: mở phiếu khám cho khách, hộp mở phiếu hỏi thú cưng nào đến khám.
   • Đặt lịch hẹn: đặt hẹn ngay tại hồ sơ, không phải chuyển sang tab Lịch hẹn.
   • Tạo đơn: mở màn Bán hàng với khách đã chọn sẵn. Khách đang có đơn bán hàng chưa xong thì mở lại đúng đơn đó.
   • Thu nợ: chỉ hiện khi khách còn nợ. Một đơn nợ thì mở thẳng hộp thu tiền, nhiều đơn thì chọn đơn cần thu.
   • Nút nào tài khoản của bạn không có quyền dùng thì không hiện. Trên màn hình nhỏ các nút chỉ còn biểu tượng.

---

PHẦN 2: QUẢN LÝ THÚ NUÔI (THÚ CƯNG)

1. Danh sách thú cưng

Vào menu bên trái, bấm Khách hàng, chọn mục Thú cưng. Màn hình hiển thị danh sách tập trung toàn bộ các con vật đang được theo dõi và điều trị tại phòng khám:

• Bộ lọc chuyên biệt thú y:
  • Lọc theo Loài con vật (Chó, Mèo, Thỏ, Chim, Bò sát, Khác).
  • Lọc theo Giống loài (Poodle, Corgi, Golden, Mèo Anh lông ngắn, Mèo Ba Tư...).
  • Lọc theo Giới tính (Đực, Cái) và Tình trạng triệt sản (Đã triệt sản / Chưa triệt sản).
  • Lọc theo Nhóm tuổi (Thú non, Trưởng thành, Thú già).
• Liên kết hai chiều: Trên mỗi dòng con vật hiển thị rõ tên và số điện thoại của Chủ nuôi. Bấm vào tên chủ nuôi để mở ngay hồ sơ khách hàng tương ứng.

2. Trang chi tiết hồ sơ thú nuôi

Bấm vào tên hoặc mã thú cưng (ví dụ: TC-000169) để mở Trang chi tiết thú nuôi. Đây là bệnh án điện tử trọn đời của con vật với 5 tab chuyên môn sâu:

1. Thẻ nhận diện con vật:
   • Ảnh đại diện, Tên con vật, Mã thú cưng, Loài, Giống, Ngày sinh, Tuổi tính tự động và Mã số vi mạch nhận dạng (Microchip).
   • Tên chủ nuôi và số điện thoại có nút gọi điện nhanh và nút sao chép.
2. Tab 1 - Thông tin hành chính con vật:
   • Lưu trữ các đặc điểm nhận dạng: Màu lông, ngày triệt sản, tính trạng dị ứng, cảnh báo tính cách (nhát người, hay cắn, sợ tiếng ồn) và các ghi chú an toàn.
3. Tab 2 - Lịch sử khám bệnh & Điều trị:
   • Liệt kê toàn bộ các ca khám bệnh theo dòng thời gian.
   • Xem nhanh triệu chứng đến khám, chẩn đoán, bác sĩ phụ trách, đơn thuốc đã kê và kết quả xét nghiệm cận lâm sàng của từng ca.
4. Tab 3 - Sinh hiệu & Biểu đồ cân nặng:
   • Lưu trữ lịch sử đo thể trọng qua từng lần đến phòng khám.
   • Hiển thị biểu đồ đường diễn tiến cân nặng trực quan giúp bác sĩ phát hiện sớm dấu hiệu suy dinh dưỡng, sụt cân bất thường hoặc béo phì.
   • Theo dõi thân nhiệt, nhịp thở và nhịp tim.
5. Tab 4 - Sổ tiêm chủng điện tử:
   • Theo dõi đầy đủ các mũi vaccine đã tiêm: tên vaccine, số lô sản xuất, ngày tiêm, bác sĩ thực hiện và ngày hẹn tiêm nhắc lại.
   • Tự động đồng bộ với hệ thống gửi tin nhắn Zalo/SMS nhắc lịch tiêm chủng cho chủ nuôi khi sắp đến hạn.
   • Dải lọc Tất cả, Chờ tiêm, Đã tiêm tách mũi đã mua nhưng chưa tiêm khỏi mũi đã tiêm xong.
   • Bấm In sổ tiêm để xem bản in ngay trong trang (chỉ in mũi đã tiêm), bấm nút quay lại là về đúng tab này. Nội dung tờ in sửa được ở Cài đặt, mục Mẫu in, nhóm Lâm sàng, tab Sổ tiêm chủng; lỡ sửa hỏng thì bấm Khôi phục mặc định.
6. Tab 5 - Gói dịch vụ & Liệu trình:
   • Quản lý các gói chăm sóc định kỳ, gói tiêm phòng trọn gói, gói spa tắm cắt tỉa hoặc các đợt điều trị dài ngày.
7. Nút tác vụ nhanh ở góc phải thanh tiêu đề:
   • Cùng bốn nút như hồ sơ chủ nuôi (Tạo phiếu khám, Đặt lịch hẹn, Tạo đơn, Thu nợ), nhưng mọi hộp thoại và đơn bán hàng chọn sẵn đúng con vật đang xem.

---

Câu hỏi thường gặp