Đặt lịch hẹn cho khách
Khách gọi điện hoặc nhắn tin muốn tới khám thì ghi lại thành lịch hẹn. Tới ngày, lễ tân nhìn lịch là biết hôm nay đón những khách nào.
Tạo lịch hẹn mới
- Ở menu bên trái, bấm mục Lịch hẹn.
- Bấm nút Đặt hẹn, hoặc bấm thẳng vào ô giờ trống trên lịch.
- Chọn khách hàng. Gõ tên hoặc số điện thoại để tìm; khách mới thì tạo hồ sơ ngay tại chỗ.
- Chọn Loại hẹn: Hẹn thường hoặc Chăm sóc sau khám. Đặt từ một mốc chăm sóc sau khám thì loại đã chọn sẵn. Để Hẹn thường mà khách còn mốc chăm sóc sau khám trong vòng 14 ngày quanh ngày hẹn thì phần mềm tự gắn lịch vào mốc đó và đổi sang Chăm sóc sau khám.
- Chọn ngày, chọn bác sĩ, rồi bấm một ô giờ trống. Giờ trống lấy theo ca làm việc của bác sĩ ở màn Lịch làm việc; chưa xếp ca thì theo giờ mở cửa, trừ giờ nghỉ trưa. Bác sĩ nghỉ, không có ca hoặc chỉ có ca ở chi nhánh khác ngày đó thì cạnh tên có chữ Nghỉ, Không có ca hoặc Chi nhánh khác, ô giờ trong lúc nghỉ hiện mờ. Ô giờ bác sĩ đã có lịch hẹn tô màu cam và vẫn bấm được, vì phòng khám mặc định cho đặt trùng giờ (xem cuối bài). Bấm ô giờ thì lịch kéo dài theo Thời lượng ca hẹn mặc định; khách cần lâu hơn hoặc ngắn hơn thì sửa giờ kết thúc ở ô giờ đã chọn ngay dưới lưới giờ. Chọn ô giờ khác sau đó thì lịch giữ thời lượng vừa sửa. Bác sĩ và giờ hẹn đều có thể để trống, trừ khi phòng khám bật Bắt buộc chọn bác sĩ (xem cuối bài). Chưa chọn bác sĩ thì giờ hẹn điền sẵn giờ làm việc của ngày đó (theo Giờ làm việc ở phần cấu hình chung), tức là Hẹn cả ngày, dành cho khách hẹn ngày nhưng chưa chốt giờ. Muốn hẹn giờ cụ thể thì sửa lại giờ bắt đầu và giờ kết thúc.
- Ghi ngắn gọn lý do hẹn, ví dụ "tiêm mũi 2" hay "chăm sóc sau mổ", rồi bấm lưu.
Thêm thông tin cho lịch hẹn
Trong hộp Đặt lịch hẹn, bấm Thêm thông tin để mở thêm các ô không bắt buộc:
- Ghế hoặc Phòng (tên ô tuỳ chuyên khoa): chỉ hiện khi chi nhánh đã khai ghế. Ghế đang có lịch khác trùng giờ ghi tên khách đang giữ; mặc định vẫn chọn được, phòng khám tắt cho phép trùng giờ (xem cuối bài) thì không chọn được. Hẹn cả ngày thì chưa giữ ghế.
- Thiết bị giữ cho ca này: chọn trong danh mục Thiết bị y tế của chi nhánh. Phòng khám bật Không cho giữ một thiết bị cho hai lịch hẹn trùng giờ (mặc định bật, ở Cài đặt, mục Giờ mở cửa) thì thiết bị đang giữ cho lịch khác không chọn được.
- Một ô cho mỗi nhóm quyền bật Tính hoa hồng (ví dụ Phụ tá, Kinh doanh), trừ nhóm Bác sĩ: chọn người hưởng hoa hồng của lượt hẹn, danh sách chỉ có nhân sự của nhóm đó. Khi mở phiếu khám từ lịch hẹn, người đã chọn được điền sẵn vào phần người hưởng hoa hồng (xem bài Người dùng và phân quyền). Gói không có tính năng hoa hồng thì không có các ô này.
- Dịch vụ dự kiến: chọn một hoặc nhiều dịch vụ. Khi mở phiếu khám từ lịch hẹn này, các dịch vụ đó tự vào đơn hàng chưa thu của phiếu, lễ tân không phải thêm lại.
Lịch hẹn đã đặt thì mở hộp chi tiết, bấm Thêm thông tin hoặc Sửa thông tin bổ sung để sửa.
Ở màn Lịch hẹn, nút Lọc lọc theo trạng thái, nguồn đặt và các thông tin trên. Chọn nhiều mục trong một ô là lấy lịch khớp một trong các mục đó.
Đặt nhiều lịch hẹn một lượt
Khách cần quay lại nhiều lần theo một nhịp đều (thay băng, chỉnh niềng, liệu trình da) thì trong hộp Đặt lịch hẹn, bật công tắc Đặt lặp lại, nhập Cách nhau bao nhiêu ngày và Số lịch hẹn (từ 2 đến 12). Ngay dưới hai ô là danh sách ngày của các lịch sẽ tạo. Bấm Đặt hẹn là phần mềm tạo đủ các lịch đó, cùng giờ, cùng bác sĩ và cùng thông tin với lịch đầu.
- Ngày phòng khám nghỉ (thứ đóng cửa hoặc ngày lễ) thì lịch đó lùi sang ngày mở cửa kế tiếp.
- Một lịch trong loạt vướng giờ của bác sĩ hoặc ngoài ca làm việc thì không lịch nào được tạo, câu báo ghi ngày của lịch bị vướng để đổi giờ hoặc đổi nhịp rồi đặt lại.
- Kế hoạch điều trị và các bước điều trị không tự tạo lịch hẹn. Lễ tân đặt lịch theo cách này khi khách chốt lịch quay lại.
Tin nhắc hẹn gửi cho khách
Ở mục Nhắc hẹn của hộp Đặt hẹn, chọn Nhắc cả khách thì bên dưới hiện các mốc nhắc sẽ gửi cho khách, mỗi mốc kèm nội dung tin đã điền sẵn tên khách, giờ hẹn, chi nhánh và bác sĩ. Các mốc lấy từ Cài đặt, mục Kênh chat, nhóm Nhắc nhở, mục Lịch hẹn.
- Nút Mẫu tin nhắn chọn một mẫu đã lưu cho mốc đó.
- Bấm biểu tượng bút chì để sửa thời điểm gửi (nhắc trước bao nhiêu giờ, bao nhiêu ngày, hoặc đúng một giờ cố định) và nội dung tin, rồi bấm Lưu. Bấm Huỷ để bỏ phần vừa sửa, Mẫu gốc để trả về như cấu hình.
- Công tắc cạnh tên mốc bật hoặc tắt mốc đó cho riêng lịch hẹn này.
- Nút Thêm mốc nhắc thêm một mốc riêng, tối đa trước 30 ngày. Mốc thêm riêng xoá được bằng nút Xoá mốc trong ô sửa.
- Mọi thay đổi chỉ áp cho lịch hẹn này, không đổi cấu hình chung của phòng khám.
- Hẹn cả ngày cũng nhận đủ các mốc nhắc: mốc tính theo giờ mở cửa của ngày hẹn.
- Sau khi đặt, vẫn sửa được ở hộp chi tiết lịch hẹn hoặc ở thẻ lịch hẹn trong hộp chat. Mốc đã gửi hiện Đã gửi, mốc không gửi được hiện Không gửi được, và cả hai không sửa được nữa.
Lịch hẹn tự tạo và lọc theo loại hẹn
Mỗi mốc chăm sóc sau khám tự có một lịch hẹn cả ngày vào đúng ngày đến hạn, không cần lễ tân tạo tay. Mốc đã quá hạn không quá 60 ngày thì lịch đặt vào hôm nay. Ngày đó phòng khám nghỉ (thứ đóng cửa theo Giờ làm việc, hoặc ngày lễ) thì lịch đặt sang ngày mở cửa kế tiếp. Lịch này chưa gán giờ nên không chiếm giờ của bác sĩ. Khách gọi chốt giờ thì mở lịch đó và sửa giờ, không tạo lịch mới.
- Ô Tất cả loại hẹn trên thanh lọc chọn được từng loại hẹn, ví dụ Lịch hẹn thường hay Chăm sóc sau khám.
- Tin nhắc của lịch tự tạo gửi theo mẫu Nhắc chăm sóc sau khám, không gửi thêm tin của Nhắc lịch hẹn.
- Khách không đến lịch tự tạo thì lịch tự huỷ và mốc quay về danh sách cần gọi, không tính là khách không đến.
- Khách tự đặt ở trang đặt lịch online thì lịch vào thẳng trạng thái Đã đặt lịch. Lượt đặt trùng giờ với lịch khác của bác sĩ vẫn ở trạng thái Chờ xác nhận để lễ tân xếp lại. Khi bật công tắc này, màn Lịch hẹn không còn cột và tab Chờ xác nhận riêng: các lượt đó xem ở tab Tất cả, dạng lịch hoặc dạng bảng.
Muốn tắt Tự xác nhận lịch đặt online, vào Cài đặt, mục Thời gian làm việc, tab Trạng thái lịch hẹn. Công tắc Tự tạo lịch hẹn chăm sóc sau khám nằm ở mục Kênh chat, nhóm Nhắc nhở, mục Lịch hẹn, phần Nhắc chăm sóc sau khám.
Phòng khám không nhận đặt lịch online thì tắt công tắc Đặt lịch online ở cùng mục Lịch hẹn rồi bấm Lưu thay đổi. Khi tắt, trang đặt lịch báo khách gọi điện cho phòng khám, mục Đặt hẹn Online trong menu Công cụ ở màn Lịch hẹn biến mất.
Lấy link trang đặt lịch: ở màn Lịch hẹn, mở menu Công cụ. Phòng khám một chi nhánh thì bấm Đặt hẹn Online để mở trang, hoặc bấm nút sao chép cạnh đó để lấy link. Phòng khám nhiều chi nhánh thì rê vào Đặt hẹn Online để chọn link chung (Tất cả chi nhánh) hoặc link của từng chi nhánh.
Thẻ nhắc hẹn trên Zalo
Bật công tắc Tạo thẻ nhắc hẹn trên Zalo (mục Kênh chat, nhóm Nhắc nhở, mục Lịch hẹn, phần Nhắc lịch hẹn, dưới ô Kênh gửi tin nhắn) thì lịch hẹn mới của khách có Zalo cá nhân sẽ có một thẻ nhắc hẹn trong cuộc trò chuyện Zalo với phòng khám. Thẻ ghi "Lịch hẹn tại" kèm tên phòng khám và đúng giờ hẹn, Zalo tự báo khách lúc tới giờ.
- Chỉ áp cho lịch hẹn có giờ cụ thể, đang ở trạng thái Đã đặt lịch, và có chọn nhắc khách.
- Dời lịch thì thẻ cũ bị xoá và khách nhận một thẻ mới ghi giờ mới. Huỷ lịch hoặc khách không đến thì thẻ bị xoá. Khách đã đến khám thì thẻ để nguyên.
- Mỗi lần tạo hoặc xoá thẻ, cuộc trò chuyện Zalo của khách có thêm một dòng thông báo của Zalo. Dòng này không hiện trong hộp thư của phần mềm.
- Lịch tạo trước lúc bật công tắc không có thẻ.
- Thẻ đến khách sau vài phút, không ngay lúc lưu lịch hẹn.
- Thẻ báo đúng giờ hẹn nên không thay được tin nhắc trước. Tin nhắc trước 1 ngày, trước 2 tiếng vẫn gửi theo các mốc nhắc lịch hẹn như cũ.
Khi khách đến cơ sở và chi tiết lịch hẹn
- Ở màn Lịch hẹn, bấm vào ô lịch hẹn của khách để mở Hộp thoại chi tiết lịch hẹn.
- Kiểm tra thông tin: tên khách hàng, số điện thoại, ngày giờ, bác sĩ phụ trách, dịch vụ dự kiến và phòng khám/ghế ngồi.
- Thực hiện các thao tác tiếp đón trực tiếp:
- Bấm một trong các nút trạng thái ở chân hộp để đổi nhanh, hoặc bấm nhãn trạng thái cạnh tên khách để chọn trạng thái khác. Chọn Đã đến thì khách vào cột Hàng đợi khám ngay. Chọn trạng thái hủy thì phần mềm hỏi xác nhận, không bắt nhập lý do.
- Phiếu khám mở ở màn Phiếu khám (từ cột Hàng đợi), không tạo từ hộp này. Lịch đã có phiếu thì hộp hiện khối Phiếu khám điều trị kèm nút Mở phiếu khám.
- Ở màn hình Phiếu khám, bấm nút Hàng đợi trên thanh tiêu đề để xem danh sách khách đang chờ theo thứ tự đến trước khám trước. Lễ tân tạo phiếu khám thì khách nằm ở Đang chờ, bác sĩ bấm Bắt đầu khám hoặc Số tiếp theo thì khách sang Đang khám và phiếu khám của khách mở ra, khách có lịch hẹn chưa có phiếu thì hộp tạo phiếu khám hiện trước. Khách có lịch hẹn mà không tới thì bấm nút Vắng mặt trên thẻ của khách: lịch hẹn ghi Không đến, khách rời hàng đợi và người kế tiếp lên đầu. Bác sĩ tự tạo phiếu cho chính mình thì khách vào Đang khám ngay. Bấm nút hình tivi ở đầu cột rồi chọn Tất cả bác sĩ hoặc một bác sĩ để mở Màn hình phòng chờ ở thẻ mới, chiếu số thứ tự lên tivi phòng đón tiếp. Tivi chạy trên máy khác thì bấm nút sao chép cạnh dòng đó để lấy link rồi mở link trên máy tivi.
Khách tự check-in bằng mã QR
Phòng khám in một mã QR đặt ở quầy, khách đến tự quét bằng camera điện thoại, không cần cài ứng dụng hay đăng nhập.
- Ở màn Lịch hẹn, bấm nút Check-in rồi chọn Khách tự check-in. Mục Quét mã của khách là cách cũ: nhân viên dùng camera quét mã của khách.
- Phòng khám nhiều cơ sở thì chọn Chi nhánh. Mỗi chi nhánh có một mã riêng.
- Bật công tắc Cho khách tự check-in bằng mã QR. Mã QR hiện ra, bấm In mã để in tờ đặt ở quầy.
Khách quét mã sẽ thấy hai lựa chọn:
- Tôi đã có hồ sơ: khách nhập số điện thoại. Phần mềm hiện tên đã che bớt và lịch hẹn hôm nay để khách bấm Xác nhận đã đến. Số điện thoại chưa có hồ sơ thì khách được mời điền thông tin.
- Tôi đến lần đầu: khách tự điền thông tin giống hộp tạo khách hàng của phòng khám, rồi bấm Hoàn tất check-in.
Khách có lịch hẹn hôm nay thì lịch đó chuyển sang Đã đến. Khách không có lịch hẹn được xếp vào cột Hàng đợi dưới dạng một lượt chưa gán bác sĩ để lễ tân sắp xếp.
Nghi mã bị lộ ra ngoài thì bấm Tạo lại mã rồi in tờ mới, tờ cũ hết dùng ngay. Tắt công tắc thì mã ngừng nhận check-in, bật lại vẫn dùng tờ đã in.
Quản lý và chăm sóc lịch chăm sóc sau khám
Tại menu Lịch hẹn, chọn tab Chăm sóc sau khám (hoặc truy cập trực tiếp mục Chăm sóc sau khám trên menu) để theo dõi danh sách khách hàng cần gọi mời quay lại sau điều trị hoặc chăm sóc sau khám định kỳ.
- Danh sách chăm sóc sau khám hiển thị theo dạng bảng danh sách hoặc cột trạng thái, chia theo: Chờ gọi, Đã liên hệ, Đã đặt hẹn, Đã đến làm, Bỏ qua. Khi chưa lọc theo trạng thái, danh sách không hiện lịch đã bỏ qua. Muốn xem thì chọn Bỏ qua ở bộ lọc trạng thái.
- Bấm vào một dòng trong danh sách để mở Ngăn kéo chi tiết chăm sóc sau khám bên phải màn hình:
- Trong ngăn kéo chi tiết chăm sóc sau khám:
- Xem thông tin khách hàng, trạng thái, ngày dự kiến, số điện thoại, hồ sơ khám, bác sĩ và lý do chăm sóc sau khám. Mục nào chưa có dữ liệu thì không hiện.
- Nhập kết quả trao đổi vào ô Ghi chú cuộc gọi rồi bấm Lưu ghi chú để đồng nghiệp cùng ca nắm bắt được tình hình.
- Bấm biểu tượng cây bút ở góc trên thẻ thông tin để đổi ngày dự kiến, bác sĩ phụ trách hoặc lý do chăm sóc sau khám, rồi bấm Lưu ngay trong thẻ. Khi bấm Đặt hẹn, bác sĩ phụ trách được điền sẵn vào lịch hẹn. Chỉ sửa được lịch đang Chờ gọi hoặc Đã gọi; lịch đã đặt hẹn thì sửa ở lịch hẹn.
- Theo dõi toàn bộ dòng thời gian các cuộc gọi, ghi chú và lần sửa trước đó.
- Các thao tác trên từng lịch: muốn sửa lý do, bác sĩ hay ngày thì bấm vào lịch để mở ngăn chi tiết rồi bấm biểu tượng cây bút.
- Dạng bảng: bấm vào nhãn ở cột Trạng thái để chuyển ngay sang Đã gọi hoặc Bỏ qua. Dạng thẻ: kéo thẻ sang cột tương ứng.
- Khi đang bật tự tạo lịch hẹn: không có cột Đã đặt hẹn, không có nút Đã gọi, Bỏ qua hay Đặt hẹn. Ngày trên thẻ và cột Ngày hẹn là ngày giờ của lịch hẹn. Mỗi mốc chỉ có một thao tác Sửa lịch hẹn: mốc còn lịch thì sửa ngay lịch đó, mốc mất lịch (khách không đến nên lịch tự huỷ) thì đổi ngày hẹn ở ngăn chi tiết và lịch mới tự tạo theo ngày đó. Mốc lễ tân tự đặt hẹn nằm ở cột Đã gọi.
- Khi tắt tự tạo lịch hẹn: thẻ có nút Đã gọi và Đặt hẹn, dạng bảng có Đặt hẹn trong nút ba chấm.
- Mốc Đã đặt hẹn cũng bỏ qua được. Khi đó lịch hẹn đang chờ khách bị hủy cùng lúc, cần quyền hủy lịch hẹn. Khách đã đến theo lịch hẹn đó thì không bỏ qua được.
- Cơ chế tự động đồng bộ: Khi tạo lịch hẹn mới cho khách trùng hoặc gần ngày chăm sóc sau khám (trong vòng 14 ngày), mốc chăm sóc sau khám tự động chuyển sang trạng thái Đã đặt hẹn. Khi khách đến và hoàn tất ca khám, mốc sẽ tự động hoàn tất.
Xuất danh sách ra Excel
Ở Lịch hẹn, bấm Công cụ rồi Xuất Excel để tải các lịch hẹn đang xem: đúng kỳ ngày, tuần hoặc tháng và đúng bộ lọc đang chọn. Ở Chăm sóc sau khám, cùng nút đó tải toàn bộ lịch khớp bộ lọc, kèm số điện thoại để gọi. Hộp thoại mở ra cho bạn bỏ bớt cột trước khi tải. Cần quyền Xuất Excel: Lịch hẹn và Xuất Excel: Chăm sóc sau khám, mặc định chỉ chủ và quản lý có.
Câu hỏi thường gặp
Khách đến mà không hẹn trước thì sao?
Không cần lịch hẹn. Vào thẳng màn Tạo đơn để bán hàng, hoặc bấm Tạo phiếu khám ở màn Phiếu khám nếu cần bác sĩ khám. Khách có phiếu khám sẽ tự có mặt trong cột Hàng đợi ngay sau đó. Khách chỉ mua hàng ở màn Tạo đơn thì không vào hàng đợi.
Đổi bác sĩ của lịch hẹn đã tạo thế nào?
Mở lịch hẹn đó, ở dòng Bác sĩ phụ trách chọn bác sĩ khác là lưu ngay. Bác sĩ mới đang có lịch khác, đang nghỉ hoặc không có ca vào giờ đó thì phần mềm báo lỗi và giữ bác sĩ cũ. Chỉ đổi được lịch đang Chờ xác nhận hoặc Đã đặt lịch.
Đổi giờ hẹn thế nào?
Mở lịch hẹn đó, bấm biểu tượng bút cạnh ngày giờ ở đầu hộp chi tiết. Hộp Sửa lịch hẹn cho đổi ngày, giờ và bác sĩ; bấm Bỏ giờ, hẹn cả ngày là chuyển sang hẹn cả ngày. Trên lịch, kéo lịch hẹn sang ô khác cũng đổi được giờ. Nên báo lại cho khách sau khi đổi. Chọn ngày phòng khám nghỉ (kể cả hẹn cả ngày) thì hộp báo ngay dưới ô ngày (ví dụ "Phòng khám nghỉ Chủ nhật") và chưa cho lưu: chọn ngày khác, hoặc vào Giờ làm việc mở cửa thêm ngày đó. Bác sĩ có ca làm việc vào ngày đó thì vẫn đặt được cho bác sĩ đó.
Hẹn cả ngày hiện ở đâu và có nhắc khách không?
Ở lịch dạng Tuần, hẹn cả ngày nằm ngay dưới tên ngày ở đầu cột; dạng Ngày thì nằm ở dải phía trên lưới giờ; dạng Tháng ghi Cả ngày thay cho giờ. Hẹn cả ngày vẫn nhắc khách đủ các mốc: mốc nhắc trước tính theo giờ mở cửa của ngày hẹn, mốc nhắc sớm quá khung giờ gửi tin thì dời vào đầu khung giờ gửi. Bác sĩ đăng nhập vẫn thấy khách chưa có bác sĩ ở cột Hàng đợi.
Vì sao cạnh tên bác sĩ có chữ Nghỉ?
Bác sĩ đã được ghi nghỉ ngày đó ở màn Lịch làm việc. Chọn bác sĩ khác hoặc ngày khác; lịch hẹn đã đặt trước khi ghi nghỉ vẫn còn và được nhắc trên trang tổng quan để dời.
Khách không đến thì làm gì?
Mở lịch hẹn rồi bấm Không đến ở chân hộp (hoặc đổi ngay ở ô Trạng thái của bảng danh sách). Lịch quá giờ hẹn không tự đổi trạng thái. Muốn phần mềm tự chuyển sang Không đến, vào Cài đặt, mục Thời gian làm việc, mục Lịch hẹn, bật Tự chuyển sang Không đến khi quá giờ hẹn, chọn số phút hoặc giờ tính từ giờ kết thúc hẹn rồi bấm Lưu thay đổi ở cuối trang. Lịch sử này giúp phòng khám biết khách nào hay quên hẹn để chủ động gọi nhắc.
Đổi trạng thái lịch hẹn ngay trên bảng thế nào?
Ở dạng bảng danh sách, bấm vào ô Trạng thái của dòng rồi chọn trạng thái mới. Đổi được tới trạng thái bất kỳ, kể cả quay lại trạng thái trước. Chọn trạng thái hủy thì phần mềm hỏi xác nhận. Chuyển về trạng thái giữ chỗ mà giờ đó bác sĩ đã có lịch khác thì phần mềm báo trùng giờ. Đổi tay sang trạng thái đang khám không tự mở phiếu khám; bác sĩ bấm Bắt đầu khám ở Phiếu khám thì lịch tự chuyển.
Tự đặt tên, màu và thứ tự trạng thái lịch hẹn ở đâu?
Vào Cài đặt, mục Thời gian làm việc, mục Lịch hẹn. Bấm Thêm trạng thái để tạo trạng thái riêng (ví dụ "Khách báo trễ"), chọn màu và Tác dụng để phần mềm biết lịch đó đang giữ chỗ, khách đã đến, đang khám, hoàn tất, hủy hay không đến. Kéo để sắp thứ tự, gạt công tắc để tạm tắt, bấm Khôi phục mặc định để quay về bộ ban đầu. Cần giữ ít nhất một trạng thái giữ chỗ; tác dụng đang khám và hoàn tất mỗi cái chỉ một trạng thái đang bật. Báo cáo đếm theo tác dụng nên đổi tên trạng thái không làm lệch số liệu.
Không muốn hộp Bổ sung thông tin khách hàng hiện khi đổi trạng thái thì làm sao?
Hộp này chỉ hiện ở trạng thái đã bật Nhắc bổ sung thông tin khách hàng (mặc định tắt). Vào Cài đặt, mục Thời gian làm việc, mục Lịch hẹn, bấm nút sửa ở trạng thái đó rồi tắt công tắc. Hồ sơ khách thiếu thông tin vẫn chốt hồ sơ bệnh án được; chỉ lúc bấm Gửi lên cổng Sở Y tế phần mềm mới yêu cầu bổ sung đủ.
Lọc theo trạng thái và xem toàn màn hình thế nào?
Bấm nút Lọc, ở ô Trạng thái chọn một hoặc nhiều trạng thái; lựa chọn này áp cho cả dạng lịch, dạng cột trạng thái và dạng bảng. Dạng bảng còn có dải trạng thái (Tất cả và các trạng thái của phòng khám) ngay trên bảng để lọc nhanh một trạng thái. Trên máy tính, bấm nút Mở rộng toàn màn hình ở cuối hàng bộ lọc để lịch, bảng hoặc cột trạng thái chiếm trọn màn hình. Rê chuột vào màn hình rồi bấm Thu nhỏ ở góc trên bên phải, hoặc nhấn phím Esc, để quay lại.
Xem lịch ngày với giờ nằm ngang thế nào?
Trên máy tính, ở lịch dạng Ngày, cạnh dải Ngày, Tuần, Tháng có hai nút đổi kiểu lịch. Bác sĩ theo cột là kiểu quen thuộc: mỗi bác sĩ một cột, giờ chạy từ trên xuống. Bác sĩ theo hàng xoay lịch lại: mỗi bác sĩ một hàng, giờ chạy từ trái sang phải, hợp khi phòng khám có nhiều bác sĩ hoặc muốn thấy cả ngày trên một màn hình. Ở kiểu này vẫn bấm ô trống để đặt hẹn, bấm lịch hẹn để mở chi tiết, kéo lịch hẹn sang giờ khác hoặc sang hàng của bác sĩ khác để dời; muốn đổi thời lượng thì mở hộp Sửa lịch hẹn. Lựa chọn được nhớ theo tài khoản, lần đăng nhập sau không cần chọn lại. Điện thoại và máy tính bảng dọc luôn dùng kiểu cột.
Xem lịch hẹn của mọi chi nhánh trên một màn thế nào?
Chọn Tất cả chi nhánh ở thanh bên rồi xem lịch dạng Ngày. Lịch chia theo chi nhánh: kiểu cột có dải tên chi nhánh trên đầu các cột bác sĩ của chi nhánh đó, kiểu hàng có cột tên chi nhánh bên trái. Mỗi chi nhánh chỉ hiện bác sĩ có ca ở đó trong ngày (hoặc làm theo giờ mở cửa và được gán chi nhánh đó); bác sĩ nghỉ hoặc chỉ làm ở chi nhánh khác thì không hiện, trừ khi vẫn còn lịch hẹn có giờ ở chi nhánh đó. Bấm ô trống trong cột của chi nhánh nào là đặt hẹn cho chi nhánh đó. Kéo lịch hẹn sang cột của chi nhánh khác thì không được, muốn đổi chi nhánh thì mở lịch hẹn để sửa.
Ô sọc chéo trên lịch ngày là gì?
Ô sọc chéo là giờ không nhận hẹn: ngoài giờ mở cửa, giờ nghỉ trưa, và ở lịch dạng Ngày còn là giờ riêng bác sĩ của cột (hoặc hàng) đó không làm việc: ngoài ca, đang nghỉ, hoặc đang làm ở chi nhánh khác.
Lịch hẹn chưa chọn bác sĩ nằm ở đâu trên lịch ngày?
Ngày đang xem có lịch hẹn chưa gắn bác sĩ thì lịch dạng Ngày tự thêm một cột (kiểu hàng thì một hàng) tên Chưa gắn bác sĩ ở cuối để các lịch hẹn đó không bị sót. Mở lịch hẹn rồi chọn bác sĩ ở hộp Sửa lịch hẹn là lịch chuyển sang cột của bác sĩ đó. Ngày không còn lịch hẹn nào chưa gắn bác sĩ thì cột này tự ẩn.
Vạch đỏ trên lịch là gì?
Là giờ hiện tại, có ở lịch dạng Ngày (cả hai kiểu) và dạng Tuần khi đang xem hôm nay. Mở lịch hoặc tải lại trang thì lịch tự cuộn tới vạch này để thấy ngay các lịch hẹn sắp tới, và tiếp tục đi theo vạch khi thời gian trôi. Tự cuộn sang giờ khác thì lịch đứng yên ở đó cho tới khi đổi ngày hoặc tải lại trang.
Đổi trạng thái nhanh trên lịch thế nào?
Rê chuột vào một lịch hẹn trên lịch, thẻ xem nhanh hiện ra kèm vài nút trạng thái hay dùng. Bấm nút là lịch đổi ngay, không cần mở hộp chi tiết. Nút gợi ý theo thời điểm của lịch: lịch của ngày sau chỉ có nút hủy; lịch hôm nay có thêm Đã đến, và khi đã tới giờ hẹn thì có thêm Không đến; lịch đã hủy còn trước giờ hẹn thì có nút khôi phục về Đã đặt lịch; lịch Không đến trong ngày có nút Đã đến cho khách tới muộn; lịch Hoàn tất không có nút nào. Cần đổi sang trạng thái khác, kể cả sửa lượt bấm nhầm, thì mở hộp chi tiết và dùng menu trạng thái. Hộp lịch hẹn trên lịch cao đúng theo thời lượng: lịch tới 10:15 thì mép dưới nằm ở vạch 10:15.
Kéo thẻ ở dạng thẻ thì sao?
Mỗi cột là một trạng thái của phòng khám. Kéo thẻ sang cột nào là lịch đổi thẳng sang trạng thái đó, kéo lùi cũng được. Kéo vào cột hủy thì phần mềm hỏi xác nhận rồi mới hủy.
Muốn lịch hẹn nào cũng phải có bác sĩ thì làm sao?
Vào Cài đặt, mục Thời gian làm việc, mục Giờ mở cửa, bật Bắt buộc chọn bác sĩ rồi bấm Lưu thay đổi. Từ đó hộp đặt hẹn và hộp sửa lịch hẹn không cho lưu khi chưa chọn bác sĩ. Lịch phần mềm tự tạo theo mốc chăm sóc và yêu cầu khách tự đặt online không bị áp dụng; khi sửa những lịch đó thì phải chọn bác sĩ.
Không muốn một bác sĩ nhận hai lịch hẹn cùng giờ thì làm sao?
Vào Cài đặt, mục Thời gian làm việc, mục Giờ mở cửa, tắt Cho phép đặt lịch hẹn trùng giờ rồi bấm Lưu thay đổi. Công tắc này mặc định bật: một bác sĩ nhận nhiều lịch hẹn cùng khung giờ, ô giờ đã có lịch tô màu cam. Tắt thì ô giờ đã có lịch không chọn được và phần mềm báo trùng giờ khi lưu. Lịch đã đặt trùng giờ từ trước vẫn giữ nguyên. Lượt khách tự đặt online trùng giờ bác sĩ luôn ở trạng thái Chờ xác nhận.
Một ghế hoặc một phòng có nhận hai lịch hẹn cùng giờ được không?
Được, mặc định cho phép. Ô chọn ghế hoặc phòng (tên ô tuỳ chuyên khoa) vẫn ghi tên khách đang giữ để lễ tân biết. Muốn chặn thì tắt Cho phép một ghế nhận lịch hẹn trùng giờ (hoặc Cho phép một phòng nhận lịch hẹn trùng giờ, theo tên gọi của phòng khám) ở cùng chỗ trên.
Con số đỏ cạnh mục Lịch hẹn trên menu là gì?
Đó là số lịch hẹn hôm nay của chi nhánh đang chọn mà khách chưa đến. Khách đến, đang khám, hoàn tất, hủy hoặc không đến thì lịch rời khỏi con số này. Lịch phần mềm tự tạo theo mốc chăm sóc chỉ được tính khi đã gán giờ. Bấm nút Chưa đến ở thanh điều khiển lịch để xem ngay danh sách đó (trên điện thoại nút chỉ hiện icon đồng hồ cát và con số). Lịch đã quá giờ hẹn đứng trên cùng kèm thời gian trễ màu đỏ, con số trên nút chuyển sang màu đỏ. Bấm nút mang tên trạng thái khách đã đến ở cuối dòng để đưa khách vào hàng đợi, hoặc bấm tên khách để mở lịch hẹn. Lịch đã quá giờ có thêm nút icon màu đỏ ở cuối dòng để chuyển sang trạng thái không đến.
Bài viết này có hữu ích với bạn không?
Ý kiến đánh giá giúp chúng tôi nâng cao chất lượng tài liệu hướng dẫn.
Đọc xong vẫn còn vướng?
Mở trợ lý AI ngay trong phần mềm và hỏi bằng lời của bạn, ví dụ "khách trả thiếu tiền thì làm sao". Trợ lý trả lời từ chính bộ tài liệu này.